Dlaczego faktur w Frachta nie można edytować
Frachta nie pozwala edytować wystawionych faktur — błędy poprawia się usunięciem lub notą korygującą, by numeracja i ślad audytowy były ciągłe.
W sekcji /tms/invoices Frachta traktuje każdą wystawioną fakturę jako stały, niezmienny zapis, a nie dokument, który można później poprawiać. Po wystawieniu faktury nie da się już edytować jej treści bezpośrednio, więc kwoty, daty i dane, które widzicie wy i wasi klienci na samym początku, pozostają w systemie na stałe, bez cichych zmian w późniejszym czasie.
Jeśli wystawicie fakturę i od razu zauważycie, że nie została jeszcze wysłana do klienta, możecie po prostu usunąć ją w /tms/invoices i wystawić w jej miejsce nową, z poprawnymi danymi. Skoro oryginał nigdy nie trafił poza waszą firmę, nie ma żadnego zamieszania do wyjaśniania ani niczego, co trzeba tłumaczyć drugiej stronie.
Gdy faktura została już wysłana albo opłacona, usunięcie przestaje być właściwym narzędziem do naprawienia błędu. Zamiast tego otwieracie fakturę w /tms/invoices i wystawiacie do niej notę korygującą, która znosi błąd, a następnie, jeśli potrzebna jest zastępcza faktura, wystawiacie poprawioną fakturę z właściwymi kwotami.
Takie dwutorowe podejście utrzymuje ciągłość numeracji faktur od pierwszej wystawionej faktury aż po najnowszą. Każdy wydany numer pozostaje rozliczony gdzieś w ciągu — albo jako wciąż ważna faktura, albo jako nota korygująca jasno powiązana z fakturą, którą poprawia, więc żaden numer po prostu nie znika ani nie zostaje przypadkiem użyty ponownie.
Dzięki temu unikacie znacznie bardziej kłopotliwej sytuacji, w której faktura zostaje po cichu zmieniona już po tym, jak klient albo urząd skarbowy zobaczył pierwszą wersję, a w obiegu zostają dwie różne wersje tego samego dokumentu naraz, bez żadnego zapisu pokazującego, co zostało zmienione, przez kogo i kiedy.