Twoje dane, Twoja kontrola.

01Przegląd#

Niniejsza polityka wyjaśnia, jakie dane osobowe przetwarza Frachta, w jakim celu, na jakich podstawach prawnych się opieramy oraz w jaki sposób możesz wykonywać swoje prawa. Dotyczy ona platformy Frachta, serwisu frachta.lv oraz aplikacji Frachta Driver i jest skierowana do naszych użytkowników biznesowych — spedytorów, przewoźników i ich pracowników — a także do kierowców, którzy korzystają z tej aplikacji.

02Tożsamość i dane kontaktowe administratora danych#

SIA "HEIDA LTD", nr rej. 40203741048, nr VAT LV40203741048, Spāres iela 3A, Rīga, LV-1002, Łotwa jest administratorem danych osobowych przetwarzanych za pośrednictwem platformy („Frachta”, „my”).

Dotyczy to danych, które Frachta przetwarza we własnych celach — kont, bezpieczeństwa, rozliczeń, analityki platformy. W odniesieniu do danych partnerów, kierowców i kontrahentów Klienta, które Klient przetwarza na platformie, administratorem jest Klient — zob. sekcję 05 oraz Umowę powierzenia przetwarzania danych.

We wszystkich sprawach dotyczących prywatności pisz na adres privacy@frachta.lv.

03Kategorie zbieranych przez nas danych osobowych#

W zależności od tego, jak korzystasz z Frachty, możemy przetwarzać poniższe kategorie. Część tych danych wprowadzasz nie Ty, lecz inni Użytkownicy — na przykład kontrahent dodaje Twoje imię i nazwisko oraz numer telefonu jako dane kontaktowe we wspólnym zleceniu:

• Dane konta i firmy — imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, numer telefonu, stanowisko, nazwa firmy, numer rejestracyjny i numer VAT.
• Dane operacyjne — ładunki, zamówienia, zlecenia transportowe, listy przewozowe i faktury, które tworzysz, w tym wprowadzane przez Ciebie dane kontaktowe kierowców i kontrahentów.
• Dane finansowe — przesłane wyciągi bankowe i dane uzgadniania płatności (zob. sekcja 06), faktury i zapisy płatności.
• Dane weryfikacyjne i due diligence — zapytania o numer VAT w unijnym systemie VIES, służące potwierdzeniu, że konto należy do rzeczywistej firmy, a także — gdy użytkownik uruchamia weryfikację partnera — dane z rejestrów publicznych, dane finansowe oraz dane z list sankcyjnych UE/ONZ/OFAC dotyczące sprawdzanej firmy, które mogą obejmować imiona i nazwiska jej właścicieli lub członków zarządu.
• Dane o korzystaniu, urządzeniu i logi — adres IP, przeglądarka oraz działania podejmowane na platformie (logi bezpieczeństwa i audytu).
• Komunikacja — zgłoszenia do wsparcia, czat na platformie i korespondencja z nami.
• Dane aplikacji dla kierowców — jeżeli kierowca korzysta z aplikacji Frachta dla kierowców: imię i nazwisko kierowcy, płeć, data urodzenia, obywatelstwo, kraj zamieszkania, adres e-mail oraz kategorie prawa jazdy wraz z datami ich ważności; sesje logowania — urządzenie, jego adres IP, wersja aplikacji, system operacyjny telefonu i, jeżeli telefon ją podaje, wersja tego systemu oraz czas rozpoczęcia, ostatniego użycia i zakończenia każdej sesji; trasy, wraz z czasem zakończenia, przyczyną i ewentualną notatką, które biuro przewoźnika podaje, gdy kończy trasę za kierowcę; zdarzenia na przystankach i stany licznika; kontrole pojazdu; plomby, każda wraz z jednostką ładunkową, na której się znajduje (ciężarówka, przyczepa lub naczepa), i numerem rejestracyjnym tej jednostki, oraz odpowiedź kierowcy na przystanku załadunku, że plomba nie jest wymagana; potwierdzenia dostawy, zgłoszenia problemów, uszkodzeń i usterek oraz uszkodzenia, które przewoźnik odnotowuje jako powstałe z winy kierowcy — aplikacja pokazuje je temu kierowcy wraz z fotografiami i kwotą, którą przewoźnik zdecydował się odzyskać, nigdy zaś kosztu naprawy; wiadomości wymieniane z dyspozytorem przewoźnika oraz każde zgłoszenie dokonane przez kierowcę w sprawie którejś z wiadomości dyspozytora, wraz z przyczyną i notatką kierowcy; podpisywane przez kierowcę dokumenty; lokalizacja przy zdarzeniu roboczym, fotografie, raporty o awariach oraz — wyłącznie za zgodą kierowcy — statystyki korzystania oraz anonimowa diagnostyka, opisane poniżej. Aplikacja pokazuje też kierowcy jego grafik oraz wynagrodzenie odnotowane przez przewoźnika, dzień po dniu, a po przesłaniu przez przewoźnika wyliczeń jego księgowego — także wynagrodzenie brutto, podatki i składki oraz wynagrodzenie netto. Płeć — kobieta albo mężczyzna — jest wymagana: pytamy o nią przy rejestracji, a kierowcę zarejestrowanego przed wprowadzeniem tego pytania — jednorazowo. Dopóki kierowca nie odpowie, aplikacji nie można używać, choć kierowca może się wylogować. Informacja o płci służy wyłącznie do sformułowania własnych dokumentów kierowcy — do ustalenia, czy opcja „Urlop macierzyński / ojcowski” w aplikacji oznacza wniosek o urlop macierzyński czy ojcowski, oraz czy w dokumencie w języku łotewskim, litewskim lub niemieckim stanowisko kierowcy jest zapisane w formie żeńskiej — a podstawą jest nasza umowa z kierowcą, art. 6 ust. 1 lit. b). Przewoźnik jej nie widzi i jej nie otrzymuje, pracownicy wsparcia Frachty jej nie widzą i nigdy nie trafia ona do statystyk korzystania, raportów o awariach ani diagnostyki; ujawniają ją jednak przewoźnikowi wniosek o urlop macierzyński lub ojcowski oraz to sformułowanie. Przewoźnik łączy się z kierowcą, zapraszając go za pomocą jego identyfikatora kierowcy; adres e-mail kierowcy (jeżeli przewoźnik nie ma go w swoich danych) oraz kategorie prawa jazdy wraz z datami ich ważności przewoźnik otrzymuje dopiero wtedy, gdy kierowca przyjmie zaproszenie w aplikacji. Jeżeli kierowca je odrzuci, przewoźnik zostaje poinformowany o odpowiedzi, ale nie otrzymuje żadnych z tych danych.
• Lokalizacja przy zdarzeniu roboczym — gdy kierowca rejestruje przyjazd, załadunek albo rozładunek, oczekiwanie na dokumenty, wyjazd albo problem na przystanku, przyjazd do zapisanego miejsca albo wyjazd z niego, plombę, odpowiedź, że plomba nie jest wymagana, albo potwierdzenie dostawy lub wysyła zgłoszenie uszkodzenia lub usterki, aplikacja dołącza pozycję telefonu, o ile kierowca na to zezwolił. Aplikacja prosi o uprawnienie do dokładnej lokalizacji, ale każdą pozycję pobiera ze zrównoważoną dokładnością — około stu metrów, a nie z największą dokładnością, jaką może osiągnąć telefon — i wyłącznie w chwili wykonania tej czynności; jeżeli kierowca zezwala w telefonie wyłącznie na przybliżoną lokalizację, aplikacja zapisuje przekazaną jej przybliżoną pozycję. Jeżeli telefon nie poda pozycji w ciągu około 4 sekund, aplikacja pobiera ostatnią pozycję, którą telefon już ma, o ile nie jest ona starsza niż 2 minuty; ta pozycja może być dokładniejsza niż sto metrów, jeżeli telefon miał już dokładniejszą, na przykład z aplikacji nawigacyjnej. Ekran zgłoszenia uszkodzenia lub usterki odczytuje pozycję także w chwili otwarcia, aby pokazać ją kierowcy; zostaje ona wysłana wyłącznie razem ze zgłoszeniem. Aplikacja może korzystać z lokalizacji wyłącznie wtedy, gdy jest używana: nie ma śledzenia ciągłego ani w tle, aplikacja nigdy nie śledzi kierowcy pomiędzy zdarzeniami, a czynność zostaje wykonana także wtedy, gdy kierowca odmówi udzielenia uprawnienia lub telefon nie zdoła ustalić pozycji.
• Weryfikacja lokalizacji — w przypadku każdej czynności, którą kierowca rejestruje na przystanku — przyjazdów, załadunków i rozładunków, oczekiwania na dokumenty, wyjazdów, założonych lub zdjętych plomb, odpowiedzi, że plomba nie jest wymagana, potwierdzeń dostawy i zdjęć dołączonych do zgłoszeń problemów — a także w przypadku przyjazdów do zapisanych miejsc i wyjazdów z nich Frachta odnotowuje, czy pojazd znajdował się na tym przystanku. Jeżeli pracodawca podłączył konto telematyczne, z lokalizacją przystanku porównywana jest najnowsza pozycja pojazdu z tego konta (ta sama, którą pracodawca widzi na mapie na żywo); jeżeli nie ma pozycji pojazdu, którą można wykorzystać — brak telematyki, brak pozycji pojazdu w ciągu 2 sekund albo wyłącznie pozycja pojazdu zarejestrowana ponad 15 minut przed czynnością lub znacznie po niej — porównywana jest zamiast niej pozycja telefonu zarejestrowana wraz z czynnością. Razem z czynnością zapisuje się: wynik (w promieniu 500 metrów od przystanku, w większej odległości, brak pozycji do porównania albo brak lokalizacji przystanku), informację o tym, która pozycja została wykorzystana (pojazdu czy telefonu), odległość oraz czas zarejestrowania tej pozycji — nigdy natomiast nie zapisuje się samej pozycji pojazdu ani tego, pozycję którego pojazdu porównywano. Plomba zapisuje osobno jednostkę ładunkową, na której się znajduje, oraz numer rejestracyjny tej jednostki. Pracodawca widzi wynik przy zleceniu; kierowcy nie jest on pokazywany. Jest to zapis, a nigdy blokada; żadna czynność nie zostaje z tego powodu odrzucona. Ponieważ jest to trwały zapis tego, czy pracownik znajdował się tam, gdzie zgodnie ze zleceniem znajdować się powinien, opisujemy go tutaj osobno, zamiast pozostawiać go w kategorii „zdarzenia zleceń”.
• Fotografie — zdjęcia kontroli pojazdu, plomb, potwierdzeń dostawy, zgłoszeń problemów, uszkodzeń i usterek wykonywane aparatem w aplikacji. Potwierdzenie dostawy jest fotografią podpisanych dokumentów dostawy, dlatego widnieją na nim znajdujące się na tych dokumentach imiona i nazwiska oraz podpisy. Fotografia zrobiona przy rampie załadunkowej lub przy bramie magazynu może przedstawiać osoby, które nie są ani naszymi klientami, ani naszymi użytkownikami; znalazły się na niej wyłącznie dlatego, że zdjęcie powstało tam, gdzie wykonywana była praca. Przed zapisaniem zdjęcia z pliku usuwane są zawarte w nim metadane dotyczące lokalizacji i urządzenia (EXIF). Fotografie, które przewoźnik dodaje do uszkodzenia odnotowanego jako powstałe z winy kierowcy, są pokazywane temu kierowcy w aplikacji.
• Osoba, która pokwitowała odbiór towaru, w starszych zapisach — dostawy zarejestrowane wtedy, gdy osoba odbierająca przesyłkę kwitowała jej odbiór na telefonie kierowcy, zawierają imię i nazwisko oraz funkcję tej osoby, miejsce i ewentualne uwagi. Osoba ta zwykle nie jest ani naszym klientem, ani naszym użytkownikiem: jej imię i nazwisko znajdują się w zapisie dlatego, że bez nich potwierdzenie dostawy niczego nie potwierdza. Obecnie dostawy potwierdza się zamiast tego fotografią podpisanych dokumentów dostawy.
• Pana/Pani opinia o platformie Frachta — jeżeli zdecyduje się Pan/Pani ocenić platformę: ocena, treść wypowiedzi, imię i nazwisko oraz stanowisko, którymi opinia ma zostać podpisana, a także informacja o tym, czy wyraża Pan/Pani zgodę na publikację. Opinia nigdy nie jest obowiązkowa, a zignorowanie prośby albo odmowa nie zmieniają niczego w Pana/Pani koncie.
• Identyfikatory urządzenia — jeżeli powiadomienia push są włączone. W przeglądarce zaakceptowanie jej komunikatu tworzy subskrypcję utrzymywaną przez własną usługę push przeglądarki, a my zapisujemy przekazany przez nią adres, aby móc na niego wysyłać. W aplikacji dla kierowców zezwolenie na powiadomienia powoduje, że aplikacja otrzymuje od Expo token push, który zapisujemy wraz z daną sesją logowania. Żaden z tych identyfikatorów nie jest plikiem cookie ani adresem IP.
• Nieobecności, urlopy i dokumenty samego kierowcy — jeżeli przewoźnik zarządza czasem wolnym we Frachcie: rodzaj nieobecności (urlop, dzień wolny albo choroba), daty, informacja o zatwierdzeniu oraz notatka przy urlopie albo dniu wolnym — przy nieobecności chorobowej notatki nie ma. Wnioski składane przez kierowcę w aplikacji — o urlop wypoczynkowy, bezpłatny, macierzyński, ojcowski i wychowawczy, a także wypowiedzenie wraz z jego podstawą, przyczyną i ostatnim dniem pracy — oraz wyjaśnienia wraz z ich tematem, datą i własnymi słowami kierowcy. Dokument podpisany w aplikacji zawiera narysowany podpis kierowcy, przechowywany jako kształt linii, a nie ich szybkość ani nacisk. Wypowiedzenie podpisuje się poza aplikacją kwalifikowanym podpisem elektronicznym — podpisem eParaksts, jeżeli pracodawca jest zarejestrowany na Łotwie, a w pozostałych przypadkach dowolnym kwalifikowanym podpisem elektronicznym UE; przechowujemy przesłany plik — który, jak każdy kwalifikowany podpis elektroniczny, zawiera certyfikat osoby podpisującej, często wraz z osobistym numerem identyfikacyjnym — i zapisujemy z niego wyłącznie imię i nazwisko.
• Dane dotyczące zdrowia (szczególna kategoria danych osobowych). Nieobecność chorobowa mówi coś o zdrowiu danej osoby, a prawo traktuje ją surowiej niż pozostałe pozycje tego wykazu. Frachta odnotowuje wyłącznie to, że nieobecność była tego rodzaju, oraz okres jej trwania; przy nieobecności chorobowej nie ma notatki, a Frachta nie pyta o diagnozę, zaświadczenie lekarskie ani jakiekolwiek informacje kliniczne i nie należy przekazywać ich Frachcie. Danymi dotyczącymi zdrowia jest również zgłoszenie problemu przez kierowcę oznaczone jako „Uraz lub choroba”: zawiera ten temat i wszystko, co kierowca napisze, a aplikacja nie pyta o diagnozę. Takimi danymi jest też wniosek o urlop macierzyński: pokazuje on, że kierowca jest w ciąży, i zawiera okres urlopu — daty z zaświadczenia lekarskiego, a nie samo zaświadczenie — oraz przewidywaną datę porodu. Przewoźnik widzi ten wniosek tak jak każdy inny; powiadomienie i e-mail, którymi informuje się o nim użytkowników przewoźnika, mówią jedynie, że złożono wniosek urlopowy. Wniosek o urlop wypoczynkowy może wskazywać, że urlop następuje po urlopie macierzyńskim. Za spełnienie przesłanki z art. 9 ust. 2 RODO, na której opiera się przechowywanie tych zapisów, odpowiada pracodawca — w stosunkach pracy zwykle jest nią obowiązek wynikający z prawa pracy i zabezpieczenia społecznego.
• Dziecko kierowcy — wniosek o urlop ojcowski albo wychowawczy zawiera datę urodzenia dziecka, a wniosek o urlop macierzyński — przewidywaną datę porodu, i nic więcej na temat dziecka, ponieważ od tej daty zależy urlop. Jest ona przechowywana razem z wnioskiem.
• Raporty o awariach i wydajności z aplikacji dla kierowców — gdy aplikacja ulegnie awarii, raport trafia do Sentry (dostawca wymieniony poniżej w części dotyczącej udostępniania danych): błąd i miejsce w aplikacji, w którym wystąpił, ekran, ekrany i przyciski użyte tuż przed wystąpieniem błędu, model telefonu, system operacyjny i wersja aplikacji, a także ostatnie żądania aplikacji — ich metoda, adres i kod wyniku, nigdy ich treść. W przypadku części użyć, objętych próbą, aplikacja przekazuje także, jak długo trwało wczytywanie ekranów i wykonywanie żądań, a w przypadku każdego użycia przekazuje, czy zakończyło się ono awarią, tak aby można było zmierzyć odsetek użyć bez awarii. Z informacji o kierowcy raport zawiera wyłącznie wewnętrzny numer jego konta — nie zawiera imienia i nazwiska, adresu e-mail, lokalizacji, fotografii ani treści wiadomości. Aplikacja nie prosi o zgodę na przesyłanie tych raportów: opieramy się na naszym prawnie uzasadnionym interesie w utrzymaniu działania aplikacji, art. 6 ust. 1 lit. f).
• Statystyki korzystania z aplikacji dla kierowców — wyłącznie za zgodą kierowcy — aplikacja jednorazowo pyta, czy może zliczać, w jaki sposób jest używana, i niczego nie zlicza, chyba że kierowca wyrazi zgodę; odpowiedź można w każdej chwili zmienić w aplikacji, w sekcji Profil → Ustawienia, a wycofanie zgody powoduje zaprzestanie zliczania. Za zgodą kierowcy PostHog (dostawca wymieniony poniżej w części dotyczącej udostępniania danych) otrzymuje informacje o tym, które ekrany są otwierane (według nazwy); kiedy wykonywana jest jedna z siedmiu czynności roboczych — wysłanie kontroli pojazdu, rozpoczęcie trasy, przyjazd na przystanek, wysłanie potwierdzenia dostawy, wysłanie zgłoszenia uszkodzenia, wysłanie wiadomości na czacie i podpisanie dokumentu — wraz z kilkoma prostymi szczegółami, na przykład liczbą wysłanych zdjęć; kiedy aplikacja jest otwierana i zamykana; a także dane techniczne, takie jak model telefonu, system operacyjny, język telefonu i wersja aplikacji — w powiązaniu z wewnętrznym numerem konta kierowcy. PostHog nigdy nie otrzymuje lokalizacji kierowcy, jego fotografii, wiadomości ani dokumentów. W przypadku kierowcy, który wyraził zgodę, pracownicy wsparcia Frachty mogą zobaczyć, w postaci liczb, jak często był otwierany każdy ekran i ile zdarzeń aplikacja wysłała każdego dnia w ciągu ostatnich 30 dni, jak opisano poniżej. Odpowiedź kierowcy i czas jej udzielenia przechowujemy przez cały okres istnienia konta, a usunięcie konta ją usuwa; jako dowód tej zgody nasze logi audytu przechowują ponadto zapis każdej odpowiedzi — „tak” albo „nie”, czas jej udzielenia i wewnętrzny numer konta, nigdy imię i nazwisko kierowcy — przez 24 miesiące.
• Anonimowa diagnostyka z aplikacji dla kierowców — wyłącznie za zgodą kierowcy — aplikacja pyta osobno, obok pytania o statystyki korzystania, czy może wysyłać anonimową diagnostykę, i niczego nie wysyła, chyba że kierowca wyrazi zgodę; odpowiedź można w każdej chwili zmienić w aplikacji, w sekcji Profil → Ustawienia. Za zgodą kierowcy aplikacja wysyła krótki raport do Sentry (dostawca wymieniony poniżej w części dotyczącej udostępniania danych) wyłącznie wtedy, gdy coś pójdzie nie tak: przy następnym uruchomieniu po tym, jak aplikacja zakończyła działanie, gdy była otwarta na ekranie — wskutek awarii, wskutek zamknięcia jej przez system telefonu z powodu zbyt dużego zużycia pamięci lub braku odpowiedzi albo wskutek wyłączenia się telefonu — oraz gdy zużycie jej pamięci rośnie nietypowo szybko lub staje się nietypowo duże, nie częściej niż raz na minutę i nie więcej niż pięć razy przy każdym uruchomieniu aplikacji. W zwykły dzień nic nie jest wysyłane; raport, którego nie można wysłać w danym momencie, jest usuwany, a nie zachowywany na później. Dopóki odpowiedź brzmi „tak”, aplikacja przechowuje w małym pliku na telefonie dziesięć swoich ostatnich odczytów oraz ostatnio otwarte ekrany, aby przy następnym uruchomieniu móc zgłosić nieoczekiwane zakończenie działania; odpowiedź „nie” albo wylogowanie usuwa ten plik. Raport zawiera liczby i rozmiary odczytywane co dwie sekundy, nie więcej niż dziesięć ostatnich odczytów — żądania według rodzaju serwera, metody i wyniku oraz rozmiar tego, co wysłały, nigdy ich adres; wczytane zdjęcia, liczniki czasu, wywołania bezpiecznego magazynu, renderowania ekranów i żądania w toku; dane o pamięci aplikacji; czas, przez jaki aplikacja działała, to, czy była na pierwszym planie, oraz rodzaj sieci — wraz z ekranem otwartym w tym momencie i maksymalnie czterema wcześniejszymi, według nazw ekranów używanych przez samą aplikację, wersją i numerem kompilacji aplikacji oraz modelem, producentem i systemem operacyjnym telefonu wraz z jego wersją. Nie zawiera imienia i nazwiska, numeru konta, identyfikatora telefonu ani instalacji, lokalizacji, strefy czasowej, języka, adresu URL, wpisanego tekstu, fotografii, wiadomości ani dokumentu. Jak każde żądanie przesyłane przez internet, raport ujawnia Sentry adres IP, z którego pochodzi; zawiera on w jego miejsce symbol zastępczy, aby Sentry nie przechowywał tego adresu ani nie ustalał na jego podstawie lokalizacji. Sentry przechowuje te raporty w UE, w osobnym projekcie, który nie zawiera żadnego raportu o awarii. Jeżeli odpowiedź „nie”, udzielona bez połączenia z siecią, nie dotarła jeszcze do nas w chwili, gdy kierowca się wylogowuje albo sesja logowania kończy się w inny sposób, telefon ją zachowuje — wraz z jednokierunkowym kodem konta, nigdy z numerem konta — i wysyła ją przy następnym zalogowaniu się tego samego kierowcy na tym telefonie; ponowna instalacja aplikacji albo usunięcie konta ją usuwa. Podstawą jest zgoda kierowcy, art. 6 ust. 1 lit. a). Odpowiedź kierowcy i czas jej udzielenia przechowujemy przez cały okres istnienia konta, a usunięcie konta ją usuwa; jako dowód tej zgody nasze logi audytu przechowują ponadto zapis każdej odpowiedzi — „tak” albo „nie”, czas jej udzielenia i wewnętrzny numer konta, nigdy imię i nazwisko kierowcy — przez 24 miesiące.
• Wsparcie ze strony pracowników Frachty — upoważnieni pracownicy działu wsparcia Frachty mogą otworzyć konto kierowcy, aby mu pomóc i dbać o bezpieczeństwo kont. Widzą imię i nazwisko kierowcy, adres e-mail, identyfikator kierowcy i język aplikacji; status konta — w tym to, czy Frachta je zablokowała, i od kiedy — datę jego utworzenia i ostatniej aktywności; firmy, z którymi jest lub było powiązane albo które je zaprosiły, wraz ze statusem i datami każdego powiązania; wersję aplikacji, platformę i wersję systemu odnotowane ostatnio oraz to, czy powiadomienia są włączone; odpowiedzi dotyczące statystyk korzystania i anonimowej diagnostyki, każdą z czasem jej udzielenia; ostatnie sesje logowania — czas rozpoczęcia, ostatniego użycia i zakończenia, wraz z platformą, wersją systemu i wersją aplikacji, nigdy adres IP; oraz liczby wynikające z zapisów pracy kierowcy — dni aktywności w ciągu ostatnich 7 i 30 dni oraz rozpoczęte i zakończone trasy, zdarzenia na przystankach, przesłane fotografie, podpisane dokumenty, złożone wnioski i wysłane wiadomości na czacie, z ostatnich 30 dni i łącznie — nigdy same zapisy ani treść wiadomości. Tylko w przypadku kierowcy, który wyraził zgodę na statystyki korzystania, widzą oni także, na podstawie danych z PostHog, jak często był otwierany każdy ekran i ile zdarzeń aplikacja wysłała każdego dnia w ciągu ostatnich 30 dni — w postaci liczb. Ten widok nie pokazuje czatów, dokumentów, pasków wynagrodzeń, fotografii, lokalizacji, płci, daty urodzenia, obywatelstwa, praw jazdy ani danych dotyczących zdrowia kierowcy i nic z niego nie można wyeksportować; wiadomość zgłoszoną przez kierowcę pracownicy Frachty czytają wyłącznie w celu rozpatrzenia tego zgłoszenia. Pracownicy uprawnieni do działania na koncie mogą wylogować kierowcę na wszystkich telefonach, zablokować lub odblokować konto — blokada wylogowuje też kierowcę na wszystkich telefonach; na zablokowane konto nie można się zalogować, ale można je nadal usunąć na stronie usuwania konta, a jego powiązania i zapisy pracy nie są naruszane — oraz ponownie wysłać e-mail potwierdzający, jeżeli rejestracja nie została dokończona. Każde otwarcie konta, każde wyszukiwanie lub wyświetlenie listy kont kierowców i każde działanie jest rejestrowane w naszych logach audytu wraz ze wskazaniem pracownika oraz, w przypadku działania, podanej przez niego przyczyny; wyszukiwane wyrażenia nie są rejestrowane. Wspierając kierowcę, opieramy się na naszej umowie z nim, art. 6 ust. 1 lit. b), a dbając o bezpieczeństwo usługi i jej kont — na naszym prawnie uzasadnionym interesie, art. 6 ust. 1 lit. f).
• Osoby otrzymujące powiadomienia o statusie zlecenia — Użytkownik może polecić Frachcie wysyłanie jego klientowi e-maili o postępie zlecenia. W tym celu przetwarzamy, w imieniu Użytkownika i na podstawie Umowy powierzenia przetwarzania danych, adresy e-mail wpisane przez Użytkownika dla danego zlecenia — najwyżej pięć, które Użytkownik może także zachować na karcie klienta na potrzeby kolejnych zleceń — informacje o tym, co i kiedy do nich wysłano, czy wysyłka się powiodła oraz czy powiadomienia zostały wyłączone za pomocą linku w e-mailu. E-maile pokazują przystanki zlecenia i ich godziny, ładunek, numery rejestracyjne ciężarówki i naczepy, a po dostawie — potwierdzenie dostawy; nigdy cenę ani imię i nazwisko kierowcy. Każdy odbiorca otrzymuje własny egzemplarz, więc żaden z odbiorców nie widzi adresu innego odbiorcy. Administratorem tych danych jest Użytkownik i to do niego należy w pierwszej kolejności kierować pytania na ich temat. Każdy e-mail zawiera link do strony, na której jego odbiorcy mogą wyłączyć powiadomienia o tym zleceniu; Użytkownik zostaje o tym poinformowany i tylko on może je ponownie włączyć. Ta strona nie ładuje żadnego tagu analitycznego ani reklamowego.
• Odczytywanie naszych nowości i ofert — nasze e-maile z nowościami i ofertami zawierają mały obrazek i śledzony link, dzięki którym wiemy w odniesieniu do każdego odbiorcy, czy i kiedy e-mail został po raz pierwszy otwarty, a zawarty w nim link — po raz pierwszy kliknięty; kliknięcie oferty wyświetlanej na platformie jest rejestrowane w ten sam sposób. Wykorzystujemy to do pomiaru skuteczności naszych kampanii. Zapis jest przechowywany przy koncie odbiorcy i trafia także do PostHog, w powiązaniu z wewnętrznymi numerami użytkownika i firmy, nigdy z imieniem i nazwiskiem ani adresem e-mail. E-maile dotyczące logowania, weryfikacji, faktur i powiadomień oraz inne e-maile serwisowe nie zawierają ani obrazka, ani śledzonego linku. Możesz zapobiec rejestrowaniu otwarcia, nie wczytując obrazów w swoim programie pocztowym, a wypisanie się całkowicie wstrzymuje wysyłanie tych e-maili.
• Kraj do doboru reklam na naszej stronie głównej — aby wybrać, którą reklamę wyświetli Ci frachta.lv, ustalamy kraj, któremu przydzielony jest Twój adres IP, na podstawie publicznych list przydziałów prowadzonych przez regionalne rejestry internetowe; robimy to, gdy strona prosi o reklamę. Kraj jest wykorzystywany wyłącznie do tego wyboru oraz do poinformowania Cię, dlaczego widzisz daną reklamę. Twój adres IP i kraj nie są zapisywane ani w bazie danych, ani w logach; wynik tego ustalenia pozostaje w pamięci serwera tylko przez krótki czas. Reklamodawcy otrzymują wyłącznie informację, ile razy w danym dniu ich reklama została wyświetlona i kliknięta.

04Cele i podstawy prawne#

Dla każdego celu wskazujemy podstawę prawną zgodnie z art. 6 RODO:

• Świadczenie i zabezpieczenie usługi (konta, giełda, TMS, dokumenty) — wykonanie umowy, art. 6 ust. 1 lit. b).
• Weryfikacja firm, prowadzenie dokumentacji, wypełnianie obowiązków podatkowych i rachunkowych — obowiązek prawny, art. 6 ust. 1 lit. c).
• Ulepszanie platformy, zapobieganie nadużyciom i oszustwom, zabezpieczenie giełdy — prawnie uzasadnione interesy, art. 6 ust. 1 lit. f).
• Opcjonalne pliki cookie i analityka — zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a), zarządzana w centrum preferencji opisanym w Polityce cookies; statystykami korzystania i anonimową diagnostyką w aplikacji dla kierowców zarządza się w aplikacji, w sekcji Profil → Ustawienia.
• Nowości i oferty e-mailem — zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a), wyrażana przy rejestracji lub w sekcji Konto → Powiadomienia. Od Użytkowników zarejestrowanych, zanim zaczęliśmy o to pytać, nie mamy odpowiedzi ani twierdzącej, ani przeczącej, dlatego wysyłamy im nowości i oferty, dopóki nie odmówią, opierając się na naszym prawnie uzasadnionym interesie polegającym na informowaniu dotychczasowych klientów o naszych własnych podobnych usługach, art. 6 ust. 1 lit. f). Każdy taki e-mail zawiera link do wypisania się, a odmowa lub wycofanie zgody — za pomocą tego linku albo w sekcji Konto → Powiadomienia — odnosi skutek od kolejnego e-maila. Oferty wyświetlane na platformie zalogowanym użytkownikom opierają się na tym samym prawnie uzasadnionym interesie.
• Wybór reklamy wyświetlanej na naszej stronie głównej — prawnie uzasadnione interesy, art. 6 ust. 1 lit. f); wykorzystywany jest wyłącznie kraj przypisany do Twojego adresu IP i nic nie jest przechowywane.

05Administrator danych z aplikacji dla kierowców#

Decyduje przewoźnik, a nie Frachta. To Pana/Pani pracodawca decyduje o korzystaniu z aplikacji, decyduje o podłączeniu konta telematycznego i jest administratorem tych danych. Frachta przetwarza te dane na jego polecenie i nie wykorzystuje ich do podejmowania decyzji dotyczących Pana/Pani osoby.

Nie są na tej podstawie podejmowane wobec Pana/Pani żadne zautomatyzowane decyzje. Niezgodna lokalizacja zostaje odnotowana i pokazana Pana/Pani pracodawcy; oprogramowanie niczego nie blokuje ani nie odrzuca i nie wyciąga wobec Pana/Pani żadnych konsekwencji.

Nieobecność nie jest monitoringiem i nie jest tak traktowana. Zapis o urlopie lub o chorobie istnieje dlatego, że ktoś musi zaplanować tydzień i wypełnić obowiązek wynikający ze stosunku pracy. Jest widoczny dla przewoźnika zatrudniającego kierowcę i dla nikogo poza nim — ani dla innych przewoźników, dla których kierowca pracuje, ani dla kogokolwiek handlującego na giełdzie transportowej.

Wynagrodzenie na podstawie telematyki. Jeżeli przewoźnik wypłaca kierowcom dodatki za pracę w porze nocnej lub za dni przypadające w święta, do policzenia kilometrów przejechanych w nocy oraz liczby nocy z pracą w porze nocnej wykorzystuje się czasy i odległości przejazdów telematycznych pojazdu w trakcie trasy kierowcy; jeżeli przewoźnik płaci kierowcom za godzinę, godziny jazdy podczas tych przejazdów liczy się w ten sam sposób, a przewoźnik może je poprawić. Jest to obliczenie wynagrodzenia należnego od przewoźnika; jego wynik kierowca widzi pozycja po pozycji na pasku wynagrodzeń, a na tej podstawie nie podejmuje się wobec kierowcy żadnych innych decyzji.

Diety, delegowanie i paliwo. Jeżeli przewoźnik podłączy telematykę, platforma ustala ponadto na podstawie przejazdów jego pojazdów i przekroczeń granic kraj pobytu każdego kierowcy w poszczególnych dniach. W przypadku przejazdu, którego dostawca telematyki nie powiązał z kierowcą, przyjmuje, że pojazd pozostaje przy swoim ostatnim kierowcy, dopóki nie poprowadzi go ktoś inny lub nie upłyną cztery dni, a to, czego nadal nie może przypisać, wykazuje, zamiast zgadywać. Przewoźnik wykorzystuje te dane do obliczania diet swoich kierowców oraz do ustalenia faktów dotyczących delegowania i kabotażu, które deklaruje organom. Raport paliwowy przewoźnika wykazuje każdy spadek poziomu paliwa w zbiorniku pojazdu o 5 litrów lub więcej, wraz z czasem i miejscem tego spadku oraz kierowcą wskazanym w tym momencie przez dostawcę telematyki, aby przewoźnik mógł to sprawdzić. Są to raporty, które przewoźnik sporządza i sprawdza: oprogramowanie nie podejmuje na ich podstawie żadnych decyzji dotyczących kierowcy, a spadek poziomu paliwa w zbiorniku jest wynikiem pomiaru, a nie stwierdzeniem czyjegokolwiek przewinienia.

06Dane z przesłanych wyciągów bankowych#

Frachta umożliwia przesyłanie wyciągów bankowych w celu uzgodnienia płatności z fakturami. Pliki te mogą zawierać dane osobowe i finansowe osób trzecich (nazwy kontrahentów, numery IBAN, kwoty, daty i tytuły płatności), dlatego to przetwarzanie opisujemy osobno.

Wyodrębniamy wyłącznie pola niezbędne do dopasowania płatności, przechowujemy pliki pod losowo generowanymi nazwami z dostępem ograniczonym do przestrzeni roboczej Twojej firmy i nigdy nie wykorzystujemy treści wyciągów do innych celów. Przesyłając wyciąg, potwierdzasz, że jesteś uprawniony do jego udostępnienia. Wyciągi są usuwane wraz z Twoim kontem lub wcześniej na żądanie.

07Udostępnianie danych i podmioty przetwarzające#

Udostępniamy dane sprawdzonym podmiotom przetwarzającym na podstawie umów powierzenia przetwarzania, a innym Użytkownikom wyłącznie w zakresie niezbędnym do zawarcia i wykonania transakcji lub zamówienia — na przykład profil Twojej firmy, oceny i dane kontaktowe dołączone do oferty są widoczne dla kontrahentów. Nie sprzedajemy danych osobowych.

• Hosting i infrastruktura — Hetzner Online GmbH (Niemcy): serwery w Helsinkach w Finlandii (UE), w centrum danych spółki Hetzner Finland Oy, na których działa platforma, jej baza danych, nasza usługa nazw domen (DNS) oraz nasz własny serwer map i tras, który na podstawie danych OpenStreetMap rysuje mapy i planuje trasy dla ciężarówek; punkty trasy i wymiary ciężarówki pozostają na tych serwerach i nie trafiają do żadnej osoby trzeciej.
• E-mail — nasz własny serwer pocztowy, działający na tych samych serwerach Hetzner, wysyła nasze e-maile transakcyjne (weryfikacja, linki logowania, powiadomienia i dokumenty) oraz odbiera e-maile wysyłane na nasze adresy, bez udziału jakiegokolwiek innego dostawcy poczty e-mail.
• Analityka produktowa — PostHog (chmura w UE). W Twojej przeglądarce analityka odsłon działa wyłącznie za Twoją zgodą. Niezależnie od tego platforma rejestruje, z których funkcji się korzysta (na przykład że opublikowano ofertę lub wysłano wiadomość, nigdy jej treść), w powiązaniu z wewnętrznym numerem użytkownika i firmy, nigdy z Twoim imieniem i nazwiskiem ani adresem e-mail; podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes w ulepszaniu platformy. W aplikacji dla kierowców PostHog zlicza, w jaki sposób aplikacja jest używana, wyłącznie w przypadku kierowców, którzy wyrazili na to zgodę, w powiązaniu z wewnętrznym numerem konta kierowcy, jak opisano powyżej.
• Płatności — Montonio Finance, UAB (Litwa), nasz dostawca płatności za wszystko, co kupuje się na platformie: plany, miejsca w zespole i miejsca w aplikacji kierowcy, poziomy limitów, a także sprawdzenia firm, skany faktur za naprawy i kredyty planera tras AI. Przy każdym zamówieniu otrzymuje informację o tym, co zostało kupione, nazwę firmy, jej numer VAT i adres, a także imię i nazwisko oraz adres e-mail płacącego użytkownika (a jeżeli nie ma takiego adresu — publiczny adres e-mail firmy), aby jego dokumentacja płatności wskazywała, kto za co zapłacił. W zakresie danych płatniczych Montonio działa jako niezależny administrator.
• Monitorowanie błędów i wydajności — Sentry (Functional Software, Inc.; region danych UE, Niemcy). Gdy coś przestaje działać na platformie, do Sentry trafia raport o błędzie, adresie, pod którym wystąpił, oraz typie przeglądarki lub urządzenia; nie jest on powiązany z Twoim kontem. Z raportów wysyłanych przez nasze serwery usuwamy dane logowania, treść formularzy i adresy IP; raport z Twojej przeglądarki trafia do Sentry bezpośrednio i — jak każde żądanie w sieci — ujawnia Sentry Twój adres IP. W przypadku niewielkiej próby wczytań stron i żądań do Sentry trafia także zapis tego, jak długo trwały, traktowany w ten sam sposób. Inaczej jest z raportami z aplikacji dla kierowców: zawierają one wewnętrzny numer konta kierowcy, jak opisano powyżej; zanim raport opuści telefon, aplikacja usuwa z niego treść żądań, adresy e-mail i dane logowania, a każdy raport zawiera symbol zastępczy w miejsce adresu IP, z którego przychodzi, aby Sentry nie przechowywał tego adresu ani nie ustalał na jego podstawie lokalizacji. Niezależnie od tego natywny komponent biblioteki Sentry wbudowany w aplikację — odrębny od opisanej powyżej warstwy JavaScript i nieobjęty tym samym filtrowaniem — rejestruje przy każdym użyciu aplikacji wyłącznie to, czy zakończyło się ono awarią; jego własne przechwytywanie awarii jest wyłączone. Przed zalogowaniem zapis ten zawiera zamiast numeru konta losowy identyfikator instalacji aplikacji i nie jest powiązany z kierowcą; po zalogowaniu zawiera numer konta kierowcy. Za zgodą kierowcy aplikacja dla kierowców wysyła także anonimową diagnostykę, opisaną powyżej, do osobnego projektu Sentry, w którym nie ma żadnych raportów o awariach; diagnostyka ta nie zawiera numeru konta. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes w utrzymaniu działania platformy i aplikacji, a w przypadku anonimowej diagnostyki — zgoda kierowcy. Raporty o awariach i wydajności z aplikacji dla kierowców uzyskują dostęp do informacji na Twoim urządzeniu; z uwagi na ich wąski, diagnostyczny zakres — bez treści żądań, adresu e-mail i danych logowania — traktujemy to jako bezwzględnie niezbędne w rozumieniu art. 5 ust. 3 dyrektywy o prywatności i łączności elektronicznej (dyrektywy ePrivacy), dlatego nie wyświetlamy w tej sprawie osobnej prośby o zgodę. Sentry nie ustawia plików cookie.
• Jeżeli włączone są funkcje generatywnej AI Sentry (Seer), Sentry może wykorzystywać raporty o błędach, stosy wywołań, dane śledzenia (trace), nagrania sesji (session replay) i podsumowania opinii użytkowników, a także zawartość powiązanych repozytoriów kodu, aby zapewniać naszemu zespołowi automatyczną analizę problemów i propozycje poprawek. Dane te nie są wykorzystywane do trenowania modeli AI bez naszej zgody, a wyniki są widoczne wyłącznie dla nas.
• Pomiar skuteczności reklam — tagi konwersji Google i Meta, wyłącznie za Twoją zgodą (zob. Politykę cookies).
• Śledzenie konwersji LinkedIn — LinkedIn Insight Tag, wyłącznie za Twoją zgodą (zob. Politykę cookies). LinkedIn Ireland Unlimited Company jest wraz z nami współadministratorem w zakresie zbierania tych danych i ich przekazywania do LinkedIn; za dalsze przetwarzanie danych po ich otrzymaniu odpowiada wyłącznie LinkedIn.
• Meta Platforms Ireland Limited jest wraz z nami współadministratorem w zakresie zbierania danych z tagów konwersji Meta i ich przekazywania do Meta; za dalsze przetwarzanie danych po ich otrzymaniu odpowiada wyłącznie Meta. Zasadnicza treść tego uzgodnienia jest dostępna na żądanie przesłane na adres privacy@frachta.lv.
• Dostarczanie SMS — kody weryfikacyjne, przypomnienia o płatnościach i powiadomienia operacyjne, w tym alerty bezpieczeństwa dla naszego personelu, które mogą zawierać nazwę sprawdzanej firmy, wysyłane przez naszego unijnego dostawcę SMS (Esteria), któremu polecamy nie przechowywać ani treści wiadomości, ani numeru, na który została wysłana.
• Telematyka — jeżeli Twoja firma podłączy swoje konto telematyczne (obecnie Mapon), otrzymujemy z niego, na Twoje polecenie, nie tylko dane pojazdów, takie jak wskazania licznika przebiegu, dane o paliwie i motogodziny, lecz także dane dotyczące imiennie wskazanych kierowców: imiona i nazwiska kierowców oraz numery kart do tachografu, okresy prowadzenia pojazdu, innej pracy, dyspozycyjności i odpoczynku, a także historię pozycji prowadzonych przez nich pojazdów — czas i miejsce rozpoczęcia i zakończenia każdego przejazdu oraz jego długość, przekroczenia granic przez pojazd i zmiany w jego zbiorniku paliwa, wraz z kierowcą wskazanym przez dostawcę dla każdego przejazdu i każdej zmiany w zbiorniku — w tym historię z okresu do 13 miesięcy przed podłączeniem. To, które z nich napływają, zależy od zakresu Twojej umowy telematycznej.
• Funkcje AI — Anthropic (Stany Zjednoczone), dostawca modelu stojącego za opcjonalnymi funkcjami AI platformy. Tłumaczy na angielski dla naszego personelu wiadomości zgłoszenia do wsparcia, tłumaczy odpowiedź pracownika personelu na język, w którym Pan/Pani pisał(a), gdy pracownik tak zdecyduje — sprawdza on tłumaczenie przed wysłaniem, a Pan/Pani otrzymuje tłumaczenie — odpowiada na zgłoszenia do wsparcia na podstawie naszej instrukcji obsługi — każda napisana przez niego odpowiedź jest oznaczona jako automatyczna; model przekazuje zgłoszenie człowiekowi zawsze, gdy nie może pomóc, i nigdy nie zajmuje się prośbami dotyczącymi dostępu do konta — oraz przygotowuje projekty odpowiedzi sprawdzane przez nasz personel. Wiadomość, którą kontrola na naszych własnych serwerach rozpoznaje jako napisaną po angielsku, nie jest wysyłana do modelu. W tym celu model otrzymuje wyłącznie temat zgłoszenia i tekst jego wiadomości (a w przypadku odpowiedzi — także tekst pracownika personelu), z których automatyczny filtr najpierw usuwa adresy e-mail, numery telefonów, numery rachunków bankowych, numery VAT, numery rejestrowe i osobiste numery identyfikacyjne, linki, nazwy firm oraz imiona i nazwiska osób zarejestrowanych na platformie Frachta, a przywraca je dopiero po naszej stronie (filtr może przeoczyć krótki lub nietypowo zapisany numer); nie otrzymuje Twojego imienia i nazwiska, Twojej firmy, Twojego planu ani wiadomości innych klientów. Na podstawie ostatnich odpowiedzi napisanych przez nasz personel, przefiltrowanych w ten sam sposób, sugeruje także kwestie, o których nasz zespół powinien pamiętać. Pomaga naszemu personelowi analizować podejrzany ruch i otrzymuje przy tym odpowiednie adresy IP oraz adresy żądanych stron. W ramach Company Check, odczytu faktur za naprawy i planera tras otrzymuje to, co dla tych funkcji opisuje Umowa powierzenia przetwarzania danych. Jego wynik ma charakter doradczy: model nie podejmuje decyzji dotyczących Twojej osoby.
• Kopie zapasowe — Backblaze (B2 Cloud Storage, region UE Central — Amsterdam) przechowuje nasze kopie zapasowe poza serwerem. Dane są szyfrowane, zanim opuszczą nasze serwery, więc Backblaze nie może ich odczytać.
• Powiadomienia push do aplikacji dla kierowców — dostarcza je Expo (650 Industries, Inc., Stany Zjednoczone), przekazując każde z nich do usługi push firmy Apple (APNs) w przypadku iPhone'a albo do Firebase Cloud Messaging firmy Google w przypadku telefonu z systemem Android. Przy każdym powiadomieniu Expo otrzymuje token push telefonu, krótki tekst w języku kierowcy oraz link do ekranu, który powiadomienie otwiera. Teksty mają charakter ogólny — „Nowa wiadomość”, nigdy sama wiadomość; nowa trasa, decyzja, oczekujący dokument — z tym wyjątkiem, że zaproszenie podaje nazwę firmy, która je wysłała.

08Przekazywanie danych poza UE#

Dane są hostowane w UE. Poza EOG trafiają wyłącznie do Anthropic w Stanach Zjednoczonych (funkcje AI; podstawa — standardowe klauzule umowne, a nie decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony), do Google, Meta i LinkedIn w Stanach Zjednoczonych (wyłącznie za Twoją zgodą na analityczne lub marketingowe pliki cookie), do usługi push Twojej przeglądarki, jeżeli zezwolisz na powiadomienia, oraz — w przypadku powiadomień do aplikacji dla kierowców — do Expo (650 Industries, Inc.) w Stanach Zjednoczonych, skąd są one przekazywane do usługi push firmy Apple lub Google. W przypadku przekazań do Google, Meta i LinkedIn oraz do usług push przeglądarek opieramy się na decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub na standardowych klauzulach umownych wraz z odpowiednimi zabezpieczeniami. W przypadku przekazania do Expo opieramy się na decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w odniesieniu do ram ochrony danych UE–USA (EU-U.S. Data Privacy Framework), na podstawie których 650 Industries, Inc. posiada certyfikację. O kopię tych zabezpieczeń możesz poprosić, pisząc na adres privacy@frachta.lv.

09Okresy przechowywania#

Przechowujemy dane osobowe wyłącznie tak długo, jak jest to niezbędne do powyższych celów lub wymagane przez prawo:

• Dane konta i firmy — przez okres aktywności konta, a następnie usuwane lub anonimizowane w ciągu 12 miesięcy od jego zamknięcia. Wyjątkiem jest konto w aplikacji dla kierowców: jego usunięcie powoduje natychmiastowe usunięcie danych osobowych tego konta, jak opisano poniżej.
• Faktury i dokumentacja księgowa — przez ustawowy łotewski okres przechowywania dokumentacji księgowej (obecnie 5 lat, a w przypadku niektórych dokumentów 10 lat).
• Logi bezpieczeństwa i audytu — do 24 miesięcy, chyba że obowiązuje blokada prawna (np. na żądanie policji lub organu nadzorczego) lub zapisy są częścią trwającego postępowania w sprawie bezpieczeństwa; wówczas przechowujemy je do czasu zniesienia blokady.
• Przesłane wyciągi bankowe — do momentu ich usunięcia przez Ciebie, najpóźniej wraz z zamknięciem konta.
• Kopie zapasowe — kopie szyfrowane, rotujące w cyklu do sześciu miesięcy. To, co usuniesz, znika z platformy od razu, a z kopii zapasowych wraz z ich rotacją.
• Dane aplikacji dla kierowców — to, co kierowca zarejestrował w ramach zlecenia (zdarzenia na przystankach wraz z dołączonymi do nich lokalizacjami i wynikami weryfikacji, plomby, potwierdzenia dostawy, fotografie i zgłoszenia problemów, a w starszych zapisach także podpis osoby, która odebrała towar), stanowi część dokumentacji tego zlecenia i jest przechowywane tak długo, jak samo zlecenie; przyjazdy do zapisanych miejsc pozostają przy trasie, a kontrole pojazdu oraz zgłoszenia uszkodzeń i usterek — w dokumentacji pojazdu. Czat z dyspozytorem przewoźnika oraz zgłoszenia kierowcy dotyczące wiadomości z tego czatu są usuwane 24 miesiące po zakończeniu powiązania kierowcy z tym przewoźnikiem. Gdy kierowca usuwa konto, dane osobowe tego konta zostają natychmiast usunięte: imię i nazwisko, płeć, data urodzenia, obywatelstwo, kraj, adres e-mail, hasło, prawa jazdy, urządzenie, wersja aplikacji, system, adres IP i token push każdej sesji logowania, adres IP i przeglądarka zarejestrowane w chwili akceptacji warunków, odpowiedzi dotyczące statystyk korzystania i anonimowej diagnostyki oraz notatki napisane przy zgłaszaniu wiadomości. To, co pozostaje — identyfikatory konta, daty jego dawnych sesji logowania, informacja o tym, które wersje warunków zostały zaakceptowane, informacja o tym, czy i kiedy Frachta zablokowała konto, oraz, jako dowód zgody, zapis każdej odpowiedzi dotyczącej statystyk korzystania i anonimowej diagnostyki — nie zawiera imienia i nazwiska; zapisy o otwarciu konta przez pracowników wsparcia Frachty lub o działaniu na nim, wraz z przyczynami, które podali, pozostają w naszych logach audytu, jak inne zapisy audytowe, przez okres do 24 miesięcy; zapisy dawnych sesji logowania są usuwane 12 miesięcy później, a zapisy odpowiedzi — 24 miesiące po udzieleniu każdej z nich. Żaden z powyższych zapisów nie znika wraz z kontem. Konta zamknięte przed wprowadzeniem tej wersji polityki są usuwane w ten sam sposób. Przewoźnik może objąć zapisy kierowcy zakazem usuwania, który, dopóki obowiązuje, wstrzymuje wszelkie usuwanie zapisów tego kierowcy pochodzących z aplikacji — nie wstrzymuje jednak usunięcia własnego konta kierowcy, w tym notatek.
• Opinie — przechowywane tak długo, jak długo opinia pozostaje w mocy. Wycofanie zgody natychmiast usuwa opublikowany cytat ze strony; żądanie usunięcia opinii usuwa ją w całości. Nie zachowujemy kopii usuniętej opinii poza opisaną powyżej rotacją kopii zapasowych.
• Ewidencja nieobecności i dokumenty podpisywane przez kierowcę — ewidencja nieobecności jest przechowywana przez okres powiązania kierowcy z przewoźnikiem, a następnie przez okres, przez jaki przewoźnik ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą zgodnie z właściwym dla niego prawem. Nieobecność chorobowa jest usuwana w tym samym terminie co pozostałe; to, że jest to informacja bardziej wrażliwa, nie wydłuża okresu jej przechowywania. Dokumenty podpisywane przez kierowcę stanowią akta pracownicze przewoźnika: pozostają po usunięciu konta przez kierowcę i są usuwane 90 dni po tym, jak przewoźnik usunie kierowcę ze swojej ewidencji — a ich pliki w ciągu kolejnych 14 dni — chyba że obowiązuje zakaz usuwania.
• Dane aplikacji dla kierowców na telefonie — praca zarejestrowana bez zasięgu czeka na telefonie, dopóki nie będzie można jej wysłać, i nie trafia do kopii zapasowych telefonu; jeżeli serwer ją odrzuci, kierowca zostaje o tym poinformowany, a praca zostaje usunięta z telefonu. Zdjęcia zrobione w aplikacji oraz otwarte w niej paski wynagrodzeń i dokumenty są usuwane przy każdym uruchomieniu aplikacji, jeżeli są starsze niż jeden dzień, chyba że należą do pracy, która wciąż czeka na wysłanie; zdjęcia oglądane w aplikacji są przechowywane na telefonie do jednego dnia i usuwane po wylogowaniu się kierowcy. Ostatnio pobrana kopia tras, zleceń i przystanków kierowcy, listy dokumentów, grafiku i profilu jest przechowywana na telefonie do 24 godzin, aby aplikacja otwierała się z nią, także offline; nie trafia ona do kopii zapasowych telefonu i jest usuwana po wylogowaniu się kierowcy, gdy sesja logowania zakończy się bez wylogowania oraz po usunięciu konta w aplikacji. Wylogowanie albo usunięcie konta w aplikacji usuwa dane kierowcy z telefonu, w tym niewysłaną pracę; jeżeli coś nie zostało wysłane, aplikacja najpierw o tym ostrzega. Po wylogowaniu na telefonie pozostaje jedynie odpowiedź „nie” dotycząca anonimowej diagnostyki, która jeszcze do nas nie dotarła — zapisana pod jednokierunkowym kodem konta — do czasu, gdy ten kierowca zaloguje się następnym razem na tym telefonie, konto zostanie usunięte lub aplikacja zostanie zainstalowana ponownie. Gdy sesja logowania zakończy się bez wylogowania się kierowcy, niewysłana praca pozostaje na telefonie wyłącznie dla tego kierowcy i zostaje wysłana, gdy kierowca ponownie się zaloguje; w przeciwnym razie zostaje usunięta przy najbliższym uruchomieniu aplikacji po upływie 7 dni. Inna osoba logująca się na tym telefonie jej nie widzi i nigdy nie zostaje ona wysłana z konta tej osoby. Konto usunięte na stronie internetowej pozostawia niewysłaną pracę na telefonie aż do tego samego czyszczenia.
• Dane weryfikacyjne i due diligence — wyniki są przechowywane przy koncie firmy, która przeprowadziła sprawdzenie, i usuwane według tego samego harmonogramu co dane konta, jednak nie później niż po upływie 24 miesięcy od przeprowadzenia sprawdzenia, jeżeli konto pozostaje aktywne dłużej.
• Raporty o błędach i awariach oraz anonimowa diagnostyka w Sentry — przechowywane nie dłużej niż 90 dni od ich otrzymania przez Sentry, a następnie automatycznie usuwane.
• Analityka produktowa w PostHog — przechowywana do 7 lat w ramach naszego planu; jest to własny okres przechowywania PostHog, którego nie można skrócić po jego stronie. Usunięcie Twojego konta usuwa identyfikatory, z którymi jest ona powiązana, jak opisano powyżej.
• Historia telematyczna — przejazdy, przekroczenia granic, dzienne odczyty licznika przebiegu i licznika paliwa oraz zmiany w zbiorniku paliwa skopiowane z konta telematycznego przewoźnika, w tym z okresu do 13 miesięcy przed jego podłączeniem, są przechowywane tak długo, jak istnieje konto przewoźnika, i usuwane wraz z nim; odczyty poziomu paliwa w zbiorniku i temperatury są usuwane dwa lata po ich dokonaniu.

10Powiadomienia push#

Jeżeli wyrazi Pan/Pani na to zgodę, możemy wysyłać powiadomienia o sprawach, które wymagają Pana/Pani uwagi: nowej ofercie odpowiadającej wyszukiwaniu, wiadomości, dokumencie oczekującym na podpis, zbliżającym się terminie płatności faktury. Nigdy nie prosimy o to przy rejestracji, nic nie zostaje wysłane, dopóki nie zaakceptuje Pan/Pani komunikatu przeglądarki lub urządzenia, a odmowa nie zmienia niczego innego w działaniu platformy.

W przeglądarce. Zaakceptowanie tworzy subskrypcję utrzymywaną przez usługę push Pana/Pani przeglądarki — Google dla Chrome, Mozilla dla Firefox, Apple dla Safari, Microsoft dla Edge — a my zapisujemy przekazany przez nią adres, aby móc na niego wysyłać. Sama wiadomość jest szyfrowana, zanim od nas wyjdzie, i może ją odczytać wyłącznie Pana/Pani przeglądarka: usługa push przekazuje ją, nie mając wglądu w jej treść. Jeżeli subskrypcja przestanie działać, usuwamy ją.

Zgodę może Pan/Pani wycofać w dowolnym momencie w ustawieniach przeglądarki lub urządzenia, bez informowania nas o tym. Nie otrzymujemy o tym powiadomienia; po prostu przestajemy móc się z Panem/Panią skontaktować, a nieaktywna subskrypcja zostaje usunięta przy kolejnej próbie.

W aplikacji dla kierowców. Jeżeli kierowca zezwoli na powiadomienia, aplikacja otrzymuje od Expo (650 Industries, Inc., Stany Zjednoczone) token push, który zapisujemy wraz z daną sesją logowania. Każde powiadomienie wysyłamy do Expo, skąd jest ono przekazywane do usługi push firmy Apple w przypadku iPhone'a albo do Firebase Cloud Messaging firmy Google w przypadku telefonu z systemem Android. Powiadomienie zawiera krótki, ogólny tekst w języku kierowcy — na przykład o nowej trasie, nowej wiadomości, decyzji albo oczekującym dokumencie — oraz link do ekranu, który powiadomienie otwiera; nigdy nie zawiera treści wiadomości z czatu, a zaproszenie podaje nazwę firmy, która je wysłała. Kierowca, który wyciszy czat danej firmy, nie otrzymuje powiadomień o wiadomościach z tego czatu; same wiadomości nadal docierają do aplikacji. Powiadomienia można w każdej chwili wyłączyć w ustawieniach telefonu; token zostaje usunięty, gdy kierowca usunie konto, a także gdy Apple lub Google zgłosi, że token przestał działać.

11Kiedy prosimy Pana/Panią o opinię#

O opinię prosimy właściciela firmy, i to dopiero wtedy, gdy platforma rzeczywiście coś dla niego zrobiła: po dostawie zrealizowanej za pośrednictwem giełdy transportowej albo dwa dni po wykupieniu płatnego modułu. Prośba pojawia się w aplikacji, a ta sama prośba jest jednorazowo wysyłana e-mailem na adres właściciela — jeden raz i bez ponawiania. Opieramy się na naszym prawnie uzasadnionym interesie polegającym na ustaleniu, czy produkt działa, zestawionym z tym, jak niewiele od Pana/Pani wymaga — to karta, którą może Pan/Pani zamknąć i która po trzecim zamknięciu przestaje się pojawiać na dobre.

Ta sama prośba trafia do każdego, do kogo dociera, z tymi samymi linkami, niezależnie od tego, jakiej odpowiedzi się spodziewamy. Nie pytamy wyłącznie tych klientów, których uważamy za zadowolonych, i nie ukrywamy, nie opóźniamy ani nie filtrujemy opinii ze względu na jej ocenę. Po zamknięciu karta znika na sześć miesięcy; gdy zamknie ją Pan/Pani po raz trzeci, nie wraca już wcale. Napisanie opinii kończy prośbę natychmiast.

Aby całkowicie i w dowolnym momencie zrezygnować z próśb o opinię, prosimy napisać na privacy@frachta.lv.

12Twoje prawa jako osoby, której dane dotyczą#

Na mocy RODO przysługuje Ci prawo do:

• Dostępu — uzyskania kopii swoich danych osobowych.
• Sprostowania — poprawienia danych nieprawidłowych lub niekompletnych.
• Usunięcia — żądania usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”).
• Ograniczenia — ograniczenia zakresu przetwarzania Twoich danych.
• Przenoszenia — otrzymania swoich danych w formacie nadającym się do przeniesienia.
• Sprzeciwu — wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionych interesach lub wobec marketingu bezpośredniego.
• Wycofania zgody — w dowolnym momencie, bez wpływu na wcześniejsze przetwarzanie.

13Jak wykonywać swoje prawa#

Wyślij swoje żądanie na adres privacy@frachta.lv. Odpowiadamy w ciągu miesiąca, zgodnie z wymogami RODO, i możemy poprosić Cię o potwierdzenie tożsamości. Jeżeli żądanie jest w sposób oczywisty nieuzasadnione lub nadmierne, możemy odmówić jego realizacji albo pobrać rozsądną opłatę, wyjaśniając przyczyny. Zob. także stronę o RODO.

14Zautomatyzowane podejmowanie decyzji#

Frachta nie podejmuje zautomatyzowanych decyzji wywołujących wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotne. Weryfikacja firm i przeciwdziałanie nadużyciom obejmują kontrole automatyczne, jednak każdą decyzję o odmowie rejestracji lub zablokowaniu konta weryfikuje człowiek.

15Skargi do organu nadzorczego#

Możesz wnieść skargę do łotewskiego organu nadzorczego (Datu valsts inspekcija) lub do organu nadzorczego w swoim kraju zamieszkania w UE. Będziemy jednak wdzięczni za możliwość rozwiązania sprawy bezpośrednio — napisz na privacy@frachta.lv.

16Zmiany niniejszej polityki#

Możemy aktualizować niniejszą politykę w dowolnym momencie. O istotnej zmianie — takiej, która dotyczy cen, odpowiedzialności, Twoich praw lub obowiązków albo tego, jakie dane są przetwarzane i przez kogo — informujemy w aplikacji lub e-mailem z co najmniej miesięcznym wyprzedzeniem przed jej wejściem w życie. Zmiana nieistotna — wyjaśnienie, poprawka lub zmiana formatowania, która nie zmienia wymogów niniejszej polityki — może zostać wprowadzona w dowolnym momencie i jest odnotowywana w historii zmian na tej stronie. Widoczna powyżej data ostatniej aktualizacji oraz wersja zmieniają się przy każdej rewizji.

17Kontakt#

Masz pytania dotyczące niniejszej Polityki prywatności? Napisz na privacy@frachta.lv. Administratorem jest SIA "HEIDA LTD". Dokumenty powiązane: Regulamin, Polityka cookies, RODO oraz Umowa powierzenia przetwarzania danych.

Niniejsza Polityka prywatności jest publikowana w języku angielskim i w tłumaczeniach. Jeżeli tłumaczenie odbiega od tekstu angielskiego, rozstrzyga tekst angielski.