Przetwarzanie zgodnie z Twoimi poleceniami.

01Zakres niniejszej umowy#

Niniejsza Umowa powierzenia przetwarzania danych („Umowa powierzenia”) reguluje przetwarzanie danych osobowych, którymi administruje Twoja firma („Klient”) i które powierza Frachcie, korzystając z platformy. Stanowi ona uzupełnienie Regulaminu i ma zastosowanie zawsze, gdy Klient przechowuje we Frachcie dane osobowe własnych kontaktów, partnerów, kierowców lub kontrahentów.

02Role stron#

W odniesieniu do tych danych administratorem jest Klient, a SIA "HEIDA LTD" („Frachta”) jest podmiotem przetwarzającym, przetwarzającym dane osobowe wyłącznie w imieniu Klienta. W odniesieniu do danych zbieranych przez Frachtę we własnych celach — kont, logów bezpieczeństwa, rozliczeń, komunikacji z działem wsparcia, analityki platformy — administratorem jest Frachta, zgodnie z opisem w Polityce prywatności.

Dostawcy telematyki. To Klient jest stroną umowy ze swoim dostawcą telematyki i to on decyduje o podłączeniu konta; dostawca jest własnym podmiotem przetwarzającym Klienta, a nie podmiotem angażowanym przez Frachtę. Rolą Frachty jest odebranie tych danych na polecenie Klienta i przetwarzanie ich jako podmiot przetwarzający Klienta w odniesieniu do tych konkretnych danych. Klient powinien zatem upewnić się, że jego umowa z dostawcą oraz informacja przekazywana kierowcom obejmują przekazanie danych do Frachty. Frachta nie odczytuje danych telematycznych do własnych celów i nie udostępnia ich innym Klientom.

03Przedmiot, charakter i czas trwania#

Przedmiotem jest udostępnianie platformy Frachta: giełdy transportowej, zarządzania transportem, zarządzania flotą i kierowcami, generowania dokumentów, fakturowania i uzgadniania płatności. Charakter przetwarzania obejmuje przechowywanie, porządkowanie, wyświetlanie, obliczenia (na przykład wynagrodzeń kierowców, diet i opłat drogowych), przekazywanie między uprawnionymi użytkownikami, przesyłanie e-mailem do odbiorców wskazanych przez Klienta — zleceń transportowych, faktur, przypomnień o płatnościach i powiadomień o statusie zlecenia — oraz usuwanie. Przetwarzanie trwa przez okres istnienia konta Klienta, powiększony o okres usuwania danych określony w sekcji 11.

04Kategorie danych i osób, których dane dotyczą#

• Osoby, których dane dotyczą — pracownicy i kierowcy Klienta; dzieci kierowców, wyłącznie w zakresie daty urodzenia lub przewidywanej daty porodu, we wniosku o urlop; osoby kontaktowe partnerów, nadawców i przewoźników Klienta; płatnicy widoczni na wyciągach bankowych.
• Kategorie danych — imiona i nazwiska, służbowe dane kontaktowe, stanowiska; szczegóły zamówień i przewozów; dane faktur; pozycje wyciągów bankowych (nazwa kontrahenta, IBAN, kwota, data, tytuł); dane o wynagrodzeniach kierowców (wynagrodzenie podstawowe, stawki standardowe Klienta i ewentualne stawki ustalone dla poszczególnych kierowców, zmiany (dni w trasie), godziny jazdy i dystans, kilometry przejechane w nocy i noce z pracą w porze nocnej, dni i kilometry w święta, premie oraz potrącenia wraz z ich przyczynami, podatki pracodawcy, które Klient może wprowadzić na potrzeby własnych raportów kosztowych, a także wynagrodzenie brutto, potrącone z niego kwoty, składki pracodawcy i wynagrodzenie netto w wysokości obliczonej przez księgowego Klienta i przesłanej przez Klienta), które kierowca widzi także w aplikacji dla kierowców i na pasku wynagrodzeń — z wyjątkiem podatków pracodawcy wprowadzonych na potrzeby raportów kosztowych, które nigdy nie są kierowcy pokazywane.
• Tożsamość i uprawnienia kierowców — imię i nazwisko, data urodzenia, obywatelstwo, kraj zamieszkania, dane kontaktowe, kategorie prawa jazdy i daty ich ważności, w odniesieniu do kierowców, których Klient łączy z aplikacją dla kierowców.
• Zdarzenia robocze wraz z lokalizacją — przyjazdy, załadunki i rozładunki, oczekiwanie na dokumenty, wyjazdy i problemy na przystanku, przyjazdy do zapisanych miejsc i wyjazdy z nich, plomby (każda wraz z jednostką ładunkową, na której się znajduje, i numerem rejestracyjnym tej jednostki), odpowiedź na przystanku załadunku, że plomba nie jest wymagana, potwierdzenia dostawy oraz zgłoszenia uszkodzeń i usterek, każde z pozycją telefonu w danej chwili, o ile kierowca na to zezwala (zrównoważona dokładność, około 100 metrów, albo pozycja przybliżona, jeżeli kierowca zezwala wyłącznie na nią; rejestrowana wyłącznie w momencie zdarzenia, nigdy w sposób ciągły ani w tle; jeżeli telefon nie poda pozycji w ciągu około 4 sekund — ostatnia pozycja, którą telefon już ma, o ile nie jest starsza niż 2 minuty, przy czym może ona być dokładniejsza niż 100 metrów); dla każdego przyjazdu, załadunku lub rozładunku, oczekiwania na dokumenty, wyjazdu, przyjazdu do zapisanego miejsca lub wyjazdu z niego, plomby, odpowiedzi, że plomba nie jest wymagana, potwierdzenia dostawy i zdjęcia do zgłoszenia problemu informacja, czy pojazd znajdował się na przystanku: najnowsza pozycja pojazdu z podłączonego konta telematycznego Klienta, o ile zarejestrowano ją nie wcześniej niż 15 minut przed zdarzeniem — albo, jeżeli nie ma takiej, którą można wykorzystać, pozycja telefonu — porównana z lokalizacją przystanku, przy czym przechowuje się wynik, informację o tym, która pozycja została wykorzystana, odległość i czas zarejestrowania tej pozycji, a nie samą pozycję pojazdu. Zgłoszenie usterki otwiera zlecenie naprawy w dokumentacji serwisowej Klienta, a odpowiedź kierowcy, że pojazdem nie można jechać, wyłącza pojazd z planowania Klienta do czasu, aż Klient go zwolni. Starsze zapisy dostaw mogą także zawierać podpis osoby, która odebrała towar, wraz z taką samą pozycją i porównaniem. Jeżeli Klient włączy dla zlecenia powiadomienia o jego statusie, czas rozpoczęcia trasy, w ramach której zlecenie jest realizowane, oraz zarejestrowane przez kierowcę godziny przyjazdu na przystanki tego zlecenia i wyjazdu z nich są uwzględniane w e-mailach do odbiorców po stronie klienta, bez imienia i nazwiska kierowcy i bez jakiejkolwiek pozycji.
• Fotografie wykonane w aplikacji dla kierowców, na których przypadkowo mogą znaleźć się osoby niebędące ani personelem Klienta, ani użytkownikami platformy Frachta.
• Osoby wymienione w dokumentach dostawy — potwierdzenie dostawy jest fotografią podpisanych dokumentów dostawy i przedstawia znajdujące się na nich imiona i nazwiska oraz podpisy; starsze zapisy dostaw zawierają ponadto imię i nazwisko oraz funkcję osoby, która pokwitowała odbiór przesyłki na telefonie kierowcy, a także uwagi zgłoszone przy przekazaniu. Jeżeli Klient włączy dla zlecenia powiadomienia o jego statusie, potwierdzenie dostawy — własny plik Klienta albo, w przeciwnym razie, do trzech fotografii wykonanych przez kierowcę — jest załączane do e-maila, który informuje odbiorców po stronie klienta o dostarczeniu zlecenia.
• Dane telematyczne dotyczące imiennie wskazanych kierowców — jeżeli Klient podłączy konto telematyczne: imiona i nazwiska kierowców, numery kart do tachografu, okresy prowadzenia pojazdu, innej pracy, dyspozycyjności i odpoczynku oraz historia pozycji pojazdów. Historia ta obejmuje czas i miejsce rozpoczęcia i zakończenia każdego przejazdu oraz jego długość, a także każdą zmianę w zbiorniku paliwa wraz z jej czasem i miejscem — w obu przypadkach z kierowcą wskazanym przez dostawcę; przekroczenia granic przez pojazd oraz dzienne odczyty jego licznika przebiegu i licznika paliwa. Po podłączeniu konta kopiowana jest historia z okresu do 13 miesięcy. Na jej podstawie platforma ustala kraj pobytu każdego kierowcy w poszczególnych dniach — w przypadku przejazdu, którego dostawca nie powiązał z żadnym kierowcą, przyjmując, że pojazd pozostaje przy swoim ostatnim kierowcy, dopóki nie poprowadzi go ktoś inny lub nie upłyną cztery dni — na potrzeby diet Klienta oraz raportów dotyczących delegowania i kabotażu. Jeżeli Klient wypłaca dodatki za pracę w porze nocnej lub w święta, czasy i odległości przejazdów pojazdu w trakcie trasy kierowcy są wykorzystywane do obliczenia tych dodatków. Jeżeli Klient płaci za godzinę, godziny jazdy podczas tych przejazdów są wykorzystywane do obliczenia wynagrodzenia godzinowego; Klient może je poprawić. Raport paliwowy wykazuje każdy spadek poziomu paliwa w zbiorniku pojazdu o 5 litrów lub więcej wraz z kierowcą wskazanym w tym momencie przez dostawcę.
• Nieobecności, urlopy i dokumenty kierowców — rodzaj nieobecności (urlop, dzień wolny albo choroba), daty, status zatwierdzenia oraz notatka przy urlopie albo dniu wolnym (przy nieobecności chorobowej notatki nie ma); wnioski składane przez kierowców w aplikacji (o urlop wypoczynkowy, bezpłatny, macierzyński, ojcowski i wychowawczy; wypowiedzenie wraz z jego podstawą, przyczyną i ostatnim dniem pracy) oraz wyjaśnienia; narysowany podpis na tych z nich, które podpisano w aplikacji; w przypadku wypowiedzenia — plik podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym (podpisem eParaksts, jeżeli Klient jest zarejestrowany na Łotwie, a w pozostałych przypadkach innym kwalifikowanym podpisem elektronicznym UE), zawierający certyfikat osoby podpisującej, często wraz z osobistym numerem identyfikacyjnym, oraz odczytane z niego imię i nazwisko. W dokumencie w języku łotewskim, litewskim lub niemieckim stanowisko kierowcy jest zapisane w formie żeńskiej, jeżeli kierowca jest kobietą.
• Szczególne kategorie danych osobowych (art. 9). Dane dotyczące zdrowia trafiają na platformę na trzy sposoby: jako nieobecność chorobowa, ograniczona do faktu wystąpienia nieobecności tego rodzaju oraz jej dat, bez notatki; jako zgłoszenie problemu przez kierowcę oznaczone jako „Uraz lub choroba”, wraz ze wszystkim, co kierowca napisze; oraz jako wniosek o urlop macierzyński, który pokazuje, że kierowca jest w ciąży, i zawiera okres urlopu oraz przewidywaną datę porodu. W żadnym z tych przypadków platforma nie pyta o diagnozę ani o zaświadczenie lekarskie: przy urlopie macierzyńskim pyta wyłącznie o daty podane w zaświadczeniu lekarskim. Powiadomienie i e-mail informujące użytkowników Klienta o wniosku o urlop macierzyński nazywają go wyłącznie wnioskiem urlopowym. Wniosek o urlop wypoczynkowy może także wskazywać, że urlop następuje po urlopie macierzyńskim. Klient jest administratorem i odpowiada za przesłankę z art. 9 ust. 2, na którą się powołuje. Klienci powinni ocenić, czy to — wraz z opisaną powyżej ewidencją lokalizacji i czasu pracy — wymaga przeprowadzenia oceny skutków dla ochrony danych zgodnie z art. 35.
• Czat między dyspozytorem Klienta a kierowcami Klienta — wiadomości wymieniane w aplikacji dla kierowców oraz zgłoszenie dokonane przez kierowcę w sprawie wiadomości od dyspozytora, wraz z podaną przyczyną.

05Polecenia i poufność#

Frachta przetwarza te dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta — korzystanie z funkcji platformy stanowi takie polecenie — chyba że prawo UE lub prawo łotewskie stanowi inaczej; w takim przypadku Frachta informuje Klienta przed przystąpieniem do przetwarzania (o ile prawo tego nie zabrania). Wszystkie osoby upoważnione do przetwarzania danych są zobowiązane do zachowania poufności.

Zgłoszone wiadomości z czatu. Kierowca może zgłosić wiadomość, którą dyspozytor Klienta wysłał na czacie w aplikacji dla kierowców. Użytkownicy, którzy mają rolę właściciela na koncie Klienta, otrzymują wówczas o tym informację e-mailem, bez treści wiadomości, a upoważnieni pracownicy działu wsparcia Frachty odczytują zgłoszoną wiadomość, imię i nazwisko dyspozytora, który ją wysłał, oraz notatkę kierowcy w celu rozpatrzenia zgłoszenia; każde takie odczytanie jest rejestrowane. Na mocy niniejszej Umowy powierzenia Klient poleca Frachcie przeglądać zgłoszone treści na platformie — wiadomości, zdjęcia i inne zgłoszone materiały — w zakresie, w jakim jest to racjonalnie niezbędne do zbadania konkretnego zgłoszenia niewłaściwego korzystania, nadużycia lub naruszenia zasad platformy, oraz podejmować odpowiednie działania; jednym z takich przypadków jest opisane powyżej odczytanie zgłoszonej wiadomości z czatu, imienia i nazwiska dyspozytora, który ją wysłał, oraz notatki zgłaszającego kierowcy. Notatka kierowcy stanowi własne dane kierowcy, które Frachta przechowuje jako administrator: nie jest ona pokazywana Klientowi i zostaje usunięta, gdy kierowca usunie swoje konto.

Wsparcie dla kierowców. Upoważnieni pracownicy działu wsparcia Frachty mogą otworzyć konto kierowcy w aplikacji, aby wesprzeć kierowcę. Z danych Klienta widzą wyłącznie powiązanie Klienta z tym kierowcą, wraz ze statusem i datami, oraz liczby dotyczące pracy kierowcy — rozpoczęte i zakończone trasy, zdarzenia na przystankach, przesłane zdjęcia, podpisane dokumenty, złożone wnioski i wysłane wiadomości na czacie, z ostatnich 30 dni i łącznie, a także dni aktywności kierowcy — zsumowane dla wszystkich przewoźników, z którymi kierowca jest lub był powiązany, w tym Klienta, nigdy w podziale na przewoźników; nigdy same zapisy ani treść wiadomości. Pracownicy mogą też wylogować kierowcę i zablokować jego konto, co uniemożliwia kierowcy zalogowanie się; powiązanie Klienta z kierowcą i zapisy Klienta pozostają nienaruszone. Każde otwarcie konta i każde działanie jest rejestrowane w logach audytu wraz ze wskazaniem pracownika oraz, w przypadku działania, przyczyny. Klient poleca Frachcie przetwarzać jego dane w ten sposób.

Powiadomienia o statusie zlecenia dla klientów Klienta. Jeżeli Klient włączy dla zlecenia powiadomienia o jego statusie, Frachta wysyła e-maile na adresy wpisane dla niego przez Klienta — najwyżej pięć, które platforma może podpowiedzieć na podstawie karty klienta i jego kontaktów — w miarę jak zlecenie osiąga kolejne etapy: potwierdzone, dojazd na załadunek, załadunek, w drodze, rozładunek, dostarczone lub anulowane; o etapach osiągniętych w krótkim odstępie czasu informuje jeden e-mail. E-mail dotyczy wyłącznie tego zlecenia: jego przystanków wraz z planowanymi godzinami oraz zarejestrowanymi przez kierowcę godzinami przyjazdu i wyjazdu, czasu rozpoczęcia trasy, w ramach której zlecenie jest realizowane, ładunku oraz numerów rejestracyjnych ciężarówki i naczepy; do e-maila o dostawie dołączane jest potwierdzenie dostawy — własny plik Klienta albo, w przeciwnym razie, do trzech fotografii wykonanych przez kierowcę. E-mail nigdy nie zawiera ceny, imienia i nazwiska kierowcy ani żadnego innego zlecenia. Każdy odbiorca otrzymuje własny egzemplarz, więc żaden z odbiorców nie widzi adresu innego odbiorcy. E-mail jest wysyłany przez własny serwer poczty wychodzącej Klienta, jeżeli został skonfigurowany, a w przeciwnym razie z usługi pocztowej Frachty w imieniu Klienta, z oznaczeniem „via Frachta”, z adresem użytkownika, który utworzył zlecenie, jako adresem do odpowiedzi. Każdy e-mail zawiera link do strony, na której jego odbiorcy mogą wyłączyć powiadomienia o tym zleceniu; Klient zostaje wtedy o tym poinformowany, a powiadomienia są wznawiane tylko wtedy, gdy Klient ponownie je włączy. Przy zleceniu przechowywany jest zapis każdego e-maila — do kogo, jaki etap, kiedy i czy został wysłany. Klient poleca Frachcie przetwarzać jego dane w ten sposób i wpisuje wyłącznie adresy osób, które oczekują tych powiadomień.

06Środki bezpieczeństwa (art. 32)#

Frachta wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w tym:

• Szyfrowanie w transmisji (TLS) dla wszystkich połączeń; haszowanie danych uwierzytelniających oraz jednorazowe, haszowane tokeny logowania i weryfikacji.
• Izolację najemców egzekwowaną na poziomie bazy danych (row-level security), niezależnie od kontroli po stronie aplikacji.
• Zasadę minimalnych uprawnień — aplikacja działa na ograniczonej roli bazodanowej; dostęp administracyjny jest ograniczony i rejestrowany.
• Przechowywanie przesłanych plików pod losowo generowanymi nazwami, z ograniczeniami typu i rozmiaru; rejestrowanie w dzienniku audytu działań istotnych dla bezpieczeństwa, z wpisami powiązanymi w łańcuch, tak aby można było wykryć każdą zmianę lub usunięcie wpisu.
• Hosting w UE, rozdzielenie środowisk oraz szyfrowane kopie zapasowe poza serwerem — szyfrowane na naszych serwerach przed przesłaniem, więc dostawca przechowywania ma wyłącznie zaszyfrowaną treść.

07Podprocesorzy#

Klient upoważnia następujących podprocesorów; lista nie obejmuje dostawców, którzy w odniesieniu do odpowiednich danych działają jako niezależni administratorzy (na przykład Montonio w zakresie danych płatniczych, jak opisano poniżej). Frachta zapowie zmiany na tej liście z wyprzedzeniem (w aplikacji lub e-mailem), dając Klientowi możliwość wniesienia uzasadnionego sprzeciwu:

• Hetzner Online GmbH (Niemcy; serwery w Helsinkach w Finlandii, w centrum danych spółki Hetzner Finland Oy) — utrzymuje serwery i bazę danych platformy, usługę nazw domen (DNS) oraz własny serwer map i tras Frachty, który na podstawie danych OpenStreetMap rysuje mapy i planuje trasy dla ciężarówek; punkty trasy i wymiary ciężarówki pozostają na tych serwerach i nie trafiają do żadnej osoby trzeciej.
• E-mail — własny serwer pocztowy Frachty, działający na wymienionych wyżej serwerach Hetzner, dostarcza e-maile weryfikacyjne, e-maile z powiadomieniami i e-maile z dokumentami, a także e-maile, które Klient wysyła za pośrednictwem platformy do własnych kontaktów — zlecenia transportowe, faktury, przypomnienia o płatnościach i powiadomienia o statusie zlecenia — gdy są one wysyłane z usługi pocztowej Frachty, z oznaczeniem „via Frachta”, bez udziału innego dostawcy poczty e-mail. Jeżeli Klient skonfiguruje na platformie własny serwer poczty wychodzącej, e-maile te są zamiast tego wysyłane przez ten serwer; jego dostawcę Klient angażuje sam — nie jest to podmiot zaangażowany przez Frachtę.
• PostHog (chmura w UE) — analityka produktowa: z których funkcji się korzysta, w powiązaniu z wewnętrznymi numerami użytkownika i firmy — nigdy z imionami i nazwiskami, adresami e-mail ani treścią. Analityka odsłon w przeglądarce działa wyłącznie w przypadku użytkowników, którzy wyrazili zgodę na analityczne pliki cookie. W aplikacji dla kierowców zlicza ekrany i czynności robocze wyłącznie w przypadku kierowców, którzy wyrazili na to zgodę, w powiązaniu z wewnętrznym numerem konta kierowcy.
• Sentry (Functional Software, Inc.; region danych UE — Niemcy) — monitorowanie błędów i wydajności w celu utrzymania stabilności platformy: błąd, adres, pod którym wystąpił, oraz typ przeglądarki lub urządzenia. Dane logowania, treść żądań i adresy IP są usuwane, zanim raport opuści nasze serwery; raport z przeglądarki użytkownika trafia do Sentry bezpośrednio i — jak każde żądanie w sieci — ujawnia Sentry adres IP tego użytkownika. W przypadku niewielkiej próby wczytań stron i żądań otrzymuje także informację o tym, jak długo trwały, traktowaną w ten sam sposób. Z aplikacji dla kierowców otrzymuje raporty o awariach i wydajności powiązane wyłącznie z wewnętrznym numerem konta kierowcy, z których treść żądań, adresy e-mail i dane logowania są usuwane na telefonie. Niezależnie od tego natywny komponent jego biblioteki, wbudowany w aplikację, rejestruje przy każdym użyciu wyłącznie to, czy zakończyło się ono awarią; przed zalogowaniem zapis ten zawiera losowy identyfikator instalacji zamiast numeru konta i nie jest powiązany z kierowcą. Za zgodą kierowcy otrzymuje też z aplikacji dla kierowców anonimowe raporty diagnostyczne — liczby, rozmiary pamięci, nazwy ekranów, wersję aplikacji oraz model i system telefonu, bez numeru konta, adresu IP ani lokalizacji — w osobnym projekcie, oddzielnie od raportów o awariach.
• Gdy włączone są funkcje generatywnej AI Sentry (Seer), część powyższych danych może być przetwarzana z użyciem modeli AI udostępnianych — w zależności od konkretnej funkcji — przez własnych podprocesorów Sentry, w tym Anthropic PBC i OpenAI w Stanach Zjednoczonych. Sentry oświadcza, że dane te nie są wykorzystywane do trenowania modeli bez zgody.
• Anthropic (Stany Zjednoczone) — model stojący za opcjonalnymi funkcjami AI platformy, angażowany wyłącznie na potrzeby tej funkcji, z której Klient faktycznie korzysta. Otrzymuje to, co przesyła mu dana funkcja, i nic ponadto: w ramach Company Check — wprowadzone dane firmy, ustalenia ze źródeł publicznych oraz, jeżeli sprawdzana firma jest na platformie, jej status weryfikacji, liczbę zakończonych transakcji i oceny, przy czym może wykonać do czterech wyszukiwań w internecie na temat tej firmy; przesłaną fakturę za naprawę wraz z pozycjami naprawy ze zlecenia warsztatowego, aby odczytać pozycje faktury; w planerze tras — numery rejestracyjne ciężarówek i wpisane dla nich reguły planowania, polecenie dyspozytora oraz ładunki w postaci kraj–kraj z ich wagą, bez adresów; oraz treść aktualności lub instrukcji, aby ją zredagować i przetłumaczyć. Nie jest wykorzystywany do podejmowania decyzji wobec osoby, której dane dotyczą, a jego wynik ma charakter doradczy. Jego wykorzystanie przy obsłudze zgłoszeń do wsparcia i przy przeglądach bezpieczeństwa stanowi własne przetwarzanie Frachty, opisane w Polityce prywatności.
• Montonio Finance, UAB (Litwa) — płatności za wszystko, co kupuje się na platformie; przy każdym zamówieniu otrzymuje informację o tym, co zostało kupione, nazwę Klienta, jego numer VAT i adres, a także imię i nazwisko oraz adres e-mail płacącego użytkownika (a jeżeli nie ma takiego adresu — publiczny adres e-mail Klienta). W zakresie danych płatniczych działa jako niezależny administrator, a nie podprocesor.
• Dostawca SMS (Esteria, UE) — dostarcza SMS-y weryfikacyjne i powiadomienia, a przy każdym z nich otrzymuje polecenie, aby nie przechowywać ani jego treści, ani numeru, na który został wysłany.
• Backblaze (B2 Cloud Storage, region UE Central — Amsterdam) — przechowuje nasze kopie zapasowe poza serwerem. Dane są szyfrowane, zanim opuszczą nasze serwery, więc Backblaze nie może ich odczytać.
• Expo (650 Industries, Inc., Stany Zjednoczone) — dostarcza powiadomienia push do aplikacji dla kierowców, przekazując każde z nich do usługi push firmy Apple (APNs) lub do Firebase Cloud Messaging firmy Google. Przy każdym powiadomieniu otrzymuje token push telefonu, krótki, ogólny tekst w języku kierowcy — nigdy treść wiadomości z czatu; zaproszenie podaje nazwę zapraszającej firmy — oraz link do ekranu, który powiadomienie otwiera.

08Wsparcie dla administratora#

Uwzględniając charakter przetwarzania, Frachta wspiera Klienta odpowiednimi środkami technicznymi i organizacyjnymi w realizacji żądań osób, których dane dotyczą (art. 12–23), oraz w wypełnianiu obowiązków Klienta wynikających z art. 32–36 (bezpieczeństwo, zgłaszanie naruszeń, oceny skutków), w zakresie informacji dostępnych Frachcie.

W przypadku PostHog, którego okresu przechowywania nie możemy skrócić w jego ustawieniach, indywidualne żądania usunięcia danych składane przez osoby, których dane dotyczą (art. 17), realizujemy sami, za pomocą API PostHog.

09Naruszenia ochrony danych osobowych#

Frachta zawiadamia Klienta bez zbędnej zwłoki po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych dotyczącego danych Klienta, przekazując informacje racjonalnie niezbędne do wypełnienia własnych obowiązków zgłoszeniowych Klienta wynikających z art. 33–34 RODO.

10Przekazywanie danych poza UE#

Przetwarzanie odbywa się w UE, z wyjątkiem Anthropic (Stany Zjednoczone; podstawa — standardowe klauzule umowne, a nie decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony), wykorzystywanego wyłącznie do opcjonalnych funkcji AI, oraz Expo (Stany Zjednoczone), dostarczającego powiadomienia push do aplikacji dla kierowców. Jakiekolwiek przekazanie poza EOG następuje wyłącznie na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony — w tym decyzji dotyczącej ram ochrony danych UE–USA (EU-U.S. Data Privacy Framework) — lub standardowych klauzul umownych i jest odzwierciedlone na powyższej liście podprocesorów. Przekazanie do Expo opiera się na certyfikacji, którą 650 Industries, Inc. posiada na podstawie tych ram.

11Zwrot i usunięcie danych#

Dane administrowane przez Klienta są przechowywane przez okres istnienia konta, w tym dane modułu, który Klient anulował. Gdy właściciel konta Klienta usunie to konto, Frachta usuwa lub anonimizuje te dane 48 godzin po potwierdzeniu usunięcia przez właściciela — do tego czasu usunięcie można anulować — chyba że prawo UE lub łotewskie wymaga dłuższego przechowywania (na przykład dokumentacji księgowej) albo obowiązuje blokada prawna. Przed zamknięciem konta Klient może wyeksportować swoje dane za pomocą funkcji eksportu platformy.

Szyfrowane kopie zapasowe tworzymy kilka razy dziennie, a rotują one w cyklu do sześciu miesięcy. Dane usunięte z platformy znikają z niej natychmiast; ostatnia kopia zapasowa znika wraz z tą rotacją. Kopie przywracamy wyłącznie w razie awarii, nigdy w celu odtworzenia pojedynczych usuniętych rekordów.

Historia telematyczna, którą Frachta kopiuje z konta telematycznego Klienta — przejazdy, przekroczenia granic, dzienne odczyty licznika przebiegu i licznika paliwa oraz zmiany w zbiorniku paliwa, w tym z okresu do 13 miesięcy przed podłączeniem — jest przechowywana przez okres istnienia konta Klienta i usuwana wraz z nim; odczyty poziomu paliwa w zbiorniku i temperatury są usuwane dwa lata po ich dokonaniu.

12Audyty i informacje#

Frachta udostępnia informacje niezbędne do wykazania zgodności z art. 28 RODO i umożliwia przeprowadzanie audytów — zwykle realizowane jest to poprzez dokumentację i atestacje podmiotów zewnętrznych; audyty na miejscu wymagają rozsądnego wyprzedzenia, dostępu w godzinach pracy i zobowiązań do zachowania poufności, a ich koszt ponosi Klient.

13Okres obowiązywania i odpowiedzialność#

Niniejsza Umowa powierzenia obowiązuje tak długo, jak Frachta przetwarza dane osobowe na rzecz Klienta. Odpowiedzialność podlega ograniczeniom określonym w Regulaminie, w zakresie dopuszczalnym przez art. 82 RODO.

14Jak zawrzeć niniejszą Umowę powierzenia#

Niniejsza Umowa powierzenia stanowi część Regulaminu i obowiązuje automatycznie wobec każdego Klienta. Klienci korporacyjni, którzy potrzebują kopii podpisanej przez obie strony, indywidualnego załącznika bezpieczeństwa lub rozmowy o audycie: napiszcie na privacy@frachta.lv, a my to zorganizujemy.

Niniejsza Umowa powierzenia jest publikowana w języku angielskim i w tłumaczeniach. Jeżeli tłumaczenie odbiega od tekstu angielskiego, rozstrzyga tekst angielski.

15Kontakt#

Masz pytania dotyczące niniejszej Umowy powierzenia? Napisz na privacy@frachta.lv. Podmiotem przetwarzającym jest SIA "HEIDA LTD", nr rej. 40203741048, nr VAT LV40203741048, Spāres iela 3A, Rīga, LV-1002, Łotwa. Dokumenty powiązane: Polityka prywatności, Regulamin, Polityka cookies oraz RODO.