Kāpēc Frachta rēķinus pēc izrakstīšanas nevar labot
Frachta neļauj labot izrakstītus rēķinus — kļūdas labo, dzēšot vai izrakstot kredītrēķinu, lai numerācija un audita pēdas paliktu nepārtrauktas.
Sadaļā /tms/invoices Frachta katru izrakstīto rēķinu uzskata par pastāvīgu, nemainīgu ierakstu, nevis dokumentu, ko vēlāk var pielāgot. Pēc izrakstīšanas rēķina saturu vairs nevar tieši labot, tāpēc summas, datumi un dati, ko jūs un jūsu klienti redz vispirms, paliek sistēmā uz visiem laikiem, bez klusām izmaiņām vēlāk.
Ja izrakstāt rēķinu un uzreiz pamanāt, ka tas vēl nav nosūtīts klientam, varat to vienkārši dzēst sadaļā /tms/invoices un tā vietā izveidot jaunu ar pareiziem datiem. Tā kā oriģināls nekad nav nonācis ārpus jūsu uzņēmuma, nekas nav jāskaidro un nav nekāda apjukuma, kas jārisina ar klientu.
Kad rēķins jau nosūtīts vai pat apmaksāts, dzēšana vairs nav pareizais veids, kā labot kļūdu. Tā vietā atverat rēķinu sadaļā /tms/invoices un izrakstāt tam kredītrēķinu, kas atceļ kļūdu, un pēc tam, ja nepieciešams aizvietotājs, izrakstāt koriģētu rēķinu ar pareizajiem skaitļiem.
Šī divvirzienu pieeja saglabā rēķinu numerāciju nepārtrauktu no pirmā līdz jaunākajam izrakstītajam rēķinam. Katrs izdotais numurs paliek izsekojams kaut kur secībā — vai nu kā joprojām derīgs rēķins, vai kā kredītrēķins, kas skaidri saistīts ar rēķinu, kuru tas labo, tāpēc neviens numurs vienkārši nepazūd un netiek nejauši izmantots atkārtoti.
Tas pasargā jūs no daudz nepatīkamākas situācijas, kad rēķins tiek klusi mainīts jau pēc tam, kad to redzējis klients vai nodokļu iestāde, un apritē vienlaicīgi paliek divas atšķirīgas viena dokumenta versijas bez jebkāda ieraksta par to, kas, kurš un kad veicis izmaiņas.