Apstrāde pēc jūsu norādījumiem.

01Līguma tvērums#

Šis datu apstrādes līgums („DAL“) regulē to personas datu apstrādi, kuru pārzinis ir jūsu uzņēmums („Klients“) un kurus tas uztic Frachta, izmantojot platformu. Tas papildina lietošanas noteikumus un ir piemērojams ikreiz, kad Klients Frachta platformā glabā savu kontaktpersonu, partneru, vadītāju vai darījumu partneru personas datus.

02Pušu lomas#

Attiecībā uz šiem datiem Klients ir pārzinis, bet SIA "HEIDA LTD" („Frachta“) ir apstrādātājs, kas personas datus apstrādā tikai Klienta uzdevumā. Attiecībā uz datiem, ko Frachta vāc saviem nolūkiem — konti, drošības žurnāli, norēķini, platformas analītika —, pārzinis ir Frachta, kā aprakstīts privātuma politikā.

Telemātikas pakalpojumu sniedzēji. Līgumu ar telemātikas pakalpojumu sniedzēju ir noslēdzis Klients, un Klients izlemj to pievienot; šis pakalpojumu sniedzējs ir paša Klienta apstrādātājs, nevis Frachta piesaistīts apstrādātājs. Frachta šos datus saņem pēc Klienta norādījuma un apstrādā tos kā Klienta apakšapstrādātājs. Tāpēc Klientam pašam būtu jāpārliecinās, ka tā līgums ar pakalpojumu sniedzēju un vadītājiem sniegtā informācija aptver arī datu nodošanu Frachta platformai. Frachta telemātikas datus saviem nolūkiem nelasa un nepadara tos pieejamus citiem Klientiem.

03Priekšmets, raksturs un ilgums#

Līguma priekšmets ir Frachta platformas nodrošināšana: kravu birža, transporta pārvaldība, dokumentu ģenerēšana, rēķinu izrakstīšana un maksājumu salīdzināšana. Apstrādes raksturs ir glabāšana, strukturēšana, attēlošana, nosūtīšana starp pilnvarotiem lietotājiem un dzēšana. Apstrāde ilgst Klienta konta darbības laiku, kam pieskaitāms 11. sadaļā noteiktais dzēšanas periods.

04Datu un datu subjektu kategorijas#

• Datu subjekti — Klienta darbinieki un vadītāji; Klienta partneru, kravu nosūtītāju un pārvadātāju kontaktpersonas; bankas izrakstos redzamie maksātāji.
• Datu kategorijas — vārdi un uzvārdi, darba kontaktinformācija, amati; pasūtījumu un sūtījumu dati; rēķinu dati; bankas izrakstu rindas (darījuma partnera nosaukums, IBAN, summa, datums, maksājuma mērķis).
• Vadītāju identitātes un apliecību dati — vārds un uzvārds, dzimšanas datums, valstspiederība, dzīvesvietas valsts, kontaktinformācija, vadītāja apliecības kategorijas un to derīguma termiņi tiem vadītājiem, kurus Klients uzaicina lietot vadītāju lietotni.
• Darba notikumi ar atrašanās vietu — pieturas, plombas un piegādes apliecinājumi, katrs ar ierīces aptuveno atrašanās vietu attiecīgajā brīdī (ielas līmeņa precizitāte, fiksēta tikai notikuma brīdī, nevis nepārtraukti), salīdzinājumu ar paredzēto vietu un attālumu starp tām.
• Fotoattēli, kas uzņemti vadītāju lietotnē un kuros nejauši var būt redzami cilvēki, kas nav ne Klienta darbinieki, ne Frachta lietotāji.
• To personu vārdi, kuras paraksta sūtījuma saņemšanu — piegādes apliecinājumā reģistrētais vārds, uzvārds un amats, kā arī nodošanas brīdī izdarītās atrunas.
• Telemātikas dati par konkrētiem vadītājiem — ja Klients pievieno telemātikas kontu: vadītāju vārdi un uzvārdi, tahogrāfa karšu numuri, transportlīdzekļa vadīšanas, cita darba, pieejamības un atpūtas laikposmi, kā arī transportlīdzekļu atrašanās vietu vēsture.
• Prombūtnes un atvaļinājumu ieraksti — veids (atvaļinājums, brīvdienas vai darbnespēja), datumi, apstiprinājuma statuss, piezīmes un vadītāju lietotnē iesniegtie iesniegumi.
• Īpašu kategoriju personas dati (VDAR 9. pants). Darbnespēja ir dati par veselību. Tie ir vienīgie īpašu kategoriju personas dati, ko platforma glabā, un tie aprobežojas ar faktu, ka prombūtne bija šāda veida, un tās datumiem: diagnozi vai darbnespējas lapu platforma neprasa. Klients ir pārzinis un atbild par to, uz kuru VDAR 9. panta 2. punkta nosacījumu tas balstās, kā arī par to, ko tā darbinieki ieraksta brīvā teksta piezīmē. Klientam būtu jāizvērtē, vai šie dati kopā ar iepriekš minētajiem atrašanās vietas un darba laika ierakstiem prasa veikt novērtējumu par ietekmi uz datu aizsardzību saskaņā ar VDAR 35. pantu.

05Norādījumi un konfidencialitāte#

Frachta apstrādā šos datus tikai pēc Klienta dokumentētiem norādījumiem — platformas funkciju izmantošana ir šāds norādījums —, ja vien ES vai Latvijas tiesību akti neprasa citādi; tādā gadījumā Frachta pirms apstrādes informē Klientu (ja vien likums to neaizliedz). Visas personas, kas ir pilnvarotas apstrādāt datus, ir uzņēmušās konfidencialitātes saistības.

06Drošības pasākumi (32. pants)#

Frachta īsteno atbilstošus tehniskos un organizatoriskos pasākumus, tostarp:

• Šifrēšana pārsūtīšanas laikā (TLS) visiem savienojumiem; piekļuves dati un vienreizlietojamie pierakstīšanās un verifikācijas tokeni tiek glabāti tikai jaucējkoda (hash) formā.
• Darba vidju (nomnieku) nodalīšana tiek nodrošināta datubāzes līmenī (rindu līmeņa drošība) papildus lietotnes līmeņa pārbaudēm.
• Minimālo privilēģiju piekļuve — lietotne darbojas ar ierobežotu datubāzes lomu; administratīvā piekļuve ir ierobežota un tiek žurnalēta.
• Augšupielādētie faili tiek glabāti ar nejaušinātiem nosaukumiem un tipa un izmēra ierobežojumiem; drošībai nozīmīgu darbību audita žurnalēšana.
• Mitināšana ES, vidju nodalīšana un šifrētas ārpusvietas rezerves kopijas — tās tiek šifrētas mūsu serveros pirms nosūtīšanas, tāpēc glabāšanas pakalpojumu sniedzējam ir tikai šifrēts saturs.

07Apakšapstrādātāji#

Klients pilnvaro šādus apakšapstrādātājus. Par izmaiņām šajā sarakstā Frachta paziņos iepriekš (platformā vai pa e-pastu), dodot Klientam iespēju pamatotu iemeslu dēļ iebilst:

• Mitināšanas un infrastruktūras pakalpojumu sniedzējs (ES) — nodrošina platformas serverus un datubāzi.
• Transakciju e-pasta pakalpojumu sniedzējs — piegādā verifikācijas, paziņojumu un dokumentu e-pastus.
• PostHog (ES mākonis) — produkta analītika; tiek izmantots tikai tiem Klientiem, kuru lietotāji ir piekrituši analītikas sīkdatnēm.
• Sentry — kļūdu uzraudzība platformas stabilitātes nodrošināšanai.
• Anthropic (Amerikas Savienotās Valstis) — modelis, uz kura balstās platformas neobligātās mākslīgā intelekta funkcijas; tas tiek piesaistīts tikai tai funkcijai, ko Klients faktiski izmanto. Tas saņem to, ko attiecīgā funkcija tam nosūta, un neko citu: uzņēmuma datus un publisko avotu materiālu Uzņēmuma pārbaudē; augšupielādētu remonta rēķinu, lai nolasītu tā rindas; atbalsta pieteikumu, lai to iztulkotu mūsu darbiniekiem; maršrutu un tā pieturas, lai tos saplānotu; kā arī ziņu vai instrukciju tekstu, lai sagatavotu tā melnrakstu un tulkojumu. Tas netiek izmantots, lai pieņemtu lēmumus par datu subjektu, un tā sniegtais rezultāts ir informatīvs.
• Montonio Finance, UAB (Lietuva) — plānu maksājumi; attiecībā uz maksājumu datiem darbojas kā neatkarīgs pārzinis, nevis apakšapstrādātājs.
• SMS piegādes pakalpojumu sniedzējs (Esteria, ES) — piegādā verifikācijas un paziņojumu īsziņas.
• Backblaze (B2 Cloud Storage, ES Centrālais reģions — Amsterdama) — glabā mūsu ārpusvietas rezerves kopijas. Dati tiek šifrēti, pirms tie atstāj mūsu serverus, tāpēc Backblaze tos nevar izlasīt.
• OpenStreetMap Foundation (Nominatim) — pārvērš adresi kartes koordinātēs. Saņem tikai adreses tekstu; vārds, konta dati un kontaktinformācija tam līdzi netiek sūtīti. Tiek izmantots tikai kā rezerves risinājums, kad iepriekš minētais HERE pakalpojums nav pieejams.

Turpmāk minētie ir piesaistīti funkcijām, kas ir izveidotas, bet vēl nav ieslēgtas. Šobrīd tie nesaņem neko. Tie šeit ir norādīti jau tagad, lai iepriekš aprakstītās tiesības saņemt paziņojumu un iebilst būtu praktiski īstenojamas: Frachta nevienu no tiem neieslēgs, pirms tam nedodot Klientam iespēju iebilst.

• Lietotņu paziņojumu pakalpojums (Expo / 650 Industries, Amerikas Savienotās Valstis) — pārnestu push paziņojumus uz vadītāju lietotni, nododot tos Apple vai Google, lai tie sasniegtu ierīci. Saņem ierīces push marķieri un paziņojuma tekstu. Vēl nav konfigurēts; neviens marķieris netiek reģistrēts un nekas netiek sūtīts.
• Kvalificēts uzticamības pakalpojumu sniedzējs (Dokobit, Lietuva) — saņemtu parakstāmo dokumentu kopā ar parakstītāja vārdu un uzvārdu un ļautu parakstītājam pašam izvēlēties parakstīšanas veidu (Smart-ID, eParaksts, eID karte). Vēl nav konfigurēts; šobrīd dokumenti tiek parakstīti tikai platformā.
• HERE Global B.V. (Nīderlande) — pārvērš adreses kartes koordinātēs, plāno kravas auto maršrutus un piegādā pašu karti. Saņem tikai adreses tekstu un maršruta punktus; vārds, konta dati un kontaktinformācija tam līdzi netiek sūtīti. Karte tiek ielādēta caur mūsu serveriem, tāpēc apmeklētāja pārlūks ar HERE tieši nesazinās.

08Palīdzība pārzinim#

Ņemot vērā apstrādes raksturu, Frachta ar atbilstošiem tehniskiem un organizatoriskiem pasākumiem palīdz Klientam izpildīt datu subjektu pieprasījumus (12.–23. pants) un Klienta pienākumus saskaņā ar 32.–36. pantu (drošība, pārkāpumu paziņošana, ietekmes novērtējumi), ciktāl attiecīgā informācija ir Frachta rīcībā.

09Personas datu aizsardzības pārkāpumi#

Frachta bez nepamatotas kavēšanās paziņo Klientam, tiklīdz tā uzzina par personas datu aizsardzības pārkāpumu, kas skar Klienta datus, sniedzot informāciju, kas Klientam pamatoti nepieciešama viņa paša paziņošanas pienākumu izpildei saskaņā ar VDAR 33.–34. pantu.

10Starptautiska datu nosūtīšana#

Apstrāde notiek ES. Nosūtīšana ārpus EEZ notiek tikai tad, ja ir spēkā lēmums par aizsardzības līmeņa pietiekamību vai līguma standartklauzulas, un tā ir atspoguļota iepriekš minētajā apakšapstrādātāju sarakstā.

11Datu atgriešana un dzēšana#

Izbeidzot kontu, Frachta 90 dienu laikā dzēš vai anonimizē Klienta pārziņā esošos datus, izņemot, ja ES vai Latvijas tiesību akti prasa ilgāku glabāšanu (piemēram, grāmatvedības dokumentiem) vai ir noteikts juridisks glabāšanas pienākums. Pirms konta slēgšanas Klients var eksportēt savus datus, izmantojot platformas eksporta funkcijas, un minētajās 90 dienās mūsu atbalsta dienests pēc Klienta rakstiska pieprasījuma vēl var kontu atjaunot.

Šifrētas rezerves kopijas tiek veidotas vairākas reizes dienā un rotē pēc grafika, kas nepārsniedz sešus mēnešus. Dati, kas dzēsti no platformas, no tās pazūd nekavējoties; pēdējā rezerves kopija pazūd līdz ar šo rotāciju. Rezerves kopijas atjaunojam tikai avārijas gadījumā, nekad — lai atgūtu atsevišķus dzēstus ierakstus.

12Auditi un informācija#

Frachta dara pieejamu informāciju, kas nepieciešama, lai pierādītu atbilstību VDAR 28. pantam, un pieļauj auditus — parasti pietiek ar dokumentāciju un trešo pušu apliecinājumiem; klātienes auditiem nepieciešams saprātīgs iepriekšējs paziņojums, piekļuve darba laikā un konfidencialitātes saistības, un tie notiek uz Klienta rēķina.

13Termiņš un atbildība#

Šis DAL ir spēkā, kamēr Frachta apstrādā personas datus Klienta uzdevumā. Atbildībai piemērojami lietošanas noteikumos noteiktie ierobežojumi, ciktāl to pieļauj VDAR 82. pants.

14Kā šo līgumu noslēgt#

Šis DAL ir iekļauts lietošanas noteikumos un automātiski attiecas uz ikvienu Klientu. Uzņēmumu klienti, kuriem nepieciešama abpusēji parakstīta kopija, individuāls drošības pielikums vai saruna par auditu: rakstiet uz privacy@frachta.lv, un mēs to noorganizēsim.

15Kontaktinformācija#

Jautājumi par šo datu apstrādes līgumu? Rakstiet uz privacy@frachta.lv. Apstrādātājs ir SIA "HEIDA LTD", reģ. Nr. 40203741048, PVN Nr. LV40203741048, Spāres iela 3A, Rīga, LV-1002, Latvija. Saistītie dokumenti: Privātuma politika, Lietošanas noteikumi, Sīkdatņu politika un VDAR.