Jūsu dati, jūsu kontrole.

01Pārskats#

Šī politika skaidro, kādus personas datus Frachta apstrādā, kādēļ, uz kādiem tiesiskajiem pamatiem mēs balstāmies un kā jūs varat īstenot savas tiesības. Tā attiecas uz Frachta platformu un tīmekļa vietni frachta.lv un ir rakstīta mūsu biznesa lietotājiem — kravu ekspeditoriem, pārvadātājiem un to darbiniekiem.

02Pārziņa identitāte un kontaktinformācija#

SIA "HEIDA LTD", reģ. Nr. 40203741048, PVN Nr. LV40203741048, Spāres iela 3A, Rīga, LV-1002, Latvija ir pārzinis personas datiem, kas tiek apstrādāti platformā („Frachta“, „mēs“).

Visos privātuma jautājumos rakstiet uz privacy@frachta.lv.

Datu aizsardzības speciālists nav iecelts: mūsu veiktā apstrāde neatbilst VDAR 37. panta 1. punkta kritērijiem — mēs neesam publiska iestāde, un mūsu pamatdarbība nav ne regulāra personu novērošana lielā mērogā, ne īpašu kategoriju datu apstrāde lielā mērogā. Privātuma jautājumus risina uzņēmuma vadība, izmantojot iepriekš norādīto adresi.

03Personas datu kategorijas, ko mēs vācam#

Atkarībā no tā, kā izmantojat Frachta, mēs varam apstrādāt turpmāk uzskaitītās kategorijas. Daļu no šiem datiem ievadāt nevis jūs, bet citi lietotāji — piemēram, darījuma partneris pievieno jūsu vārdu un tālruņa numuru kā kontaktinformāciju kopīgā pasūtījumā:

• Konta un uzņēmuma dati — vārds un uzvārds, darba e-pasts, tālruņa numurs, amats, uzņēmuma nosaukums, reģistrācijas un PVN numuri.
• Operatīvie dati — kravas, pasūtījumi, pārvadājumu uzdevumi, e-CMR un rēķinu ieraksti, ko jūs izveidojat, tostarp jūsu ievadītā vadītāju un darījumu partneru kontaktinformācija.
• Finanšu dati — augšupielādētie bankas konta izraksti un maksājumu salīdzināšanas dati (skatīt 06. sadaļu), rēķini un maksājumu ieraksti.
• Verifikācijas un padziļinātās pārbaudes dati — uzņēmumu reģistru un ES VIES PVN reģistra pārbaudes, ko izmantojam, lai pārliecinātos, ka konts pieder reālam uzņēmumam, kā arī — kad lietotājs veic partnera pārbaudi — publisko reģistru, finanšu un ES/ANO/OFAC sankciju sarakstu dati par pārbaudāmo uzņēmumu, kas var ietvert tā īpašnieku vai valdes locekļu vārdus.
• Lietojuma, ierīces un žurnālu dati — IP adrese, pārlūkprogramma un platformā veiktās darbības (drošības un audita žurnāli).
• Saziņa — atbalsta pieteikumi, platformas iekšējā tērzēšana un sarakste ar mums.
• Vadītāju lietotnes dati — ja pārvadātājs uzaicina savus vadītājus lietot Frachta vadītāju lietotni: vadītāja vārds un uzvārds, dzimšanas datums, valstspiederība, dzīvesvietas valsts, e-pasts, tālruņa numurs un vadītāja apliecības kategorijas ar to derīguma termiņiem; pieteikšanās, ierīces IP adrese un darbības lietotnē; uzdevumu notikumi un vadītāja iesniegtie dokumenti; aptuvena atrašanās vieta un fotoattēli, kā aprakstīts tālāk.
• Atrašanās vieta darba notikumā — kad vadītājs reģistrē pieturu, plombu vai piegādes apliecinājumu, lietotne tam pievieno ierīces atrašanās vietu, ja vadītājs to ir atļāvis. Lietotne no operētājsistēmas pieprasa līdzsvarotas precizitātes atrašanās vietu: ielas līmenī, simtu metru robežās, nevis precīzu punktu, un tikai attiecīgās darbības brīdī. Nepārtraukta vai fonā veikta izsekošana nenotiek, lietotne neseko vadītājam starp notikumiem, un darbība tiek pabeigta arī tad, ja vadītājs atļauju nedod vai ierīce atrašanās vietu nevar noteikt.
• Atrašanās vietas pārbaude — atrašanās vieta tiek salīdzināta ar to, kur pieturai bija jābūt, un rezultāts tiek saglabāts pie notikuma: vai tā sakrita un kāds bija attālums. Tas ir ieraksts, nevis šķērslis: neviena darbība tā dēļ netiek atteikta. Tā kā tas ir pastāvīgs ieraksts par to, vai darbinieks atradās tur, kur viņam darba uzdevuma dēļ bija jāatrodas, tas šeit ir izdalīts atsevišķi, nevis atstāts „uzdevumu notikumu“ sadaļā.
• Fotoattēli — lietotnē uzņemti pārbaudes lapu, plombu, piegādes apliecinājumu un problēmu pieteikumu attēli. Fotoattēlā pie iekraušanas rampas vai noliktavas durvīm var būt redzami cilvēki, kas nav ne mūsu klienti, ne mūsu lietotāji; viņi tajā ir nonākuši vienīgi tāpēc, ka attēls uzņemts vietā, kur notika darbs.
• Persona, kas paraksta kravas saņemšanu — piegādes brīdī lietotne reģistrē tās personas vārdu, uzvārdu un amatu, kura sūtījumu pieņem, kā arī vietu un iespējamās atrunas. Šī persona parasti nav ne mūsu klients, ne mūsu lietotājs: viņas vārds ierakstā ir tāpēc, ka bez tā piegādes apliecinājums neko neapliecina.
• Jūsu atsauksme par Frachta — ja izvēlaties novērtēt platformu: vērtējums, jūsu rakstītais teksts, vārds un amats, ko lūdzat norādīt pie atsauksmes, un tas, vai piekritāt publicēšanai. Atsauksme nekad nav obligāta, un, ja lūgumu neievērojat vai noraidāt, jūsu kontā nekas nemainās.
• Ierīces identifikatori — ja push paziņojumi ir ieslēgti. Pārlūkprogrammā, ja apstiprināt pieprasījumu, tiek izveidots abonements, ko uztur jūsu pašu pārlūkprogrammas push pakalpojums, un mēs saglabājam adresi, ko tas mums izsniedz, lai varētu uz to sūtīt; pārlūkprogrammas daļa darbojas jau šobrīd. Vadītāju lietotnē tam atbilst push marķieris (token), kas identificē lietotnes instalāciju konkrētā ierīcē; šī lietotnes daļa ir izveidota, bet vēl nav ieslēgta, un pakalpojumu sniedzējs, kas to nogādātu, pirms pirmā paziņojuma nosūtīšanas tiks iekļauts turpmāk norādīto saņēmēju sarakstā. Ne abonements, ne marķieris nav ne sīkdatne, ne IP adrese.
• Prombūtne un atvaļinājumi — ja pārvadātājs vadītāju lietotni izmanto prombūtnes pārvaldībai: prombūtnes veids (atvaļinājums, brīvdienas vai darbnespēja), datumi, vai tā tika apstiprināta, pievienotās piezīmes, kā arī iesniegumi, ko vadītājs iesniedz lietotnē (piemēram, par atvaļinājumu, bērna kopšanas atvaļinājumu vai darba līguma uzteikumu).
• Veselības dati (īpašu kategoriju personas dati). Darbnespēja liecina par personas veselību, un likums to aizsargā stingrāk nekā pārējos šajā sarakstā minētos datus. Frachta reģistrē tikai to, ka prombūtne bija šāda veida, un tās laiku; diagnozi, darbnespējas lapu vai citas ziņas par ārstniecību tā neprasa, un tās tur nebūtu jānorāda. Par tiesisko pamatu šādu datu glabāšanai saskaņā ar VDAR 9. pantu atbild darba devējs — darba attiecībās tas parasti ir pienākums, kas izriet no darba tiesību un sociālās drošības jomas normatīvajiem aktiem —, tāpat kā par to, lai brīvā teksta piezīmē netiktu ierakstīts vairāk, nekā šie akti prasa.

04Nolūki un tiesiskie pamati#

Katram nolūkam mēs norādām tiesisko pamatu saskaņā ar VDAR 6. pantu:

• Pakalpojuma nodrošināšana un drošība (konti, birža, TMS, dokumenti) — līguma izpilde, 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts.
• Uzņēmumu verifikācija, uzskaite, nodokļu un grāmatvedības pienākumu izpilde — juridisks pienākums, 6. panta 1. punkta c) apakšpunkts.
• Platformas uzlabošana, ļaunprātīgas izmantošanas un krāpšanas novēršana, tirgus drošība — leģitīmas intereses, 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts.
• Neobligātās sīkdatnes, analītika un mārketinga ziņojumi — piekrišana, 6. panta 1. punkta a) apakšpunkts; pārvaldāma sīkdatņu politikas izvēļu centrā.

05Novērošana darbavietā#

Daļa no tā, ko reģistrē vadītāju lietotne, pēc būtības ir personas novērošana darbā: kur viņš atradās, pabeidzot pieturu, vai tas atbilda plānam, un kad viņš vadīja transportlīdzekli, strādāja un atpūtās. Mēs to izklāstām tieši, nevis atstājam vispārīgā uzskaitījumā, jo darbiniekam ir tiesības zināt, ka tā notiek.

Izlemj pārvadātājs, nevis Frachta. Jūsu darba devējs izlemj lietotni izmantot, izlemj, vai pievienot telemātikas kontu, un ir šo datu pārzinis — tostarp attiecībā uz iespējamo pienākumu jūs informēt, konsultēties ar darbinieku pārstāvjiem vai veikt novērtējumu par ietekmi uz datu aizsardzību, ja to prasa piemērojamie normatīvie akti. Frachta šos datus apstrādā pēc tā norādījumiem un neizmanto tos, lai pieņemtu lēmumus par jums.

Uz šo datu pamata par jums netiek pieņemti automatizēti lēmumi. Neatbilstoša atrašanās vieta tiek reģistrēta un parādīta jūsu darba devējam; programmatūra neko nebloķē, neatsaka un nesoda.

Prombūtne nav novērošana, un mēs pret to tā arī neizturamies. Ieraksts par atvaļinājumu vai darbnespēju pastāv tāpēc, ka kādam ir jāsaplāno nedēļa un jāizpilda darba devēja pienākumi. Tas ir redzams pārvadātājam, kas vadītāju nodarbina, un nevienam citam: ne citiem pārvadātājiem, kuru labā vadītājs strādā, ne kādam no biržas dalībniekiem.

06Dati no bankas izrakstu augšupielādēm#

Frachta ļauj augšupielādēt bankas konta izrakstus, lai salīdzinātu maksājumus ar rēķiniem. Šie faili var saturēt trešo personu personas un finanšu datus (darījumu partneru nosaukumus, IBAN numurus, summas, datumus un maksājumu mērķus), tāpēc šī apstrāde ir aprakstīta atsevišķi.

Mēs izgūstam tikai maksājumu salīdzināšanai nepieciešamos laukus, glabājam failus ar nejaušinātiem nosaukumiem, piekļuvi ierobežojot līdz jūsu uzņēmuma darba videi, un nekad neizmantojam izrakstu saturu citiem nolūkiem. Augšupielādējot izrakstu, jūs apliecināt, ka esat tiesīgi ar to dalīties. Izraksti tiek dzēsti kopā ar jūsu kontu vai agrāk — pēc pieprasījuma.

07Datu koplietošana un apstrādātāji#

Mēs kopīgojam datus ar pārbaudītiem apstrādātājiem saskaņā ar datu apstrādes līgumiem un ar citiem Lietotājiem — tikai tiktāl, cik nepieciešams kravas vai pasūtījuma noslēgšanai un izpildei; piemēram, jūsu uzņēmuma profils, vērtējumi un piedāvājumam pievienotā kontaktinformācija ir redzami darījumu partneriem. Mēs nepārdodam personas datus.

• Mitināšana un infrastruktūra — ES izvietoti serveri, kuros darbojas platforma un datubāze.
• E-pasta piegāde — transakciju e-pasti (verifikācija, pierakstīšanās saites, paziņojumi).
• Analītika — PostHog (ES mākonis), tikai ar jūsu piekrišanu.
• Maksājumi — Montonio, mūsu plānu maksājumu pakalpojumu sniedzējs, kas attiecībā uz maksājumu datiem darbojas kā neatkarīgs pārzinis.
• Kļūdu uzraudzība — avāriju un kļūdu ziņojumi platformas stabilitātes nodrošināšanai.
• Reklāmas mērīšana — Google, LinkedIn un Meta reklāmguvumu tagi, tikai ar jūsu piekrišanu (skatīt sīkdatņu politiku).
• SMS piegāde — verifikācijas kodi un operatīvie paziņojumi, ko sūtām ar mūsu ES SMS pakalpojumu sniedzēju (Esteria).
• Telemātika — ja jūsu uzņēmums pievieno savu telemātikas kontu (Mapon, Wialon, Webfleet, rFMS saderīga ražotāja sistēma vai Ruptela), pēc jūsu norādījuma no tā saņemam ne tikai transportlīdzekļu datus, piemēram, odometra rādījumus un agregātu darba stundas, bet arī datus par konkrētiem vadītājiem: vadītāju vārdus un uzvārdus, tahogrāfa karšu numurus, transportlīdzekļa vadīšanas, cita darba, pieejamības un atpūtas laikposmus, kā arī viņu vadīto transportlīdzekļu atrašanās vietu vēsturi. Tas, kuri no šiem datiem tiek saņemti, ir atkarīgs no pakalpojumu sniedzēja un no jūsu telemātikas līguma satura.
• Adrešu meklēšana — lai iekraušanas vai izkraušanas vietu attēlotu kartē, adreses tekstu nosūtām Nominatim, OpenStreetMap Foundation ģeokodēšanas pakalpojumam. Nosūtām adresi, nevis ziņas par jūsu identitāti; konta dati un kontaktinformācija tai līdzi netiek sūtīti.
• Elektroniskā parakstīšana — ja dokuments ir jāparaksta, tas kopā ar parakstītāja vārdu un uzvārdu tiek nodots kvalificētam uzticamības pakalpojumu sniedzējam; parakstīšanas veidu parakstītājs tur izvēlas pats (piemēram, Smart-ID, eParaksts vai eID karte). Šī funkcija tiek gatavota un vēl nedarbojas: līdz tam dokumenti tiek parakstīti tikai platformā, un pirms pirmā dokumenta nosūtīšanas pakalpojumu sniedzējs tiks norādīts Datu apstrādes līgumā.

08Starptautiska datu nosūtīšana#

Dati tiek mitināti ES. Ja nosūtīšana ārpus EEZ ir nepieciešama, mēs balstāmies uz lēmumu par aizsardzības līmeņa pietiekamību vai līguma standartklauzulām ar atbilstošām garantijām. Garantiju kopiju varat pieprasīt, rakstot uz privacy@frachta.lv.

09Glabāšanas termiņi#

Mēs glabājam personas datus tikai tik ilgi, cik nepieciešams iepriekš minētajiem nolūkiem vai cik to prasa likums:

• Konta un uzņēmuma dati — kamēr konts ir aktīvs, pēc tam tie tiek dzēsti vai anonimizēti 12 mēnešu laikā pēc konta slēgšanas.
• Rēķini un grāmatvedības dokumenti — Latvijas likumos noteiktais grāmatvedības dokumentu glabāšanas termiņš (šobrīd 5 gadi, atsevišķiem dokumentiem 10 gadi).
• Drošības un audita žurnāli — līdz 12 mēnešiem, izņemot, ja dati jāsaglabā juridiska pieprasījuma dēļ (piemēram, pēc policijas vai uzraudzības iestādes pieprasījuma) vai tie ir daļa no aktīvas drošības izmeklēšanas; tādā gadījumā tos glabājam, kamēr pieprasījums ir spēkā.
• Augšupielādētie bankas izraksti — līdz brīdim, kad tos izdzēšat, un vēlākais — līdz konta slēgšanai.
• Rezerves kopijas — šifrētas kopijas, kas rotē pēc grafika līdz sešiem mēnešiem. Dzēstie dati no platformas pazūd uzreiz, bet no rezerves kopijām — līdz ar to rotāciju.
• Vadītāju lietotnes dati — uzdevumu notikumi, tiem pievienotās atrašanās vietas un pārbaudes rezultāti, fotoattēli un iesniegtie dokumenti tiek glabāti, kamēr vadītājs ir saistīts ar pārvadātāju, un pēc tam vēl 24 mēnešus, jo tie ir pierādījums par piegādi un daļa no darba laika uzskaites. Vadītājam, kurš izbeidz savu kontu, tas tiek slēgts nekavējoties; notikumi paliek pie tā pārvadātāja, kura darbu tie dokumentē.
• Atsauksmes — tiek glabātas, kamēr atsauksme ir spēkā. Atsaucot piekrišanu, publicētais citāts no vietnes tiek noņemts nekavējoties; ja lūdzat atsauksmi dzēst, tā tiek dzēsta pilnībā. Dzēstas atsauksmes kopiju neglabājam ilgāk par iepriekš aprakstīto rezerves kopiju rotāciju.
• Prombūtnes ieraksti — tiek glabāti, kamēr vadītājs ir saistīts ar pārvadātāju, un pēc tam tik ilgi, cik pārvadātājam saskaņā ar tam piemērojamajiem normatīvajiem aktiem jāglabā darba attiecību dokumenti. Darbnespējas ieraksti tiek dzēsti pēc tā paša grafika kā pārējie; tie netiek glabāti ilgāk tāpēc, ka ir sensitīvāki.

10Push paziņojumi#

Ja atļaujat, varam sūtīt paziņojumus par lietām, kurās vajadzīga jūsu iesaiste: jauns jūsu meklējumam atbilstošs piedāvājums, ziņa, dokuments, kas gaida parakstu, rēķins, kuram tuvojas apmaksas termiņš. Reģistrācijas brīdī to nekad neprasām, nekas netiek sūtīts, kamēr neapstiprināt pārlūkprogrammas vai ierīces pieprasījumu, un atteikums platformā neko citu nemaina.

Pārlūkprogrammā. Ja to apstiprināt, tiek izveidots abonements, ko uztur jūsu pašu pārlūkprogrammas push pakalpojums (Chrome gadījumā Google, Firefox gadījumā Mozilla, Safari gadījumā Apple), un mēs saglabājam adresi, ko tas mums izsniedz, lai varētu uz to sūtīt. Pats paziņojums tiek šifrēts pirms nosūtīšanas, un to var izlasīt tikai jūsu pārlūkprogramma: push pakalpojums to nogādā, nespējot tajā ieskatīties. Ja abonements pārstāj darboties, mēs to dzēšam.

Vadītāju lietotnē. Tā pati funkcija ir izveidota, bet nav ieslēgta: šobrīd netiek reģistrēts neviens marķieris un netiek sūtīts neviens paziņojums. Kad tā tiks ieslēgta, ierīces push marķieri apstrādās Datu apstrādes līgumā norādītais lietotņu paziņojumu pakalpojums un nodos to Apple vai Google, lai paziņojums sasniegtu ierīci. Šis pakalpojumu sniedzējs tur tiks norādīts, pirms tiek nosūtīts pirmais paziņojums.

Atļauju jebkurā laikā varat atsaukt pārlūkprogrammas vai ierīces iestatījumos, mums par to neziņojot. Mēs par to netiekam informēti; mēs vienkārši vairs nevaram jūs sasniegt, un nederīgo abonementu dzēšam nākamajā sūtīšanas reizē.

11Kad lūdzam jūsu atsauksmi#

Uzņēmuma īpašniekam atsauksmi lūdzam tikai pēc tam, kad platforma viņam patiešām ir kaut ko devusi: kad kravu biržā ir pabeigta piegāde vai kad pagājušas divas dienas kopš maksas moduļa iegādes. Lūgums parādās platformā, un tas pats lūgums vienu reizi tiek nosūtīts uz īpašnieka e-pasta adresi — vienu reizi, un tas netiek atkārtots. Balstāmies uz savu leģitīmo interesi uzzināt, vai produkts strādā, samērojot to ar nelielo apgrūtinājumu jums: kartīte, kuru varat aizvērt un kura pēc trešās aizvēršanas vairs neatgriežas.

Lūgums ir viens un tas pats — ar vienām un tām pašām saitēm — ikvienam, kuru tas sasniedz, neatkarīgi no tā, ko sagaidām dzirdēt. Mēs nelūdzam atsauksmi tikai tiem klientiem, kurus uzskatām par apmierinātiem, un neslēpjam, neaizkavējam un nefiltrējam atsauksmi tās vērtējuma dēļ. Ja kartīti aizverat, tā uz sešiem mēnešiem pazūd; kad aizverat to trešo reizi, tā vairs neatgriežas. Ja uzrakstāt atsauksmi, lūgums beidzas uzreiz.

Lai atsauksmju lūgumus pilnībā pārtrauktu, jebkurā laikā rakstiet uz privacy@frachta.lv.

12Jūsu kā datu subjekta tiesības#

Saskaņā ar VDAR jums ir tiesības uz:

• Piekļuvi — saņemt savu personas datu kopiju.
• Labošanu — izlabot neprecīzus vai nepilnīgus datus.
• Dzēšanu — panākt datu dzēšanu (tiesības „tikt aizmirstam“).
• Ierobežošanu — ierobežot to, kā mēs apstrādājam jūsu datus.
• Pārnesamību — saņemt savus datus pārnesamā formātā.
• Iebildumiem — iebilst pret apstrādi, kas balstīta uz leģitīmām interesēm, vai pret tiešo mārketingu.
• Piekrišanas atsaukšanu — jebkurā laikā, neietekmējot iepriekš veikto apstrādi.

13Kā īstenot savas tiesības#

Nosūtiet savu pieprasījumu uz privacy@frachta.lv. Mēs atbildam viena mēneša laikā, kā to prasa VDAR, un varam lūgt apliecināt jūsu identitāti. Ja pieprasījums ir acīmredzami nepamatots vai pārmērīgs, mēs varam atteikt tā izpildi vai piemērot samērīgu maksu, paskaidrojot iemeslus. Skatiet arī VDAR lapu.

14Automatizēta lēmumu pieņemšana#

Frachta nepieņem automatizētus lēmumus, kas jums rada juridiskas vai tamlīdzīgi būtiskas sekas. Uzņēmumu verifikācijā un ļaunprātīgas izmantošanas novēršanā tiek izmantotas automatizētas pārbaudes, taču ikvienu lēmumu atteikt vai bloķēt kontu pārskata cilvēks.

15Sūdzības uzraudzības iestādei#

Jūs varat iesniegt sūdzību Latvijas Datu valsts inspekcijai (Datu valsts inspekcija) vai uzraudzības iestādei savā ES dzīvesvietas valstī. Mēs būtu pateicīgi par iespēju vispirms atrisināt jautājumu tieši — rakstiet uz privacy@frachta.lv.

16Izmaiņas šajā politikā#

Mēs varam atjaunināt šo politiku; par būtiskām izmaiņām paziņosim platformā vai pa e-pastu, un mainīsies iepriekš norādītais datums „pēdējoreiz atjaunināts“ un versija.

17Kontaktinformācija#

Jautājumi par šo privātuma politiku? Rakstiet uz privacy@frachta.lv. Pārzinis ir SIA "HEIDA LTD". Saistītie dokumenti: Lietošanas noteikumi, Sīkdatņu politika, VDAR un Datu apstrādes līgums.