Warum ausgestellte Rechnungen in Frachta unveränderbar sind
Frachta sperrt ausgestellte Rechnungen, sodass Fehler per Gutschrift statt stiller Änderung korrigiert werden.
Sobald du eine Rechnung in Frachta ausstellst, bleibt sie genau so, wie sie erstellt wurde, damit deine Nummerierung und dein Prüfpfad immer mit dem übereinstimmen, was Kunden und Buchhaltung sehen. Das ist besonders wichtig, wenn Finanzbehörden oder Speditionspartner Monate später nach einer bestimmten Rechnungsnummer fragen. Statt Zahlen nachträglich zu ändern, löschst du eine Rechnung, bevor sie versendet wird, oder gleichst sie später mit einer Gutschrift aus.
Öffne /tms/invoices, um die vollständige Liste deiner ausgestellten Dokumente zu sehen. Wenn eine Rechnung noch nicht versendet wurde und dir ein Fehler auffällt, kannst du sie direkt aus dieser Liste löschen, und die Nummer wird einfach freigegeben, ohne eine Lücke in deiner Historie zu hinterlassen. Das ist der Moment, um einen falschen Satz, eine fehlende Referenz oder eine Kundenverwechslung zu korrigieren, bevor das Dokument jemand anderen erreicht.
Sobald eine Rechnung versendet oder bezahlt wurde, ist das Löschen nicht mehr möglich, und das aus gutem Grund. Zu diesem Zeitpunkt gehört die Rechnung zu einer Kette, die andere Parteien und manchmal auch Finanzbehörden bereits kennen. Stattdessen erstellst du eine Gutschrift dazu, die den Betrag oder die Angaben korrigiert, während das ursprüngliche Dokument und seine Nummer genau dort bleiben, wo sie ausgestellt wurden.
So hat deine Rechnungsfolge nie unerklärliche Lücken, und niemand muss sich fragen, ob ein Dokument nach dem Versand still verändert wurde. Wenn Wochen später ein Fehler auffällt, mitten in einer arbeitsreichen Saison oder während eines Streits mit einem Kunden, musst du keine alte Rechnung hastig umschreiben oder hoffen, dass niemand die Abweichung bemerkt. Du stellst einfach eine Gutschrift aus, arbeitest weiter, und die Aufzeichnung spricht für sich, wenn sie irgendwann geprüft wird.