Verarbeitung nach Ihren Weisungen.

01Geltungsbereich dieses Vertrags#

Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag („AVV“) regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten, die Ihr Unternehmen („Kunde“) verantwortet und Frachta durch die Nutzung der Plattform anvertraut. Er ergänzt die AGB und gilt immer dann, wenn der Kunde personenbezogene Daten eigener Kontakte, Partner, Fahrer oder Vertragspartner auf Frachta speichert.

02Rollen der Parteien#

Für diese Daten ist der Kunde der Verantwortliche und SIA "HEIDA LTD" („Frachta“) der Auftragsverarbeiter, der personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag des Kunden verarbeitet. Für Daten, die Frachta zu eigenen Zwecken erhebt — Konten, Sicherheitsprotokolle, Abrechnung, Support-Kommunikation, Plattformanalyse —, ist Frachta Verantwortlicher, wie in der Datenschutzerklärung beschrieben.

Telematikanbieter. Der Kunde unterhält den Vertrag mit seinem Telematikanbieter und entscheidet sich für dessen Anbindung; der Anbieter ist ein eigener Auftragsverarbeiter des Kunden und kein von Frachta beauftragter. Frachta empfängt diese Daten auf Weisung des Kunden und verarbeitet sie für diese konkreten Daten als Auftragsverarbeiter des Kunden. Der Kunde sollte sich daher vergewissern, dass seine Vereinbarung mit dem Anbieter und die Information, die er seinen Fahrern erteilt, die Übermittlung an Frachta abdecken. Frachta sieht Telematikdaten nicht für eigene Zwecke ein und stellt sie anderen Kunden nicht zur Verfügung.

03Gegenstand, Art & Dauer#

Gegenstand ist die Bereitstellung der Frachta-Plattform: Frachtenbörse, Transportmanagement, Flotten- und Fahrermanagement, Dokumentenerstellung, Fakturierung und Zahlungsabgleich. Die Art der Verarbeitung umfasst Speicherung, Strukturierung, Anzeige, Berechnung (zum Beispiel der Vergütung der Fahrer, der Spesen und der Straßenmaut), Übermittlung zwischen berechtigten Nutzern, Übermittlung per E-Mail an die vom Kunden benannten Empfänger – Transportaufträge, Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Auftrags-Updates – und Löschung. Die Verarbeitung dauert für die Laufzeit des Kundenkontos zuzüglich der Löschfrist nach Abschnitt 11.

04Datenkategorien & betroffene Personen#

• Betroffene Personen — Mitarbeiter und Fahrer des Kunden; Kinder von Fahrern, nur mit ihrem Geburtsdatum oder voraussichtlichen Geburtstermin, in einem Urlaubsantrag; Ansprechpartner der Partner, Versender und Frachtführer des Kunden; auf Kontoauszügen erscheinende Zahler.
• Datenkategorien — Namen, geschäftliche Kontaktdaten, Funktionen; Auftrags- und Sendungsdaten; Rechnungsdaten; Kontoauszugspositionen (Name der Gegenpartei, IBAN, Betrag, Datum, Verwendungszweck); Lohnaufzeichnungen der Fahrer (Grundvergütung, die Standardsätze des Kunden und etwaige für einzelne Fahrer festgelegte Sätze, Schichten (Tage auf Tour), Fahrstunden und Strecke, nachts gefahrene Kilometer und Nächte mit Nachtarbeit, Tage und Kilometer an gesetzlichen Feiertagen, Zulagen und Abzüge mit ihren Gründen, die Steuern des Arbeitgebers, die der Kunde für seine eigenen Kostenberichte eintragen kann, sowie der Bruttolohn, die davon einbehaltenen Beträge, die Arbeitgeberbeiträge und der Nettolohn, wie die Buchhaltung des Kunden sie berechnet hat und der Kunde sie hochlädt), die der Fahrer auch in der Fahrer-App und auf der Lohnabrechnung sieht – mit Ausnahme der für Kostenberichte eingetragenen Steuern des Arbeitgebers, die dem Fahrer nie angezeigt werden.
• Identität und Führerscheinangaben der Fahrer – Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Wohnsitzland, Kontaktdaten, Führerscheinklassen und deren Gültigkeitsdaten für die Fahrer, die der Kunde mit der Fahrer-App verbindet.
• Arbeitsereignisse mit Standort – Ankünfte, Beladung und Entladung, Warten auf Dokumente, Abfahrten und Probleme an einem Stopp, Ankünfte an und Abfahrten von gespeicherten Orten, Plomben (jeweils mit der Ladeeinheit, an der sie angebracht ist, und dem Kennzeichen dieser Einheit), die Angabe an einem Ladestopp, dass keine Plombe erforderlich ist, Ablieferungsnachweise sowie Schadens- und Mängelmeldungen, jeweils mit der Position des Telefons in diesem Moment, sofern der Fahrer dies erlaubt (ausgewogene Genauigkeit, etwa 100 Meter, oder die ungefähre Position, wenn der Fahrer nur diese erlaubt; ausschließlich beim Ereignis selbst erfasst, niemals fortlaufend oder im Hintergrund; liefert das Telefon innerhalb von etwa 4 Sekunden keine Position, dann die letzte, die es bereits hat, sofern sie nicht älter als 2 Minuten ist – diese kann genauer als 100 Meter sein); für jede Ankunft, Beladung oder Entladung, jedes Warten auf Dokumente, jede Abfahrt, jede Ankunft an oder Abfahrt von einem gespeicherten Ort, jede Plombe, jede Angabe, dass keine Plombe erforderlich ist, jeden Ablieferungsnachweis und jedes Problemfoto, ob der Lkw am Stopp war: die letzte Position des Lkw aus dem verbundenen Telematikkonto des Kunden, sofern sie höchstens 15 Minuten vor dem Ereignis erfasst wurde – oder, wenn keine verwendbar ist, die Position des Telefons –, verglichen mit dem Standort des Stopps; festgehalten werden das Ergebnis, welche Position verwendet wurde, die Entfernung und der Zeitpunkt dieser Position, nicht die Position des Lkw selbst. Eine Mängelmeldung eröffnet einen Reparaturauftrag in den Wartungsunterlagen des Kunden, und die Antwort eines Fahrers, dass das Fahrzeug nicht gefahren werden kann, nimmt es aus der Planung des Kunden, bis der Kunde es freigibt. Ältere Ablieferungsaufzeichnungen können zudem die Unterschrift der Person enthalten, die die Ware entgegengenommen hat, mit derselben Position und demselben Abgleich. Schaltet der Kunde für einen Auftrag Auftrags-Updates ein, werden der Beginn der Tour, mit der dieser Auftrag befördert wird, sowie die Zeitpunkte, zu denen der Fahrer seine Ankunft an den Stopps des Auftrags und seine Abfahrt von dort erfasst hat, in die E-Mails an die Empfänger beim Auftraggeber des Kunden aufgenommen – ohne den Namen des Fahrers und ohne jede Position.
• Fotografien, die in der Fahrer-App aufgenommen werden und auf denen zufällig Personen zu sehen sein können, die weder Beschäftigte des Kunden noch Nutzer von Frachta sind.
• Auf Lieferdokumenten genannte Personen – ein Ablieferungsnachweis ist eine Fotografie der unterschriebenen Lieferdokumente und zeigt die darauf stehenden Namen und Unterschriften; ältere Ablieferungsaufzeichnungen enthalten zudem Namen und Funktion der Person, die den Empfang der Sendung auf dem Telefon des Fahrers unterschrieben hat, sowie etwaige bei der Übergabe gemachte Anmerkungen. Schaltet der Kunde für einen Auftrag Auftrags-Updates ein, wird der Ablieferungsnachweis dieses Auftrags – die eigene Datei des Kunden oder andernfalls bis zu drei Fotografien des Fahrers – der E-Mail beigefügt, die den Empfängern beim Auftraggeber des Kunden mitteilt, dass der Auftrag zugestellt wurde.
• Telematikdaten über namentlich benannte Fahrer – wenn der Kunde ein Telematikkonto verbindet: Fahrernamen, Fahrerkartennummern, Lenk-, Arbeits-, Bereitschafts- und Ruhezeiten sowie der Positionsverlauf der Fahrzeuge. Dieser Verlauf umfasst Beginn und Ende jeder Fahrt mit Zeit und Ort sowie ihre Strecke und jede Veränderung des Tankinhalts mit Zeit und Ort, jeweils mit dem Fahrer, den der Anbieter erkannt hat; die Grenzübertritte des Fahrzeugs; sowie seine täglichen Kilometer- und Kraftstoffzählerstände. Beim Verbinden des Kontos werden bis zu 13 Monate dieses Verlaufs kopiert. Daraus ermittelt die Plattform, welcher Fahrer an welchem Tag in welchem Land war – bei einer Fahrt, die der Anbieter keinem Fahrer zugeordnet hat, unter der Annahme, dass der Fahrer, der das Fahrzeug zuletzt gefahren hat, es behielt, bis jemand anderes es fuhr oder vier Tage vergangen waren –, und zwar für die Spesen und die Berichte zu Entsendung und Kabotage des Kunden. Zahlt der Kunde Zuschläge für Nachtarbeit oder für gesetzliche Feiertage, werden die Zeiten und Strecken der Fahrten eines Fahrzeugs während der Tour eines Fahrers zur Berechnung dieser Zuschläge verwendet. Zahlt der Kunde nach Stunden, werden die Fahrstunden dieser Fahrten zur Berechnung der Stundenvergütung verwendet; der Kunde kann sie korrigieren. Der Kraftstoffbericht führt jeden Abfall des Tankinhalts eines Fahrzeugs um 5 Liter oder mehr mit dem Fahrer auf, den der Anbieter in diesem Moment erkannt hat.
• Abwesenheit, Urlaub und Dokumente der Fahrer – Art der Abwesenheit (Freistellung, Urlaub oder Krankheit), Zeitraum, Genehmigungsstatus sowie eine Anmerkung bei Freistellung oder Urlaub (eine krankheitsbedingte Abwesenheit hat keine); die Anträge, die Fahrer in der App stellen (Jahresurlaub, unbezahlter Urlaub, Mutterschaftsurlaub, Vaterschaftsurlaub und Elternzeit; Kündigung mit Kündigungsgrund, Begründung und letztem Arbeitstag), sowie Erklärungen; die gezeichnete Unterschrift auf den in der App unterschriebenen Dokumenten; bei einer Kündigung die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur signierte Datei – mit eParaksts, wenn der Kunde in Lettland registriert ist, andernfalls mit einer anderen qualifizierten elektronischen Signatur eines Anbieters in der EU –, die das Zertifikat des Unterzeichners, oft mit einer Personenkennziffer, enthält, und der daraus entnommene Name. Bei einem Dokument auf Lettisch, Litauisch oder Deutsch wird die Position des Fahrers in der weiblichen Form geschrieben, wenn das Geschlecht des Fahrers weiblich ist.
• Besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO). Gesundheitsdaten gelangen auf drei Wegen auf die Plattform: über eine krankheitsbedingte Abwesenheit, beschränkt auf die Tatsache und den Zeitraum dieser Art von Abwesenheit, ohne Anmerkung; über eine als „Verletzung oder Krankheit“ gekennzeichnete Problemmeldung eines Fahrers, zusammen mit allem, was der Fahrer schreibt; und über einen Antrag auf Mutterschaftsurlaub, der zeigt, dass die Fahrerin schwanger ist, und den Urlaubszeitraum sowie den voraussichtlichen Geburtstermin enthält. In keinem der drei Fälle fragt die Plattform nach einer Diagnose oder einer ärztlichen Bescheinigung: Für den Mutterschaftsurlaub fragt sie nur nach dem Zeitraum, den die ärztliche Bescheinigung angibt. Die Benachrichtigung und die E-Mail, die die Nutzer des Kunden über einen Antrag auf Mutterschaftsurlaub informieren, nennen ihn nur einen Urlaubsantrag. Ein Antrag auf Jahresurlaub kann zudem angeben, dass der Urlaub an den Mutterschaftsurlaub anschließt. Der Kunde ist der Verantwortliche und trägt die Verantwortung für die von ihm herangezogene Bedingung nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO. Kunden sollten prüfen, ob dies zusammen mit den vorstehenden Standort- und Arbeitszeitaufzeichnungen eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO erfordert.
• Chat zwischen der Disposition des Kunden und seinen Fahrern – die in der Fahrer-App ausgetauschten Nachrichten sowie die Meldung eines Fahrers zu einer Nachricht der Disposition, mit ihrem Grund.

05Weisungen & Vertraulichkeit#

Frachta verarbeitet diese Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Kunden — die Nutzung der Plattformfunktionen stellt die Weisung dar —, es sei denn, Unionsrecht oder lettisches Recht schreiben etwas anderes vor; in diesem Fall unterrichtet Frachta den Kunden vor der Verarbeitung, sofern das Recht dies nicht verbietet. Alle zur Verarbeitung befugten Personen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Gemeldete Chat-Nachrichten. Ein Fahrer kann eine Nachricht melden, die die Disposition des Kunden im Chat der Fahrer-App gesendet hat. Die Nutzer, die im Konto des Kunden die Rolle „Inhaber“ haben, werden daraufhin per E-Mail informiert – ohne den Text der Nachricht –, und befugte Support-Mitarbeiter von Frachta lesen die gemeldete Nachricht, den Namen des Disponenten, der sie gesendet hat, und die Notiz des Fahrers, um die Meldung zu bearbeiten; jeder solche Lesezugriff wird protokolliert. Mit diesem AVV weist der Kunde Frachta an, gemeldete Plattforminhalte – Nachrichten, Fotos und anderes gemeldetes Material – zu prüfen, soweit dies zur Untersuchung einer konkreten Meldung über eine missbräuchliche Nutzung, einen Missbrauch oder einen Verstoß gegen Plattformrichtlinien vernünftigerweise erforderlich ist, und geeignete Maßnahmen zu ergreifen; das Lesen einer gemeldeten Chat-Nachricht, des Namens des sendenden Disponenten und der Notiz des meldenden Fahrers, wie oben beschrieben, ist ein Anwendungsfall davon. Bei der Notiz des Fahrers handelt es sich um eigene Daten des Fahrers, die Frachta als Verantwortlicher speichert: Sie wird dem Kunden nicht angezeigt und wird gelöscht, wenn der Fahrer sein Konto löscht.

Support für Fahrer. Befugte Support-Mitarbeiter von Frachta können das App-Konto eines Fahrers öffnen, um den Fahrer zu unterstützen. Von den Daten des Kunden sehen sie nur die Verknüpfung des Kunden mit diesem Fahrer samt Status und Datumsangaben sowie Zahlen zur Arbeit des Fahrers – gestartete und beendete Touren, Stopp-Ereignisse, hochgeladene Fotos, unterschriebene Dokumente, eingereichte Anträge und gesendete Chat-Nachrichten, in den letzten 30 Tagen und insgesamt, sowie die Tage, an denen der Fahrer aktiv war –, summiert über alle Frachtführer, mit denen der Fahrer verknüpft ist oder war, den Kunden eingeschlossen, und niemals nach Frachtführern aufgeschlüsselt; niemals die Aufzeichnungen selbst oder den Text einer Nachricht. Die Mitarbeiter können den Fahrer außerdem abmelden und das Konto des Fahrers sperren, wodurch sich der Fahrer nicht mehr anmelden kann; die Verknüpfung des Kunden mit dem Fahrer und die Aufzeichnungen des Kunden bleiben unberührt. Jedes Öffnen eines Kontos und jede Handlung wird im Audit-Protokoll unter Angabe des Mitarbeiters und, bei einer Handlung, des Grundes erfasst. Der Kunde weist Frachta an, seine Daten auf diese Weise zu verarbeiten.

Auftrags-Updates an die Auftraggeber des Kunden. Schaltet der Kunde für einen Auftrag Auftrags-Updates ein, sendet Frachta eine E-Mail an die Adressen, die der Kunde dafür eingibt – höchstens fünf, die die Plattform aus der Partnerkarte des Auftraggebers und dessen Kontakten vorschlagen kann –, sobald der Auftrag einen der folgenden Status erreicht: bestätigt, auf dem Weg zur Beladung, Beladung, unterwegs, Entladung, zugestellt oder storniert; Status, die kurz nacheinander erreicht werden, werden in einer E-Mail zusammengefasst. Eine E-Mail betrifft nur diesen Auftrag: seine Stopps mit ihren geplanten Zeiten und den Zeitpunkten, zu denen der Fahrer Ankunft und Abfahrt erfasst hat, den Beginn der Tour, mit der der Auftrag befördert wird, die Ware sowie die Kennzeichen von Lkw und Anhänger; der E-Mail zur Zustellung wird der Ablieferungsnachweis beigefügt – die eigene Datei des Kunden oder andernfalls bis zu drei Fotografien des Fahrers. Sie enthält niemals den Preis, den Namen des Fahrers oder einen anderen Auftrag. Jeder Empfänger erhält eine eigene Kopie, sodass kein Empfänger die Adresse eines anderen sieht. Die E-Mail wird über den eigenen Postausgangsserver des Kunden versendet, sofern einer eingerichtet ist, andernfalls über den E-Mail-Dienst von Frachta im Namen des Kunden, mit dem Zusatz „via Frachta“ und mit der Adresse des Nutzers, der den Auftrag angelegt hat, als Antwortadresse. Jede E-Mail enthält einen Link zu einer Seite, auf der ihre Empfänger die Updates zu diesem Auftrag abbestellen können; der Kunde wird dann informiert, und die Updates beginnen erst wieder, wenn der Kunde sie erneut einschaltet. Ein Protokoll jeder E-Mail – an wen, welcher Status, wann und ob sie gesendet wurde – wird beim Auftrag aufbewahrt. Der Kunde weist Frachta an, seine Daten auf diese Weise zu verarbeiten, und gibt nur die Adressen von Personen ein, die diese Updates erwarten.

06Sicherheitsmaßnahmen (Art. 32)#

Frachta setzt geeignete technische und organisatorische Maßnahmen um, darunter:

• Verschlüsselung bei der Übertragung (TLS) für alle Verbindungen; gehashte Zugangsdaten sowie einmalig verwendbare, gehashte Anmelde- und Verifizierungstoken.
• Mandantentrennung, die zusätzlich zu den Prüfungen in der Anwendung auf Datenbankebene durchgesetzt wird (Row-Level Security).
• Zugriff nach dem Prinzip der geringsten Rechte — die Anwendung läuft unter einer eingeschränkten Datenbankrolle; administrative Zugriffe sind begrenzt und werden protokolliert.
• Hochgeladene Dateien werden unter zufällig erzeugten Namen mit Typ- und Größenbeschränkungen gespeichert; sicherheitsrelevante Vorgänge werden in einem verketteten Audit-Protokoll erfasst, sodass jede Änderung oder Entfernung eines Eintrags erkannt werden kann.
• Hosting in der EU, Trennung der Umgebungen und verschlüsselte externe Backups — sie werden auf unseren Servern verschlüsselt, bevor sie übertragen werden, sodass der Speicheranbieter nur Chiffrat vorhält.

07Unterauftragsverarbeiter#

Der Kunde genehmigt die folgenden Unterauftragsverarbeiter; die Liste umfasst keine Anbieter, die für die betreffenden Daten als eigenständige Verantwortliche handeln (zum Beispiel Montonio für Zahlungsdaten, wie unten beschrieben). Frachta kündigt Änderungen dieser Liste vorab an (in der Anwendung oder per E-Mail) und gibt dem Kunden Gelegenheit, aus berechtigtem Grund zu widersprechen:

• Hetzner Online GmbH (Deutschland; Server in Helsinki, Finnland, im Rechenzentrum der Hetzner Finland Oy) — betreibt die Server und die Datenbank der Plattform, den Domain-Namensdienst (DNS) sowie den eigenen Karten- und Routenserver von Frachta, der aus OpenStreetMap-Daten die Karten zeichnet und Lkw-Routen plant; die Punkte einer Route und die Abmessungen eines Lkw bleiben auf diesen Servern und gelangen an keinen Dritten.
• E-Mail — der eigene Mailserver von Frachta auf den oben genannten Hetzner-Servern stellt Verifizierungs-, Benachrichtigungs- und Dokumenten-E-Mails zu sowie die E-Mails, die der Kunde über die Plattform an seine eigenen Kontakte sendet – Transportaufträge, Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Auftrags-Updates –, wenn sie über den E-Mail-Dienst von Frachta mit dem Zusatz „via Frachta“ versendet werden, ohne weiteren E-Mail-Anbieter dazwischen. Richtet der Kunde in der Plattform einen eigenen Postausgangsserver ein, werden diese E-Mails stattdessen über diesen Server versendet — also über einen Anbieter, den der Kunde selbst beauftragt, nicht über einen von Frachta beauftragten.
• PostHog (EU-Cloud) — Produktanalyse: welche Funktionen genutzt werden, verknüpft mit internen Nutzer- und Unternehmensnummern — nie mit Namen, E-Mail-Adressen oder Inhalten. Seitenaufruf-Analysen im Browser laufen nur für Nutzer, die in Analyse-Cookies einwilligen. In der Fahrer-App zählt PostHog Bildschirme und Arbeitsschritte nur bei Fahrern, die zustimmen, verknüpft mit der internen Nummer des Fahrerkontos.
• Sentry (Functional Software, Inc.; EU-Datenregion — Deutschland) — Fehler- und Leistungsüberwachung, um die Plattform stabil zu halten: der Fehler, die Adresse, unter der er auftrat, und der Browser- oder Gerätetyp. Anmeldedaten, Anfrageinhalte und IP-Adressen werden entfernt, bevor ein Bericht unsere Server verlässt; ein Bericht aus dem Browser eines Nutzers geht direkt an Sentry und zeigt Sentry, wie jede Webanfrage, die IP-Adresse dieses Nutzers. Für eine kleine Stichprobe von Seitenaufrufen und Anfragen erhält Sentry außerdem, wie lange sie gedauert haben; diese Angaben werden auf dieselbe Weise behandelt. Aus der Fahrer-App erhält Sentry Absturz- und Leistungsberichte, die nur mit der internen Nummer des Fahrerkontos verknüpft sind und aus denen Anfrageinhalte, E-Mail-Adressen und Anmeldedaten auf dem Telefon entfernt werden. Gesondert davon erfasst eine in die App eingebaute native Komponente der Sentry-Bibliothek bei jeder Nutzung nur, ob diese mit einem Absturz endete; vor der Anmeldung trägt dieser Eintrag statt einer Kontonummer eine zufällige Installationskennung und ist nicht mit dem Fahrer verknüpft. Mit Einwilligung des Fahrers erhält Sentry außerdem anonyme Diagnoseberichte aus der Fahrer-App – Anzahlen, Speichergrößen, Bildschirmnamen, die App-Version sowie Modell und System des Telefons, ohne Kontonummer, IP-Adresse oder Standort – in einem eigenen Projekt, getrennt von den Absturzberichten.
• Sind die generativen KI-Funktionen von Sentry (Seer) aktiviert, können einige der vorstehenden Daten mithilfe von KI-Modellen verarbeitet werden, die – je nach Funktion – von Sentrys eigenen Unterauftragsverarbeitern bereitgestellt werden, darunter Anthropic PBC und OpenAI in den Vereinigten Staaten. Sentry erklärt, dass diese Daten nicht ohne Erlaubnis zum Training von Modellen verwendet werden.
• Anthropic (Vereinigte Staaten) — das Modell hinter den optionalen KI-Funktionen der Plattform; nur für die Funktion eingesetzt, die der Kunde tatsächlich nutzt. Es erhält, was diese Funktion ihm sendet, und sonst nichts: bei einem Company Check die eingegebenen Unternehmensangaben, die Ergebnisse aus öffentlichen Quellen und – ist das geprüfte Unternehmen auf der Plattform – dessen Verifizierungsstatus, die Zahl abgeschlossener Geschäfte und die Bewertungen, wobei es bis zu vier Websuchen zu dem Unternehmen durchführen kann; eine hochgeladene Reparaturrechnung zusammen mit den Reparaturpositionen des Werkstattauftrags, um die Rechnungspositionen auszulesen; im Routenplaner die Kennzeichen der Lkw und die für sie eingegebenen Planungsregeln, die Anweisung des Disponenten und die Ladungen als Land-zu-Land-Angaben mit ihrem Gewicht – ohne Adressen; sowie Texte für Neuigkeiten oder Anleitungen, um sie zu entwerfen und zu übersetzen. Es wird nicht dazu eingesetzt, Entscheidungen über eine betroffene Person zu treffen, und sein Ergebnis hat beratenden Charakter. Seine Nutzung für Support-Tickets und Sicherheitsprüfungen ist eine eigene Verarbeitung von Frachta, beschrieben in der Datenschutzerklärung.
• Montonio Finance, UAB (Litauen) — Zahlungen für alles, was auf der Plattform gekauft wird; mit jeder Bestellung erhält Montonio, was gekauft wurde, Name, USt-IdNr. und Anschrift des Kunden sowie Name und E-Mail-Adresse des zahlenden Nutzers (die öffentliche E-Mail-Adresse des Kunden, falls keine vorhanden ist). Montonio handelt für Zahlungsdaten als eigenständiger Verantwortlicher, nicht als Unterauftragsverarbeiter.
• SMS-Anbieter (Esteria, EU) — stellt Verifizierungs- und Benachrichtigungs-SMS zu und wird bei jeder SMS angewiesen, weder ihren Text noch die Nummer, an die sie gesendet wurde, zu speichern.
• Backblaze (B2 Cloud Storage, EU Central — Amsterdam) — speichert unsere externen Backups. Die Daten werden verschlüsselt, bevor sie unsere Server verlassen; Backblaze kann sie nicht lesen.
• Expo (650 Industries, Inc., Vereinigte Staaten) — stellt Push-Benachrichtigungen an die Fahrer-App zu und leitet jede an den Push-Dienst von Apple (APNs) oder an Firebase Cloud Messaging von Google weiter. Für jede Benachrichtigung erhält Expo das Push-Token des Telefons, einen kurzen allgemeinen Text in der Sprache des Fahrers – niemals den Text einer Chat-Nachricht; eine Einladung nennt das einladende Unternehmen – und einen Link zu dem Bildschirm, den sie öffnet.

08Unterstützung des Verantwortlichen#

Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützt Frachta den Kunden mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen bei der Erfüllung von Betroffenenanfragen (Art. 12–23) sowie bei der Einhaltung seiner Pflichten nach Art. 32–36 (Sicherheit, Meldung von Verletzungen, Datenschutz-Folgenabschätzungen), soweit Frachta die Informationen zur Verfügung stehen.

Für PostHog, dessen Aufbewahrungsfrist wir in den Einstellungen von PostHog nicht verkürzen können, führen wir einzelne Löschanträge betroffener Personen (Art. 17) selbst über die PostHog-API aus.

09Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten#

Frachta benachrichtigt den Kunden unverzüglich, nachdem Frachta von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten Kenntnis erlangt hat, die die Daten des Kunden betrifft, und stellt die Informationen bereit, die der Kunde für seine eigenen Meldepflichten nach Art. 33–34 DSGVO vernünftigerweise benötigt.

10Internationale Übermittlungen#

Die Verarbeitung findet in der EU statt, ausgenommen bei Anthropic (Vereinigte Staaten; Grundlage: Standardvertragsklauseln, kein Angemessenheitsbeschluss), das nur für die optionalen KI-Funktionen eingesetzt wird, und bei Expo (Vereinigte Staaten), das Push-Benachrichtigungen an die Fahrer-App zustellt. Jede Übermittlung außerhalb des EWR erfolgt nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses – einschließlich des Beschlusses zum Datenschutzrahmen EU-USA (EU-U.S. Data Privacy Framework) – oder von Standardvertragsklauseln und ist in der vorstehenden Liste der Unterauftragsverarbeiter abgebildet. Die Übermittlung an Expo stützt sich auf die Zertifizierung der 650 Industries, Inc. nach diesem Datenschutzrahmen.

11Rückgabe & Löschung der Daten#

Die vom Kunden verantworteten Daten werden so lange aufbewahrt, wie das Konto besteht, einschließlich der Daten eines Moduls, das der Kunde gekündigt hat. Löscht der Inhaber des Kundenkontos das Konto, löscht oder anonymisiert Frachta diese Daten 48 Stunden, nachdem der Inhaber die Löschung bestätigt hat – bis dahin kann die Löschung abgebrochen werden –, sofern nicht EU- oder lettisches Recht eine längere Speicherung verlangt (etwa für Buchhaltungsunterlagen) oder ein Legal Hold gilt. Vor der Schließung des Kontos kann der Kunde seine Daten über die Exportfunktionen der Plattform ausleiten.

Verschlüsselte Backups werden mehrmals täglich erstellt und rotieren in einem Zyklus von bis zu sechs Monaten. Von der Plattform gelöschte Daten sind dort sofort verschwunden; die letzte Backup-Kopie verschwindet mit dieser Rotation. Backups werden ausschließlich zur Notfallwiederherstellung eingespielt, nie zur Wiederherstellung einzelner gelöschter Datensätze.

Der Telematikverlauf, den Frachta aus dem Telematikkonto des Kunden kopiert – Fahrten, Grenzübertritte, tägliche Kilometer- und Kraftstoffzählerstände und Veränderungen des Tankinhalts, einschließlich bis zu 13 Monaten aus der Zeit vor der Verbindung –, wird aufbewahrt, solange das Konto des Kunden besteht, und mit ihm gelöscht; Tankfüllstands- und Temperaturmesswerte werden zwei Jahre nach ihrer Erfassung gelöscht.

12Überprüfungen & Auskünfte#

Frachta stellt die Informationen bereit, die zum Nachweis der Einhaltung von Art. 28 DSGVO erforderlich sind, und ermöglicht Überprüfungen — in der Regel durch Dokumentation und Nachweise Dritter; Vor-Ort-Prüfungen erfordern eine angemessene Vorankündigung, Zugang zu Geschäftszeiten und Vertraulichkeitszusagen und erfolgen auf Kosten des Kunden.

13Laufzeit & Haftung#

Dieser AVV gilt, solange Frachta personenbezogene Daten für den Kunden verarbeitet. Die Haftung richtet sich nach den Beschränkungen der AGB, soweit Art. 82 DSGVO dies zulässt.

14So schließen Sie diesen AVV#

Dieser AVV ist Bestandteil der AGB und gilt automatisch für jeden Kunden. Enterprise-Kunden, die ein gegengezeichnetes Exemplar, einen individuellen Sicherheitsanhang oder ein Gespräch über Prüfungen benötigen, schreiben an privacy@frachta.lv — wir kümmern uns darum.

Dieser AVV wird auf Englisch und in Übersetzung veröffentlicht. Weicht eine Übersetzung vom englischen Text ab, geht der englische Text vor.

15Kontakt#

Fragen zu diesem AVV? Schreiben Sie an privacy@frachta.lv. Auftragsverarbeiter ist SIA "HEIDA LTD", Registernummer 40203741048, USt-IdNr. LV40203741048, Spāres iela 3A, Rīga, LV-1002, Lettland. Verwandte Dokumente: Datenschutzerklärung, AGB, Cookie-Richtlinie und DSGVO.