Ihre Daten, Ihre Kontrolle.

01Überblick#

Diese Erklärung erläutert, welche personenbezogenen Daten Frachta verarbeitet, zu welchem Zweck, auf welche Rechtsgrundlagen wir uns stützen und wie Sie Ihre Rechte ausüben können. Sie gilt für die Frachta-Plattform und die Website unter frachta.lv und richtet sich an unsere Geschäftsnutzer — Spediteure, Frachtführer und deren Mitarbeiter.

02Identität und Kontakt des Verantwortlichen#

SIA "HEIDA LTD", Registernummer 40203741048, USt-IdNr. LV40203741048, Spāres iela 3A, Rīga, LV-1002, Lettland ist der Verantwortliche für personenbezogene Daten, die über die Plattform verarbeitet werden („Frachta“, „wir“).

Für alle Datenschutzangelegenheiten schreiben Sie an privacy@frachta.lv.

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten bestellt: Unsere Verarbeitung erfüllt die Kriterien des Art. 37 Abs. 1 DSGVO nicht — wir sind keine Behörde, und weder die regelmäßige umfangreiche Überwachung von Personen noch die umfangreiche Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten gehört zu unserer Kerntätigkeit. Datenschutzanliegen bearbeitet die Geschäftsführung unter der oben genannten Adresse.

03Kategorien personenbezogener Daten, die wir erheben#

Je nachdem, wie Sie Frachta nutzen, verarbeiten wir möglicherweise die folgenden Kategorien. Ein Teil dieser Daten wird nicht von Ihnen, sondern von anderen Nutzern eingegeben — etwa wenn ein Geschäftspartner Ihren Namen und Ihre Telefonnummer als Kontakt zu einem gemeinsamen Auftrag hinterlegt:

• Konto- & Unternehmensdaten — Name, geschäftliche E-Mail, Telefonnummer, Funktion, Firmenname, Register- und USt-IdNr.
• Betriebsdaten — Ladungen, Aufträge, Frachtaufträge, e-CMR- und Rechnungsdatensätze, die Sie erstellen, einschließlich der von Ihnen eingegebenen Kontaktdaten von Fahrern und Vertragspartnern.
• Finanzdaten — hochgeladene Kontoauszüge und Zahlungsabgleichsdaten (siehe Abschnitt 06), Rechnungen und Zahlungsdatensätze.
• Verifizierungs- & Due-Diligence-Daten — Handelsregister- und EU-VIES-USt-Abfragen zur Prüfung, dass ein Konto zu einem echten Unternehmen gehört, sowie — wenn ein Nutzer eine Partnerprüfung durchführt — Daten aus öffentlichen Registern, Finanzdaten und Daten aus EU-/UN-/OFAC-Sanktionslisten zum geprüften Unternehmen, die Namen seiner Eigentümer oder Geschäftsführung enthalten können.
• Nutzungs-, Geräte- & Protokolldaten — IP-Adresse, Browser und auf der Plattform ausgeführte Aktionen (Sicherheits- und Audit-Protokolle).
• Kommunikation — Support-Tickets, Plattform-Chat und Korrespondenz mit uns.
• Daten der Fahrer-App – wenn ein Frachtführer seine Fahrer in die Frachta-Fahrer-App einlädt: Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Wohnsitzland, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Führerscheinklassen des Fahrers samt deren Gültigkeitsdaten; Anmeldungen, die IP-Adresse des Geräts und die App-Aktivität; Auftragsereignisse und die von den Fahrern eingereichten Dokumente; ein ungefährer Standort und Fotografien wie nachstehend beschrieben.
• Standort bei einem Arbeitsereignis – wenn ein Fahrer einen Stopp, eine Plombe oder einen Ablieferungsnachweis erfasst, hängt die App die Position des Geräts an, sofern der Fahrer dies erlaubt hat. Die App fordert vom Betriebssystem eine Ortung mit ausgewogener Genauigkeit an – auf Straßenebene, in der Größenordnung von hundert Metern, keine punktgenaue Ortung – und nur im Moment dieser Handlung. Es findet keine fortlaufende Ortung und keine Ortung im Hintergrund statt, die App verfolgt einen Fahrer niemals zwischen einzelnen Ereignissen, und eine Handlung wird auch dann abgeschlossen, wenn der Fahrer die Erlaubnis verweigert oder das Gerät keine Position ermitteln kann.
• Standortabgleich – die Position wird mit dem Ort verglichen, an dem der Stopp erwartet wurde, und das Ergebnis wird zusammen mit dem Ereignis gespeichert: ob sie übereinstimmte und wie groß die Entfernung war. Es ist eine Aufzeichnung, niemals eine Sperre; keine Handlung wird deswegen verweigert. Weil es sich um eine dauerhafte Aufzeichnung darüber handelt, ob ein Arbeitnehmer dort war, wohin ihn der Auftrag geführt hat, wird dies hier gesondert dargestellt und nicht in den „Auftragsereignissen“ belassen.
• Fotografien – in der App aufgenommene Bilder von Checklisten, Plomben, Ablieferungsnachweisen und Problemmeldungen. Eine Fotografie an einer Laderampe oder an einem Lagertor kann Personen zeigen, die weder unsere Kunden noch unsere Nutzer sind; diese Personen erscheinen darauf allein deshalb, weil das Bild dort aufgenommen wurde, wo die Arbeit stattfand.
• Die Person, die den Empfang der Ware bestätigt – bei der Ablieferung erfasst die App Namen und Funktion derjenigen Person, die die Sendung entgegennimmt, zusammen mit dem Ort und etwaigen Anmerkungen. Diese Person ist in der Regel weder unser Kunde noch unser Nutzer: Ihr Name steht in der Aufzeichnung, weil ein Ablieferungsnachweis ohne ihn nichts nachweist.
• Ihre Bewertung von Frachta – wenn Sie sich entscheiden, die Plattform zu bewerten: die Bewertungsnote, der von Ihnen verfasste Text, der Name und die Funktion, unter denen Sie genannt werden möchten, und ob Sie einer Veröffentlichung zugestimmt haben. Eine Bewertung ist niemals erforderlich, und an Ihrem Konto ändert sich nichts, wenn Sie die Anfrage ignorieren oder ablehnen.
• Gerätekennungen – wenn Push-Benachrichtigungen aktiviert sind. Im Browser entsteht mit der Annahme der Abfrage ein Abonnement beim Push-Dienst Ihres eigenen Browsers, und wir speichern die Adresse, die er uns übergibt, damit wir daran senden können; dies ist heute im Einsatz. In der Fahrer-App entspricht dem ein Token, das eine Installation auf einem Gerät identifiziert; dieser Teil ist eingebaut, aber noch nicht aktiviert, und der Dienst, der das Token befördern würde, wird nachstehend unter den Empfängern aufgeführt, bevor die erste Benachrichtigung versendet wird. Keines von beiden ist ein Cookie oder eine IP-Adresse.
• Abwesenheit und Urlaub – wenn ein Frachtführer die Fahrer-App zur Verwaltung von Abwesenheiten nutzt: die Art der Abwesenheit (Freistellung, Urlaub oder Krankheit), der Zeitraum, ob sie genehmigt wurde, etwaige Anmerkungen sowie die Anträge, die ein Fahrer über die App stellt (zum Beispiel Urlaub, Elternzeit oder Kündigung).
• Gesundheitsdaten (eine besondere Kategorie personenbezogener Daten). Eine krankheitsbedingte Abwesenheit sagt etwas über die Gesundheit einer Person aus, und das Gesetz behandelt sie strenger als alles Übrige in dieser Aufzählung. Frachta erfasst nur, dass eine Abwesenheit von dieser Art war und in welchem Zeitraum sie bestand; nach einer Diagnose, einer ärztlichen Bescheinigung oder klinischen Angaben wird nicht gefragt, und solche Angaben sollen auch nicht eingetragen werden. Der Arbeitgeber ist für die Rechtsgrundlage nach Artikel 9 DSGVO verantwortlich, auf die er die Aufbewahrung stützt – im Beschäftigungskontext regelmäßig eine Pflicht aus dem Arbeits- und Sozialversicherungsrecht –, und dafür, dass in das Freitextfeld nicht mehr eingetragen wird, als dieses Recht verlangt.

04Zwecke & Rechtsgrundlagen#

Für jeden Zweck benennen wir eine Rechtsgrundlage nach Artikel 6 DSGVO:

• Bereitstellung & Absicherung des Dienstes (Konten, Frachtenbörse, TMS, Dokumente) — Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b.
• Unternehmensverifizierung, Aufbewahrung von Unterlagen, steuer- und buchhaltungsrechtliche Pflichten — rechtliche Verpflichtung, Art. 6 Abs. 1 lit. c.
• Verbesserung der Plattform, Verhinderung von Missbrauch und Betrug, Absicherung des Marktplatzes — berechtigte Interessen, Art. 6 Abs. 1 lit. f.
• Optionale Cookies, Analyse und Marketingnachrichten — Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a, verwaltet über das Einstellungscenter der Cookie-Richtlinie.

05Überwachung am Arbeitsplatz#

Ein Teil dessen, was die Fahrer-App aufzeichnet, ist der Sache nach eine Überwachung einer Person bei der Arbeit: wo sie sich befand, als sie einen Stopp abgeschlossen hat, ob dies dem Plan entsprach, und wann sie gefahren ist und wann sie gearbeitet und geruht hat. Wir stellen dies ausdrücklich dar, statt es in einer allgemeinen Aufzählung zu belassen, weil ein Arbeitnehmer ein Recht darauf hat, davon zu wissen.

Der Frachtführer entscheidet, nicht Frachta. Ihr Arbeitgeber entscheidet sich für den Einsatz der App, entscheidet, ob ein Telematikkonto verbunden wird, und ist der Verantwortliche für diese Daten – einschließlich etwaiger Pflichten, Sie zu informieren, Arbeitnehmervertretungen anzuhören oder, wo das nationale Recht dies verlangt, eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchzuführen. Frachta verarbeitet die Daten auf Weisung Ihres Arbeitgebers und nutzt sie nicht, um Entscheidungen über Sie zu treffen.

Daraus wird keine automatisierte Entscheidung über Sie getroffen. Ein Standort, der nicht übereinstimmt, wird aufgezeichnet und Ihrem Arbeitgeber angezeigt; die Software blockiert, verweigert oder sanktioniert deswegen nichts.

Abwesenheit ist keine Überwachung und wird auch nicht als solche behandelt. Eine Urlaubs- oder Krankheitsaufzeichnung besteht, weil jemand die Woche planen und eine arbeitsrechtliche Pflicht erfüllen muss. Sie ist für den Frachtführer sichtbar, der den Fahrer beschäftigt, und für sonst niemanden: nicht für andere Frachtführer, für die ein Fahrer tätig ist, und nicht für irgendjemanden, der an der Frachtenbörse handelt.

06Daten aus hochgeladenen Kontoauszügen#

Frachta ermöglicht das Hochladen von Kontoauszügen, um Zahlungen mit Rechnungen abzugleichen. Diese Dateien können personenbezogene und finanzielle Daten Dritter enthalten (Namen von Vertragspartnern, IBANs, Beträge, Daten und Verwendungszwecke), daher wird diese Verarbeitung gesondert beschrieben.

Wir extrahieren nur die für den Zahlungsabgleich erforderlichen Felder, speichern Dateien unter zufälligen Namen mit auf Ihren Unternehmens-Workspace beschränktem Zugriff und verwenden die Inhalte der Auszüge für keinen anderen Zweck. Mit dem Hochladen eines Auszugs bestätigen Sie, dass Sie zu dessen Weitergabe berechtigt sind. Auszüge werden mit Ihrem Konto oder auf Wunsch früher gelöscht.

07Datenweitergabe & Auftragsverarbeiter#

Wir geben Daten an geprüfte Auftragsverarbeiter im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverträgen weiter — und an andere Nutzer nur, soweit dies für Abschluss und Durchführung einer Ladung oder eines Auftrags erforderlich ist. So sind etwa Ihr Unternehmensprofil, Bewertungen und die Kontaktdaten, die Sie einem Angebot beifügen, für Vertragspartner sichtbar. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten.

• Hosting & Infrastruktur — EU-basierte Server für Plattform und Datenbank.
• E-Mail-Versand — Transaktions-E-Mails (Verifizierung, Magic Links, Benachrichtigungen).
• Analyse — PostHog (EU-Cloud), nur mit Ihrer Einwilligung.
• Zahlungen — Montonio, unser Zahlungsdienstleister für Planzahlungen, der für Zahlungsdaten als eigenständiger Verantwortlicher handelt.
• Fehlerüberwachung — Absturz- und Fehlerberichte, um die Plattform stabil zu halten.
• Werbemessung — Conversion-Tags von Google, LinkedIn und Meta, nur mit Ihrer Einwilligung (siehe Cookie-Richtlinie).
• SMS-Versand — Verifizierungscodes und betriebliche Benachrichtigungen über unseren EU-SMS-Anbieter (Esteria).
• Telematik – wenn Ihr Unternehmen sein Telematikkonto verbindet (Mapon, Wialon, Webfleet, ein rFMS-kompatibles Herstellersystem oder Ruptela), erhalten wir daraus auf Ihre Weisung nicht nur Fahrzeugdaten wie Kilometerstände und Betriebsstunden, sondern auch Daten über namentlich benannte Fahrer: Fahrernamen und Fahrerkartennummern, Lenk-, Arbeits-, Bereitschafts- und Ruhezeiten sowie den Positionsverlauf der von ihnen gefahrenen Fahrzeuge. Welche dieser Daten eingehen, hängt vom Anbieter und davon ab, was Ihr Telematikvertrag umfasst.
• Adresssuche – um einen Belade- oder Entladepunkt auf einer Karte zu verorten, übermitteln wir den Adresstext an Nominatim, den Geokodierungsdienst der OpenStreetMap Foundation. Wir übermitteln die Adresse, nicht Ihre Identität; Konto- oder Kontaktdaten werden dabei nicht mitgesendet.
• Elektronisches Signieren – wenn ein Dokument signiert werden muss, wird es zusammen mit dem Namen des Unterzeichners an einen qualifizierten Anbieter elektronischer Signaturen übermittelt; der Unterzeichner wählt dort sein Verfahren selbst (zum Beispiel Smart-ID, eParaksts oder einen Personalausweis). Dies wird derzeit vorbereitet und ist noch nicht aktiv: Bis dahin werden Dokumente ausschließlich innerhalb der Plattform signiert, und der Anbieter wird im Auftragsverarbeitungsvertrag benannt, bevor ihm das erste Dokument übermittelt wird.

08Internationale Übermittlungen#

Die Daten werden in der EU gehostet. Soweit eine Übermittlung außerhalb des EWR erforderlich ist, stützen wir uns auf einen Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln mit geeigneten Garantien. Eine Kopie der Garantien können Sie unter privacy@frachta.lv anfordern.

09Aufbewahrungsfristen#

Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie es für die oben genannten Zwecke erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist:

• Konto- & Unternehmensdaten — solange das Konto aktiv ist, danach Löschung oder Anonymisierung innerhalb von 12 Monaten nach Schließung.
• Rechnungen & Buchhaltungsunterlagen — die gesetzliche lettische Aufbewahrungsfrist für Buchhaltungsunterlagen (derzeit 5 Jahre, 10 Jahre für bestimmte Dokumente).
• Sicherheits- & Audit-Protokolle — bis zu 12 Monate, es sei denn, es gilt ein Legal Hold (etwa auf Ersuchen von Polizei oder Aufsichtsbehörde) oder die Einträge gehören zu einer laufenden Sicherheitsuntersuchung; dann werden sie bis zu dessen Aufhebung aufbewahrt.
• Hochgeladene Kontoauszüge — bis Sie sie löschen, spätestens mit der Kontoschließung.
• Backups — verschlüsselte Kopien mit einem Rotationszyklus von bis zu sechs Monaten. Gelöschtes verschwindet sofort von der Plattform und aus den Backups mit deren Rotation.
• Daten der Fahrer-App – Auftragsereignisse, die ihnen zugeordneten Standorte und Abgleichsergebnisse, Fotografien und eingereichte Dokumente werden aufbewahrt, solange der Fahrer mit dem Frachtführer verknüpft ist, und danach 24 Monate lang, weil sie der Nachweis für eine Ablieferung und für die Arbeitszeitaufzeichnung sind. Beendet ein Fahrer sein Konto, wird es sofort geschlossen; die Ereignisse verbleiben bei dem Frachtführer, dessen Arbeit sie dokumentieren.
• Bewertungen – aufbewahrt, solange die Bewertung Bestand hat. Der Widerruf der Einwilligung entfernt ein veröffentlichtes Zitat sofort von der Website; bitten Sie uns, die Bewertung zu löschen, wird sie vollständig entfernt. Über die oben beschriebene Backup-Rotation hinaus bewahren wir keine Kopie einer gelöschten Bewertung auf.
• Abwesenheitsaufzeichnungen – aufbewahrt, solange der Fahrer mit dem Frachtführer verknüpft ist, und danach für den Zeitraum, für den der Frachtführer nach dem für ihn geltenden Recht Beschäftigungsunterlagen aufbewahren muss. Krankheitsbedingte Abwesenheiten werden nach demselben Zeitplan gelöscht wie alle übrigen; sie werden nicht deshalb länger aufbewahrt, weil sie sensibler sind.

10Push-Benachrichtigungen#

Wenn Sie es erlauben, können wir Benachrichtigungen zu Vorgängen senden, die Ihr Handeln erfordern: ein neues Angebot, das Ihrer Suche entspricht, eine Nachricht, ein Dokument, das auf eine Signatur wartet, eine fällig werdende Rechnung. Bei der Registrierung werden Sie danach nie gefragt, es wird nichts gesendet, solange Sie die Abfrage des Browsers oder des Geräts nicht annehmen, und eine Ablehnung ändert sonst nichts an der Plattform.

Im Browser. Mit der Annahme entsteht ein Abonnement, das der Push-Dienst Ihres eigenen Browsers verwaltet – Google bei Chrome, Mozilla bei Firefox, Apple bei Safari –, und wir speichern die Adresse, die er uns übergibt, damit wir daran senden können. Die Nachricht selbst wird verschlüsselt, bevor sie uns verlässt, und kann nur von Ihrem Browser gelesen werden: Der Push-Dienst befördert sie, ohne sie einsehen zu können. Funktioniert ein Abonnement nicht mehr, löschen wir es.

In der Fahrer-App. Dieselbe Funktion ist eingebaut, aber nicht aktiviert: Es wird heute kein Token registriert und keine Benachrichtigung versendet. Sobald sie aktiviert wird, wird das Push-Token des Geräts von dem im Auftragsverarbeitungsvertrag benannten App-Benachrichtigungsdienst verarbeitet und an Apple oder Google weitergegeben, um das Mobilgerät zu erreichen. Dies wird dort aufgeführt, bevor die erste Benachrichtigung hinausgeht.

Sie können die Erlaubnis jederzeit in den Einstellungen Ihres Browsers oder Geräts widerrufen, ohne uns davon zu unterrichten. Wir werden darüber nicht benachrichtigt; wir können Sie dann schlicht nicht mehr erreichen, und das nicht mehr funktionierende Abonnement wird beim nächsten Versuch entfernt.

11Wenn wir Sie um eine Bewertung bitten#

Wir bitten den Inhaber eines Unternehmens um eine Bewertung, und nur dann, wenn die Plattform tatsächlich etwas für ihn geleistet hat: eine über die Frachtenbörse abgeschlossene Lieferung, oder zwei Tage nachdem ein kostenpflichtiges Modul gebucht wurde. Die Anfrage erscheint in der App, und dieselbe Anfrage geht einmalig per E-Mail an die Adresse des Inhabers — einmal, und ohne Wiederholung. Wir stützen uns auf unser berechtigtes Interesse daran, zu erfahren, ob das Produkt funktioniert, abgewogen gegen den geringen Aufwand, den dies für Sie bedeutet: ein Hinweis, den Sie schließen können und der endgültig ausbleibt, sobald Sie ihn dreimal geschlossen haben.

Dieselbe Anfrage geht an alle, die sie erreicht, mit denselben Links, unabhängig davon, was wir von ihnen erwarten. Wir fragen nicht nur die Kunden, von denen wir annehmen, dass sie zufrieden sind, und wir verbergen, verzögern oder filtern keine Bewertung wegen ihrer Note. Das Schließen des Hinweises legt ihn für sechs Monate beiseite; schließen Sie ihn zum dritten Mal, kehrt er nicht wieder. Mit dem Verfassen einer Bewertung endet die Anfrage sofort.

Sie können Bewertungsanfragen jederzeit vollständig abbestellen; schreiben Sie dazu an privacy@frachta.lv.

12Ihre Betroffenenrechte#

Nach der DSGVO haben Sie das Recht auf:

• Auskunft — eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten erhalten.
• Berichtigung — unrichtige oder unvollständige Daten korrigieren lassen.
• Löschung — Daten löschen lassen (das „Recht auf Vergessenwerden“).
• Einschränkung — die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken lassen.
• Datenübertragbarkeit — Ihre Daten in einem übertragbaren Format erhalten.
• Widerspruch — der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen oder zu Zwecken der Direktwerbung widersprechen.
• Widerruf der Einwilligung — jederzeit, ohne die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung zu berühren.

13So üben Sie Ihre Rechte aus#

Senden Sie Ihr Anliegen per E-Mail an privacy@frachta.lv. Wir antworten innerhalb eines Monats, wie von der DSGVO vorgeschrieben, und bitten Sie gegebenenfalls, Ihre Identität nachzuweisen. Ist ein Antrag offenkundig unbegründet oder exzessiv, können wir ihn ablehnen oder ein angemessenes Entgelt verlangen und begründen dies. Siehe auch die DSGVO-Seite.

14Automatisierte Entscheidungsfindung#

Frachta trifft keine automatisierten Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen. Die Unternehmensverifizierung und die Missbrauchsprävention umfassen automatisierte Prüfungen, doch jede Entscheidung, ein Konto abzulehnen oder zu sperren, wird von einem Menschen überprüft.

15Beschwerden bei einer Aufsichtsbehörde#

Sie können eine Beschwerde bei der lettischen Datenschutzbehörde (Datu valsts inspekcija) oder bei der Aufsichtsbehörde Ihres EU-Wohnsitzlandes einreichen. Wir würden uns freuen, jedes Anliegen zunächst direkt klären zu dürfen — schreiben Sie an privacy@frachta.lv.

16Änderungen dieser Erklärung#

Wir können diese Erklärung aktualisieren; über wesentliche Änderungen informieren wir in der Anwendung oder per E-Mail, und das Datum „zuletzt aktualisiert“ sowie die Version oben ändern sich entsprechend.

17Kontakt#

Fragen zu dieser Datenschutzerklärung? Schreiben Sie an privacy@frachta.lv. Verantwortlicher ist SIA "HEIDA LTD". Verwandte Dokumente: AGB, Cookie-Richtlinie, DSGVO und der Auftragsverarbeitungsvertrag.