Warum Frachta Rechnungen per Gutschrift korrigiert
In Frachta wird eine versendete oder bezahlte Rechnung nicht geändert, sondern per Gutschrift korrigiert, damit die Nummerierung lückenlos bleibt.
Jede in Frachta ausgestellte Rechnung gilt ab dem Moment ihrer Erstellung als endgültig: Die Beträge darauf lassen sich danach nicht mehr ändern, egal wie klein der Fehler ist. Das mag starr klingen, aber genau deshalb können Sie eine Rechnung einem Kunden oder Jahre später einem Prüfer vorlegen und sicher sein, dass sie genau das aussagt, was sie am Ausstellungstag aussagte.
Suchen Sie unter /tms/invoices die Rechnung, die Sie korrigieren möchten, und öffnen Sie sie. Frachta behandelt sie unterschiedlich, je nachdem, ob sie bereits versendet wurde, und genau das entscheidet über Ihren nächsten Schritt.
Wurde die Rechnung noch nicht versendet, haben Sie freie Hand: Löschen Sie sie und stellen Sie eine neue mit den richtigen Angaben aus, da kein Kunde die fehlerhafte Version je gesehen hat und nichts davon abhängt.
Wurde die Rechnung bereits versendet oder sogar bezahlt, kommt Löschen nicht mehr infrage. Die Korrektur erfolgt dann über eine Gutschrift zu dieser Rechnung, vom selben Beleg aus, sodass der Fehler offen rückgängig gemacht wird, statt still zu verschwinden.
Durch diese eine Regel bleibt Ihre Rechnungsnummerierung von der ersten bis zur letzten ausgestellten Rechnung lückenlos, und jede Korrektur erscheint als eigenes, verknüpftes Dokument statt als Lücke oder doppelt vergebene Nummer.
Das bewahrt Sie vor der unangenehmen Situation, Monate später erklären zu müssen, warum eine Rechnungsnummer fehlt oder welche von zwei Versionen derselben Rechnung die gültige ist; bei Frachta gibt es immer nur eine Antwort, und der Weg dorthin ist vollständig nachvollziehbar.