Warum Frachta Rechnungen per Gutschrift korrigiert
Frachta bearbeitet ausgestellte Rechnungen nie nachträglich, damit Nummernfolge und Prüfpfad lückenlos bleiben.
Frachta bewahrt jede ausgestellte Rechnung genau so, wie sie erstellt wurde – sobald eine Rechnung verschickt ist, lässt sie sich nicht mehr nachträglich ändern. Das schützt Ihre Nummernfolge und hält Ihren Prüfpfad verlässlich, was zählt, sobald ein Finanzprüfer, der Buchhalter eines Kunden oder Ihr eigener Buchhalter die Unterlagen einsehen muss.
Um einen Fehler zu korrigieren, öffnen Sie /tms/invoices und suchen die betreffende Rechnung. Wie Sie weiter vorgehen, hängt davon ab, ob die Rechnung dem Kunden bereits zugegangen ist.
Wurde die Rechnung noch nicht verschickt, können Sie sie einfach in /tms/invoices löschen und mit den richtigen Angaben neu ausstellen. Dabei entsteht keine Lücke und kein Duplikat in der Nummerierung, denn die Rechnung hat Ihr Haus nie wirklich verlassen.
Wurde die Rechnung bereits verschickt oder sogar bezahlt, ist Löschen keine Option mehr. Dann korrigieren Sie sie ausschließlich per Gutschrift, die Sie gegen die Originalrechnung im selben /tms/invoices-Bildschirm ausstellen. Die Gutschrift steht neben der Rechnung, die sie korrigiert, sodass jeder, der später die Unterlagen prüft, beide Dokumente sieht und nachvollziehen kann, was geschehen ist.
So läuft Ihre Rechnungsnummerierung immer lückenlos weiter – nichts wird übersprungen, doppelt vergeben oder nachträglich still verändert.
Das erspart Ihnen das unangenehme Gespräch mit einem Finanzprüfer über eine fehlende oder veränderte Rechnungsnummer – und Ihrem Kunden die Verwirrung, wenn seine Kopie nicht mehr mit Ihrem System übereinstimmt.