Warum Frachta-Rechnungen nach Ausstellung fix sind
Frachta ändert ausgestellte Rechnungen nie nachträglich, sondern korrigiert per Löschung oder Gutschrift, damit Nummerierung und Prüfpfad stimmen.
Im Bereich /tms/invoices behandelt Frachta jede ausgestellte Rechnung als festen, unveränderlichen Beleg und nicht als Dokument, das man später noch anpassen kann. Sobald eine Rechnung ausgestellt ist, lässt sich ihr Inhalt nicht mehr direkt bearbeiten, sodass die Beträge, Daten und Angaben, die Sie und Ihre Kunden zuerst sehen, dauerhaft im System bleiben, ohne später still verändert zu werden.
Stellen Sie eine Rechnung aus und bemerken sofort, dass sie noch nicht an den Kunden versendet wurde, können Sie sie einfach in /tms/invoices löschen und an ihrer Stelle eine neue mit den richtigen Angaben erstellen. Da das Original nie außerhalb Ihres Unternehmens angekommen ist, gibt es keine Verwirrung zu klären und nichts, was Sie gegenüber dem Kunden erklären müssen.
Wurde die Rechnung bereits versendet oder sogar bezahlt, ist Löschen nicht mehr das richtige Werkzeug, um einen Fehler zu beheben. Stattdessen öffnen Sie die Rechnung in /tms/invoices und stellen eine Gutschrift dazu aus, die den Fehler aufhebt, und erstellen anschließend bei Bedarf eine korrigierte Rechnung mit den richtigen Beträgen.
Dieser zweigleisige Ansatz hält Ihre Rechnungsnummerierung von der ersten bis zur aktuellsten Rechnung lückenlos. Jede vergebene Nummer bleibt irgendwo in der Reihe nachvollziehbar, entweder als weiterhin gültige Rechnung oder als Gutschrift, die klar mit der korrigierten Rechnung verknüpft ist, sodass keine Nummer einfach verschwindet oder versehentlich erneut vergeben wird.
So vermeiden Sie die deutlich unangenehmere Situation, in der eine Rechnung still nachträglich geändert wird, nachdem Kunde oder Finanzamt die erste Version bereits gesehen haben, sodass zwei unterschiedliche Versionen desselben Dokuments gleichzeitig im Umlauf sind, ohne jede Aufzeichnung, was, von wem und wann geändert wurde.