Eigene Nummernkreise für Aufträge und Rechnungen
Frachta ermöglicht getrennte Nummernkreise für Aufträge, Rechnungen und Gutschriften pro Unternehmen.
Die Nummerierungseinstellungen in Ihrem Frachta-Konto legen fest, wie Aufträge, Rechnungen und Gutschriften für Ihr Unternehmen nummeriert werden, wobei jede dieser Dokumentarten einen eigenen, getrennten Nummernkreis führt, sodass sich die Zähler nie überschneiden oder gegenseitig beeinflussen, unabhängig davon, wie viele Dokumente Ihr Unternehmen ausstellt.
Um das zu sehen, öffnen Sie Ihr Konto und gehen Sie zu /account#numeration. Dort finden Sie den Nummerierungsbereich für Ihr Unternehmen, in dem die Nummernkreise für Aufträge, Rechnungen und Gutschriften getrennt aufgeführt und jeweils eigenständig konfiguriert sind, statt sich einen gemeinsamen Zähler zu teilen.
Wenn Ihr Unternehmen bereits Aufträge, Rechnungen oder Gutschriften im Umlauf hat, zeigt Ihnen der Nummerierungsbildschirm einfach den bereits laufenden Nummernkreis für jede Art, sodass Sie auf einen Blick bestätigen können, dass Aufträge, Rechnungen und Gutschriften nicht in einer einzigen Folge vermischt werden.
Da die Nummernkreise nach Zweck getrennt sind, lässt eine ausgestellte Gutschrift Ihre Rechnungsnummern niemals weiterlaufen, und ein neuer Auftrag berührt niemals Ihre Rechnungs- oder Gutschriftenfolge. Jeder Nummernkreis läuft nur dann weiter, wenn ein Dokument dieser spezifischen Art erstellt wird, sodass jeder Zähler ausschließlich seinem eigenen Zweck zugeordnet bleibt. Das hält die Bearbeitung von Rechnungen und Gutschriften vorhersehbar, unabhängig davon, wie viele Aufträge Ihr Unternehmen verarbeitet.
Diese Struktur bewahrt Sie vor der Situation, in der sich Nummern verschiedener Dokumentarten vermischen, sodass es schwerfällt, einer Buchhaltung, einem Prüfer oder einer Steuerbehörde eine Lücke oder ein Duplikat zu erklären. Da Aufträge, Rechnungen und Gutschriften von Anfang an eigene Nummernkreise haben, lässt sich jede Nummer genau bis zu ihrem Platz zurückverfolgen.