Ваши данные — под вашим контролем.

01Общие положения#

Эта политика объясняет, какие персональные данные обрабатывает Frachta, зачем, на каких правовых основаниях мы это делаем и как вы можете реализовать свои права. Она распространяется на платформу Frachta и сайт frachta.lv и написана для наших бизнес-пользователей — экспедиторов, перевозчиков и их сотрудников.

02Контролер данных: сведения и контакты#

SIA "HEIDA LTD", регистрационный № 40203741048, номер НДС LV40203741048, Spāres iela 3A, Rīga, LV-1002, Латвия является контролером персональных данных, обрабатываемых через платформу («Frachta», «мы»).

По всем вопросам, связанным с защитой данных, пишите на privacy@frachta.lv.

Специалист по защите данных не назначен: осуществляемая нами обработка не отвечает критериям пункта 1 статьи 37 GDPR — мы не являемся публичным органом, и ни регулярное масштабное наблюдение за людьми, ни масштабная обработка данных особых категорий не относится к нашей основной деятельности. Вопросы конфиденциальности решает руководство компании по указанному выше адресу.

03Категории персональных данных, которые мы собираем#

В зависимости от того, как вы используете Frachta, мы можем обрабатывать перечисленные ниже категории. Часть этих данных вносите не вы, а другие пользователи — например, контрагент добавляет ваше имя и номер телефона как контакт в совместном заказе:

• Данные учётной записи и компании — имя, рабочая эл. почта, номер телефона, должность, название компании, регистрационный номер и номер НДС.
• Операционные данные — грузы, заказы, грузовые задания, e-CMR и счета, которые вы создаете, включая контактные данные водителей и контрагентов, которые вы вносите.
• Финансовые данные — загруженные банковские выписки и данные сверки платежей (см. раздел 06), счета и записи о платежах.
• Данные проверки и комплексной проверки — сведения из реестров предприятий и проверки номеров НДС в системе ЕС VIES, используемые для подтверждения того, что учётная запись принадлежит реальному бизнесу, а также — когда пользователь запускает проверку партнёра — данные публичных реестров, финансовые данные и данные санкционных списков ЕС/ООН/OFAC о проверяемой компании, которые могут включать имена её владельцев или членов правления.
• Данные об использовании, устройстве и журналы — IP-адрес, браузер и действия на платформе (журналы безопасности и аудита).
• Обращения — запросы в поддержку, чат внутри платформы и переписка с нами.
• Данные приложения для водителей — если перевозчик приглашает своих водителей в приложение Frachta для водителей: имя водителя, дата рождения, гражданство, страна проживания, адрес электронной почты, номер телефона, а также категории водительского удостоверения со сроками их действия; входы в систему, IP-адрес устройства и активность в приложении; события заданий и подаваемые водителем документы; приблизительное местоположение и фотографии, как описано ниже.
• Местоположение в момент рабочего события — когда водитель фиксирует остановку, пломбу или подтверждение доставки, приложение прикрепляет местоположение устройства, если водитель это разрешил. Приложение запрашивает у операционной системы определение местоположения сбалансированной точности — на уровне улицы, порядка сотни метров, а не точные координаты, — и только в момент самого действия. Непрерывного или фонового отслеживания нет, приложение никогда не следит за водителем в промежутках между событиями, и действие завершается и в том случае, если водитель откажет в разрешении или устройство не сможет определить местоположение.
• Проверка местоположения — местоположение сопоставляется с тем местом, где остановка должна была состояться, и результат сохраняется вместе с событием: совпало ли оно и каково расстояние. Это запись, а не запрет: ни одно действие из-за неё не отклоняется. Поскольку это постоянная запись о том, находился ли работник там, где он должен был находиться по заданию, она изложена здесь отдельно, а не оставлена внутри «событий заданий».
• Фотографии — снимки чек-листов, пломб, подтверждений доставки и сообщений о проблемах, сделанные в приложении. На фотографии у погрузочной рампы или у ворот склада могут оказаться люди, которые не являются ни нашими клиентами, ни нашими пользователями; они попадают в кадр только потому, что снимок сделан там, где выполнялась работа.
• Лицо, принимающее груз под подпись — при доставке приложение фиксирует имя и должность того, кто принимает груз, а также место и любые замечания. Как правило, это лицо не является ни нашим клиентом, ни нашим пользователем: его имя содержится в записи потому, что без него подтверждение доставки ничего не подтверждает.
• Ваш отзыв о Frachta — если вы решите оставить отзыв о платформе: оценка, написанный вами текст, имя и должность, под которыми вы просите его опубликовать, и то, согласились ли вы на публикацию. Отзыв никогда не является обязательным, и если вы проигнорируете просьбу или откажетесь, в вашей учётной записи ничего не изменится.
• Идентификаторы устройства — если push-уведомления включены. В браузере согласие на запрос создаёт подписку в push-службе вашего собственного браузера, и мы сохраняем выданный ею адрес, чтобы отправлять на него сообщения; это используется уже сегодня. В приложении для водителей тому же соответствует push-токен, который идентифицирует установку приложения на устройстве; эта часть создана, но пока не включена, и служба, которая будет его передавать, будет указана среди получателей ниже до того, как будет отправлено первое уведомление. Ни то ни другое не является ни cookie-файлом, ни IP-адресом.
• Отсутствие и отпуска — если перевозчик использует приложение для водителей для учёта времени отсутствия: вид отсутствия (отгул, отпуск или болезнь), даты, было ли оно утверждено, добавленные примечания, а также заявления, которые водитель подаёт через приложение (например, о предоставлении отпуска, отпуска по уходу за ребёнком или об увольнении).
• Данные о здоровье (специальная категория). Отсутствие по болезни говорит о состоянии здоровья человека, и закон относится к таким данным строже, чем ко всему остальному в этом перечне. Frachta фиксирует только то, что отсутствие было именно такого вида и в какой период оно длилось: она не запрашивает диагноз, медицинскую справку или какие-либо клинические сведения, и предоставлять их ей не следует. Работодатель отвечает за правовое основание по статье 9 для хранения этих данных (в трудовых отношениях это, как правило, обязанность, вытекающая из трудового законодательства и законодательства о социальном обеспечении), а также за то, чтобы в свободное текстовое примечание не вносилось больше, чем требует этот закон.

04Цели и правовые основания#

Для каждой цели мы определяем правовое основание по статье 6 GDPR:

• Предоставление и защита сервиса (учётные записи, биржа, TMS, документы) — исполнение договора, ст. 6(1)(b).
• Проверка компаний, ведение учёта, исполнение налоговых и бухгалтерских обязанностей — правовая обязанность, ст. 6(1)(c).
• Улучшение платформы, предотвращение злоупотреблений и мошенничества, защита площадки — законные интересы, ст. 6(1)(f).
• Необязательные cookie, аналитика и маркетинговые сообщения — согласие, ст. 6(1)(a); управляется через центр настроек Политики использования cookie.

05Контроль работника на рабочем месте#

Часть того, что фиксирует приложение для водителей, по существу является контролем человека на рабочем месте: где он находился, когда завершил остановку, соответствовало ли это плану и когда он управлял транспортным средством, работал и отдыхал. Мы излагаем это прямо, а не оставляем внутри общего перечня, потому что работник вправе знать, что это существует.

Решает перевозчик, а не Frachta. Ваш работодатель принимает решение использовать приложение, решает, подключать ли телематическую учётную запись, и является контролёром этих данных, включая любую обязанность информировать вас, консультироваться с представителями работников или проводить оценку воздействия, если этого требует местное законодательство. Frachta обрабатывает эти данные по его указанию и не использует их для принятия решений в отношении вас.

Никаких автоматизированных решений в отношении вас на основании этих данных не принимается. Несовпадение местоположения фиксируется и показывается вашему работодателю; программное обеспечение ничего не блокирует, не отклоняет и не влечёт для вас никаких санкций.

Отсутствие не является контролем и не рассматривается как контроль. Запись об отпуске или болезни существует потому, что кто-то должен планировать неделю и выполнять обязанность, вытекающую из трудовых отношений. Она видна тому перевозчику, у которого водитель работает, и больше никому: ни другим перевозчикам, на которых он также работает, ни кому-либо из участников торгов на бирже.

06Данные из загруженных банковских выписок#

Frachta позволяет загружать банковские выписки, чтобы сверять платежи со счетами. Такие файлы могут содержать персональные и финансовые данные третьих лиц (названия контрагентов, номера IBAN, суммы, даты и назначения платежей), поэтому эта обработка описана отдельно.

Мы извлекаем только те поля, которые нужны для сопоставления платежей, храним файлы под случайными именами с доступом, ограниченным рабочим пространством вашей компании, и никогда не используем содержимое выписок в других целях. Загружая выписку, вы подтверждаете, что вправе её передать. Выписки удаляются вместе с вашей учётной записью или раньше — по запросу.

07Передача данных и обработчики#

Мы передаем данные проверенным обработчикам на основании соглашений об обработке данных, а другим Пользователям — только в объёме, необходимом для заключения и исполнения сделки по грузу или заказу: например, профиль вашей компании, рейтинги и контактные данные, которые вы прикрепляете к предложению, видны контрагентам. Мы не продаем персональные данные.

• Хостинг и инфраструктура — серверы в ЕС, на которых работают платформа и база данных.
• Доставка эл. почты — транзакционные письма (подтверждение, ссылки для входа, уведомления).
• Аналитика — PostHog (облако в ЕС), только с вашего согласия.
• Платежи — Montonio, наш платёжный провайдер для платежей за планы, выступающий в отношении платёжных данных самостоятельным контролером.
• Мониторинг ошибок — отчёты о сбоях и ошибках, помогающие поддерживать стабильность платформы.
• Измерение эффективности рекламы — теги конверсий Google, LinkedIn и Meta, только с вашего согласия (см. Политику использования cookie).
• Доставка SMS — коды подтверждения и операционные уведомления, отправляемые через нашего SMS-провайдера в ЕС (Esteria).
• Телематика — если ваша компания подключает свою телематическую учётную запись (Mapon, Wialon, Webfleet, совместимую с rFMS систему производителя или Ruptela), мы получаем из неё по вашему указанию не только данные о транспортных средствах, такие как показания одометра и моточасы, но и данные о поимённо названных водителях: имена водителей и номера карт тахографа, периоды управления, работы, готовности и отдыха, а также историю местоположения транспортных средств, которыми они управляют. Какие именно из этих данных поступают, зависит от поставщика и от того, что включено в ваш договор на телематику.
• Поиск адреса — чтобы разместить пункт погрузки или разгрузки на карте, мы передаём текст адреса в Nominatim, сервис геокодирования OpenStreetMap Foundation. Мы передаём адрес, а не сведения о вас; никакие данные учётной записи или контактные данные вместе с ним не передаются.
• Электронное подписание — если документ подлежит подписанию, он передаётся поставщику квалифицированной электронной подписи вместе с именем подписанта; способ подписания подписант выбирает там сам (например, Smart-ID, eParaksts или ID-карта). Эта возможность готовится и пока не действует: до её включения документы подписываются только внутри платформы, а поставщик будет назван в Договоре об обработке данных до того, как ему будет отправлен первый документ.

08Международная передача данных#

Данные размещаются в ЕС. Если передача за пределы ЕЭЗ всё же необходима, мы опираемся на решение о достаточном уровне защиты или на Стандартные договорные положения с надлежащими гарантиями. Копию таких гарантий можно запросить по адресу privacy@frachta.lv.

09Сроки хранения#

Мы храним персональные данные только столько, сколько необходимо для указанных выше целей или требуется по закону:

• Данные учётной записи и компании — пока учётная запись активна, затем удаляются или обезличиваются в течение 12 месяцев после её закрытия.
• Счета и бухгалтерские документы — установленный законодательством Латвии срок хранения бухгалтерских документов (сейчас 5 лет, для отдельных документов — 10 лет).
• Журналы безопасности и аудита — до 12 месяцев, за исключением случаев, когда действует юридическое удержание (например, по запросу полиции или надзорного органа) или записи являются частью текущего расследования безопасности; в этом случае они хранятся до снятия удержания.
• Загруженные банковские выписки — до тех пор, пока вы их не удалите, но не позднее закрытия учётной записи.
• Резервные копии — зашифрованные копии с ротацией до шести месяцев. Удалённое исчезает с платформы сразу, а из резервных копий — по мере их ротации.
• Данные приложения для водителей — события заданий, прикреплённые к ним местоположения и результаты их проверки, фотографии и поданные документы хранятся, пока водитель связан с перевозчиком, и затем ещё 24 месяца, поскольку они являются доказательством доставки и частью учёта рабочего времени. Если водитель закрывает свою учётную запись, она закрывается немедленно; события остаются у перевозчика, чью работу они документируют.
• Отзывы — хранятся, пока отзыв остаётся в силе. Если вы отзовёте своё согласие, опубликованная цитата немедленно удаляется с сайта; если вы попросите нас удалить сам отзыв, он удаляется полностью. Мы не храним копию удалённого отзыва дольше срока ротации резервных копий, описанного выше.
• Записи об отсутствии — хранятся, пока водитель связан с перевозчиком, и затем в течение срока, в который перевозчик обязан хранить документы о трудовых отношениях по применимому к нему законодательству. Отсутствие по болезни удаляется по тому же графику, что и остальные записи: оно не хранится дольше из-за того, что является более чувствительным.

10Push-уведомления#

Если вы это разрешите, мы можем отправлять уведомления о том, что требует вашего внимания: новое предложение, соответствующее вашему поиску, сообщение, документ, ожидающий подписи, счёт, срок оплаты которого наступает. При регистрации вас об этом не спрашивают, ничего не отправляется, пока вы не согласитесь на запрос браузера или устройства, а отказ ничего другого на платформе не меняет.

В браузере. Согласие создаёт подписку, которую ведёт push-служба вашего собственного браузера — Google для Chrome, Mozilla для Firefox, Apple для Safari, — и мы сохраняем выданный ею адрес, чтобы отправлять на него сообщения. Само сообщение шифруется до того, как покидает нас, и может быть прочитано только вашим браузером: push-служба передаёт его, не имея возможности его увидеть. Если подписка перестаёт работать, мы её удаляем.

В приложении для водителей. Та же функция создана, но не включена: сегодня ни один токен не регистрируется и ни одно уведомление не отправляется. Когда она будет включена, push-токен устройства будет обрабатываться службой уведомлений приложений, названной в Договоре об обработке данных, и передаваться Apple или Google для доставки на устройство. Эта служба будет указана там до того, как будет отправлено первое уведомление.

Вы можете в любой момент отозвать разрешение в настройках браузера или устройства, не сообщая нам об этом. Мы не получаем уведомления о том, что вы это сделали; мы просто лишаемся возможности с вами связаться, а недействующая подписка удаляется при следующей попытке отправки.

11Когда мы просим вас об отзыве#

Мы просим владельца компании об отзыве только после того, как платформа действительно что-то для него сделала: после доставки, выполненной через биржу грузоперевозок, или через два дня после подключения платного модуля. Просьба появляется в приложении, и та же просьба один раз отправляется по электронной почте на адрес владельца — один раз, без повторов. Мы опираемся на свой законный интерес — узнать, работает ли продукт, — и сопоставляем его с тем, насколько мало это от вас требует: всего лишь карточка, которую вы можете закрыть и которая навсегда перестаёт появляться после того, как вы закроете её в третий раз.

Одна и та же просьба направляется всем, до кого она доходит, с одними и теми же ссылками, независимо от того, какого ответа мы ожидаем. Мы не обращаемся только к тем клиентам, которых считаем довольными, и не скрываем, не задерживаем и не фильтруем отзыв из-за его оценки. Закрытие карточки убирает её на шесть месяцев; если вы закрываете её в третий раз, она больше не возвращается. Написанный отзыв прекращает просьбу сразу же.

Чтобы полностью прекратить получение просьб об отзыве в любой момент, напишите на privacy@frachta.lv.

12Ваши права как субъекта данных#

В соответствии с GDPR вы имеете право:

• Доступ — получить копию своих персональных данных.
• Исправление — исправить неточные или неполные данные.
• Удаление — потребовать удаления данных («право быть забытым»).
• Ограничение — ограничить обработку ваших данных.
• Переносимость — получить свои данные в переносимом формате.
• Возражение — возразить против обработки на основании законных интересов или прямого маркетинга.
• Отзыв согласия — в любой момент, без влияния на ранее осуществленную обработку.

13Как реализовать свои права#

Отправьте запрос на privacy@frachta.lv. Мы отвечаем в течение одного месяца, как того требует GDPR, и можем попросить вас подтвердить личность. Если запрос явно необоснован или чрезмерен, мы вправе отказать или взять разумную плату, объяснив причину. См. также страницу GDPR.

14Автоматизированное принятие решений#

Frachta не принимает автоматизированных решений, которые влекут для вас юридические или аналогичные значимые последствия. Проверка компаний и противодействие злоупотреблениям включают автоматические проверки, но любое решение об отказе или блокировке учётной записи рассматривает человек.

15Жалобы в надзорный орган#

Вы можете подать жалобу в Государственную инспекцию данных Латвии (Datu valsts inspekcija) или в надзорный орган страны ЕС, в которой вы проживаете. Будем признательны за возможность сначала решить вопрос напрямую — напишите на privacy@frachta.lv.

16Изменения этой политики#

Мы можем обновлять эту политику; о существенных изменениях мы сообщим в приложении или по эл. почте, а дата последнего обновления и версия, указанные выше, изменятся.

17Контакты#

Есть вопросы об этой Политике конфиденциальности? Напишите на privacy@frachta.lv. Контролер данных — SIA "HEIDA LTD". Связанные документы: Условия использования, Политика использования cookie, GDPR и Соглашение об обработке данных.