Обработка по вашим указаниям.

01Сфера действия соглашения#

Настоящее Соглашение об обработке данных («DPA») регулирует обработку персональных данных, которые ваша компания («Заказчик») контролирует и передает Frachta при использовании платформы. Оно дополняет Условия использования и применяется всякий раз, когда Заказчик хранит в Frachta персональные данные своих контактных лиц, партнёров, водителей или контрагентов.

02Роли сторон#

В отношении этих данных Заказчик является контролером, а SIA "HEIDA LTD" («Frachta») — обработчиком, который обрабатывает персональные данные исключительно по поручению Заказчика. В отношении данных, которые Frachta собирает для собственных целей — учётные записи, журналы безопасности, выставление счетов, аналитика платформы, — контролером выступает Frachta, как описано в Политике конфиденциальности.

Поставщики телематики. Договор с поставщиком телематики заключает сам Клиент, и он же принимает решение о его подключении; такой поставщик является собственным обработчиком Клиента, а не обработчиком, привлечённым Frachta. Со своей стороны, Frachta получает эти данные по указанию Клиента и обрабатывает их как субобработчик Клиента. Поэтому Клиенту следует убедиться, что его договор с поставщиком, а также любое уведомление, которое он направляет своим водителям, охватывают передачу данных в Frachta. Frachta не просматривает телематические данные в собственных целях и не предоставляет их другим Клиентам.

03Предмет, характер и срок обработки#

Предметом является предоставление платформы Frachta: биржа грузов, управление перевозками, формирование документов, выставление счетов и сверка платежей. Характер обработки — хранение, структурирование, отображение, передача между авторизованными пользователями и удаление. Обработка длится в течение срока действия учётной записи Заказчика плюс срок удаления, указанный в разделе 11.

04Категории данных и субъектов данных#

• Субъекты данных — сотрудники и водители Заказчика; контактные лица партнёров, грузоотправителей и перевозчиков Заказчика; плательщики, указанные в банковских выписках.
• Категории данных — имена, деловые контактные данные, должности; сведения о заказах и перевозках; данные счетов; строки банковских выписок (название контрагента, IBAN, сумма, дата, назначение платежа).
• Идентификационные данные водителя и водительские удостоверения — имя, дата рождения, гражданство, страна проживания, контактные данные, категории водительского удостоверения и сроки их действия — в отношении водителей, которых Клиент приглашает в приложение для водителей.
• Рабочие события с местоположением — остановки, пломбы и подтверждения доставки, каждое с приблизительным местоположением устройства в тот момент (точность на уровне улицы, фиксируется только в момент события и никогда непрерывно), сопоставление с ожидаемым местом и расстояние между ними.
• Фотографии, сделанные в приложении для водителей, на которых случайно могут оказаться люди, не являющиеся ни сотрудниками Клиента, ни пользователями Frachta.
• Имена лиц, принимающих грузы под подпись — имя и должность, указанные в подтверждении доставки, и любые замечания, сделанные при передаче груза.
• Телематические данные о поимённо названных водителях — если Клиент подключает телематическую учётную запись: имена водителей, номера карт тахографа, периоды управления, работы, готовности и отдыха, а также история местоположения транспортных средств.
• Записи об отсутствии и отпусках — вид (отгул, отпуск или болезнь), даты, статус утверждения, любые примечания и заявления, поданные через приложение для водителей.
• Специальные категории (ст. 9). Отсутствие по болезни является данными, касающимися здоровья. Это единственная специальная категория, которую хранит платформа, и она ограничена самим фактом и датами отсутствия такого вида: платформа не запрашивает ни диагноз, ни медицинскую справку. Клиент является контролёром и отвечает за то условие ст. 9(2), на которое он опирается, а также за то, что его сотрудники вписывают в свободное текстовое примечание. Клиентам следует оценить, не требуют ли эти данные — вместе с указанными выше записями о местоположении и рабочем времени — проведения оценки воздействия на защиту данных в соответствии со ст. 35.

05Указания и конфиденциальность#

Frachta обрабатывает эти данные только по документированным указаниям Заказчика — использование функций платформы и является таким указанием, — если иное не требуется правом ЕС или Латвии; в таком случае Frachta информирует Заказчика до начала обработки (кроме случаев, когда закон это запрещает). Все сотрудники, допущенные к обработке данных, связаны обязательствами о конфиденциальности.

06Меры безопасности (ст. 32)#

Frachta применяет надлежащие технические и организационные меры, в том числе:

• Шифрование при передаче (TLS) для всех соединений; хеширование учётных данных, а также одноразовые хешированные токены входа и подтверждения.
• Изоляция арендаторов на уровне базы данных (защита на уровне строк) в дополнение к проверкам в приложении.
• Минимально необходимые права — приложение работает под ограниченной ролью базы данных; административный доступ ограничен и журналируется.
• Загруженные файлы хранятся под случайными именами с ограничениями по типу и размеру; действия, значимые для безопасности, фиксируются в журнале аудита.
• Хостинг в ЕС, разделение сред и зашифрованные резервные копии вне сервера — они шифруются на наших серверах до передачи, поэтому у поставщика хранилища есть только шифротекст.

07Субобработчики#

Заказчик дает согласие на привлечение следующих субобработчиков. Об изменениях в этом списке Frachta сообщает заранее (в приложении или по эл. почте), предоставляя Заказчику возможность возразить по обоснованным причинам:

• Поставщик хостинга и инфраструктуры (ЕС) — обеспечивает работу серверов и базы данных платформы.
• Поставщик транзакционной эл. почты — доставляет письма с подтверждениями, уведомлениями и документами.
• PostHog (облако в ЕС) — продуктовая аналитика; привлекается только для тех Заказчиков, чьи пользователи согласились на аналитические cookie.
• Sentry — мониторинг ошибок для поддержания стабильности платформы.
• Anthropic (США) — модель, на которой работают необязательные ИИ-функции платформы; привлекается только для той функции, которой Заказчик действительно пользуется. Получает только то, что передаёт ей эта функция, и ничего больше: сведения о компании и материалы из открытых источников при «Проверке компании»; загруженный счёт за ремонт, чтобы считать с него строки; обращение в поддержку, чтобы перевести его для наших сотрудников; маршрут и его остановки, чтобы их спланировать; а также текст новостей или инструкций, чтобы подготовить черновик и перевести его. Модель не используется для принятия решений в отношении субъекта данных, а её результат носит рекомендательный характер.
• Montonio Finance, UAB (Литва) — платежи за планы; в отношении платёжных данных выступает самостоятельным контролером, а не субобработчиком.
• Поставщик SMS (Esteria, ЕС) — доставляет SMS с подтверждениями и уведомлениями.
• Backblaze (B2 Cloud Storage, регион ЕС Central — Амстердам) — хранит наши резервные копии вне сервера. Данные шифруются до того, как покидают наши серверы, поэтому Backblaze не может их прочитать.
• OpenStreetMap Foundation (Nominatim) — преобразует адрес в координаты на карте. Получает только текст адреса; ни имя, ни данные учётной записи, ни контактные данные вместе с ним не передаются. Используется только как резервный вариант, когда указанный выше сервис HERE недоступен.

Перечисленные ниже привлекаются для функций, которые созданы, но пока не включены. Сегодня они не получают ничего. Они указаны здесь заранее, чтобы предусмотренные выше право на уведомление и право на возражение были реальными: Frachta не задействует ни одного из них, не предоставив Клиенту возможности предварительно возразить.

• Служба уведомлений приложений (Expo / 650 Industries, США) — будет доставлять push-уведомления в приложение для водителей, передавая их Apple или Google для доставки на устройство. Получает push-токен устройства и текст уведомления. Пока не настроена; токены не регистрируются и ничего не отправляется.
• Поставщик квалифицированной электронной подписи (Dokobit, Литва) — будет получать подлежащий подписанию документ вместе с именем подписанта и предлагать подписанту выбрать способ подписания по своему усмотрению (Smart-ID, eParaksts, ID-карта). Пока не настроен; в настоящее время документы подписываются только внутри платформы.
• HERE Global B.V. (Нидерланды) — преобразует адреса в координаты на карте, строит маршруты для грузовиков и отдаёт саму карту. Получает только текст адреса и точки маршрута; ни имя, ни данные учётной записи, ни контактные данные вместе с ними не передаются. Карта загружается через наши серверы, поэтому браузер посетителя не обращается к HERE напрямую.

08Содействие контролеру#

С учётом характера обработки Frachta с помощью надлежащих технических и организационных мер содействует Заказчику в исполнении запросов субъектов данных (ст. 12–23), а также в выполнении обязанностей Заказчика по ст. 32–36 (безопасность, уведомление об утечках, оценка воздействия) — в той мере, в какой Frachta располагает необходимой информацией.

09Нарушения безопасности персональных данных#

Frachta уведомляет Заказчика без неоправданной задержки после того, как ей стало известно о нарушении безопасности персональных данных, затрагивающем данные Заказчика, и предоставляет сведения, разумно необходимые Заказчику для исполнения собственных обязанностей по уведомлению согласно ст. 33–34 GDPR.

10Международная передача данных#

Обработка происходит в ЕС. Любая передача за пределы ЕЭЗ осуществляется только при наличии решения о достаточном уровне защиты или Стандартных договорных положений и отражается в приведенном выше списке субобработчиков.

11Возврат и удаление данных#

При закрытии учётной записи Frachta удаляет или обезличивает данные, находящиеся под контролем Клиента, в течение 90 дней, если только право ЕС или Латвии не требует более длительного хранения (например, бухгалтерских документов) или не действует юридическое удержание. До закрытия Клиент может выгрузить свои данные с помощью функций экспорта платформы, а в течение этих 90 дней наша поддержка ещё может восстановить учётную запись по письменному запросу Клиента.

Зашифрованные резервные копии создаются несколько раз в день и ротируются по графику до шести месяцев. Данные, удалённые с платформы, исчезают с неё немедленно; последняя резервная копия исчезает вместе с этой ротацией. Резервные копии восстанавливаются только при аварии и никогда — ради возврата отдельных удалённых записей.

12Проверки и предоставление сведений#

Frachta предоставляет сведения, необходимые для подтверждения соблюдения ст. 28 GDPR, и допускает проведение проверок — обычно достаточно документации и заключений независимых аудиторов; проверки на месте требуют разумного предварительного уведомления, доступа в рабочее время и обязательств о конфиденциальности и проводятся за счёт Заказчика.

13Срок действия и ответственность#

Настоящее DPA действует, пока Frachta обрабатывает персональные данные для Заказчика. Ответственность определяется ограничениями, установленными в Условиях использования, в пределах, допускаемых ст. 82 GDPR.

14Как заключить это DPA#

Настоящее DPA включено в Условия использования и применяется автоматически к каждому Заказчику. Корпоративным клиентам, которым нужна копия, подписанная обеими сторонами, индивидуальное приложение по безопасности или обсуждение аудита, достаточно написать на privacy@frachta.lv — мы всё организуем.

15Контакты#

Есть вопросы об этом DPA? Напишите на privacy@frachta.lv. Обработчик — SIA "HEIDA LTD", регистрационный № 40203741048, номер НДС LV40203741048, Spāres iela 3A, Rīga, LV-1002, Латвия. Связанные документы: Политика конфиденциальности, Условия использования, Политика использования cookie и GDPR.