Обработка по вашим указаниям.

01Сфера действия соглашения#

Настоящее Соглашение об обработке данных («DPA») регулирует обработку персональных данных, которые ваша компания («Заказчик») контролирует и передает Frachta при использовании платформы. Оно дополняет Условия использования и применяется всякий раз, когда Заказчик хранит в Frachta персональные данные своих контактных лиц, партнёров, водителей или контрагентов.

02Роли сторон#

В отношении этих данных Заказчик является контролером, а SIA "HEIDA LTD" («Frachta») — обработчиком, который обрабатывает персональные данные исключительно по поручению Заказчика. В отношении данных, которые Frachta собирает для собственных целей — учётные записи, журналы безопасности, выставление счетов, переписка со службой поддержки, аналитика платформы, — контролером выступает Frachta, как описано в Политике конфиденциальности.

Поставщики телематики. Договор с поставщиком телематики заключает сам Заказчик, и он же принимает решение о его подключении; такой поставщик является собственным обработчиком Заказчика, а не обработчиком, привлечённым Frachta. Со своей стороны, Frachta получает эти данные по указанию Заказчика и обрабатывает их как обработчик Заказчика в отношении именно этих данных. Поэтому Заказчику следует убедиться, что его договор с поставщиком, а также любое уведомление, которое он направляет своим водителям, охватывают передачу данных в Frachta. Frachta не просматривает телематические данные в собственных целях и не предоставляет их другим Заказчикам.

03Предмет, характер и срок обработки#

Предметом является предоставление платформы Frachta: биржа грузов, управление перевозками, управление автопарком и водителями, формирование документов, выставление счетов и сверка платежей. Характер обработки — хранение, структурирование, отображение, расчёт (например, оплаты труда водителей, суточных и дорожных сборов), передача между авторизованными пользователями, передача по эл. почте транспортных заказов, счетов, напоминаний об оплате и уведомлений о ходе заказа получателям, которых указывает Заказчик, и удаление. Обработка длится в течение срока действия учётной записи Заказчика плюс срок удаления, указанный в разделе 11.

04Категории данных и субъектов данных#

• Субъекты данных — сотрудники и водители Заказчика; дети водителей — только в объёме даты рождения или предполагаемой даты родов, указанной в заявлении на отпуск; контактные лица партнёров, грузоотправителей и перевозчиков Заказчика; плательщики, указанные в банковских выписках.
• Категории данных — имена, деловые контактные данные, должности; сведения о заказах и перевозках; данные счетов; строки банковских выписок (название контрагента, IBAN, сумма, дата, назначение платежа); записи об оплате труда водителей (базовая оплата, стандартные ставки Заказчика и любые ставки, установленные для отдельного водителя, смены (дни в рейсе), часы вождения и расстояние, километры, пройденные ночью, и ночи с ночной работой, дни и километры в официальные праздники, премии и удержания с указанием их причин, налоги работодателя, которые Заказчик может вносить для своих собственных отчётов о расходах, а также зарплата брутто, удержанные из неё суммы, взносы работодателя и зарплата нетто в том виде, в каком их рассчитал бухгалтер Заказчика и загрузил Заказчик), которые водитель также видит в приложении для водителей и в расчётном листе, — за исключением налогов работодателя, внесённых для отчётов о расходах, которые водителю никогда не показываются.
• Идентификационные данные водителя и водительские удостоверения — имя и фамилия, дата рождения, гражданство, страна проживания, контактные данные, категории водительского удостоверения и сроки их действия — в отношении водителей, которых Заказчик подключает к приложению для водителей.
• Рабочие события с местоположением — прибытия, погрузка и разгрузка, ожидание документов, отправления и проблемы на остановке, прибытия в сохранённые места и отправления из них, пломбы (каждая с грузовой единицей, на которой она находится, и номерным знаком этой единицы), ответ на погрузке о том, что пломба не требуется, подтверждения доставки, сообщения о повреждениях и неисправностях, каждое с местоположением телефона в тот момент, если водитель это разрешает (сбалансированная точность — около 100 метров — либо приблизительное местоположение, если водитель разрешает только его; фиксируется только в момент события и никогда непрерывно или в фоновом режиме; если телефон не передаёт местоположение в течение примерно 4 секунд, используется последнее уже имеющееся у него местоположение не старше 2 минут, которое может быть точнее 100 метров); для каждого прибытия, погрузки или разгрузки, ожидания документов, отправления, прибытия в сохранённое место или отправления из него, пломбы, ответа о том, что пломба не требуется, подтверждения доставки и фотографии к сообщению о проблеме — находился ли грузовик на остановке: последнее местоположение грузовика из подключённой телематической учётной записи Заказчика, если оно определено не ранее чем за 15 минут до события, — или, если пригодного местоположения грузовика нет, местоположение телефона — сопоставляется с местоположением остановки, при этом сохраняются результат, какое местоположение было использовано, расстояние и время, к которому относится это местоположение, но не само местоположение грузовика. Сообщение о неисправности открывает заказ-наряд на ремонт в записях Заказчика о техническом обслуживании, а ответ водителя о том, что на транспортном средстве ехать нельзя, исключает его из планирования Заказчика, пока Заказчик его не освободит. Более ранние записи о доставке могут также содержать подпись лица, принявшего груз, с таким же местоположением и сопоставлением. Если Заказчик включает для заказа уведомления о ходе заказа, время начала рейса, в котором выполняется этот заказ, и отмеченное водителем время прибытия на его остановки и отправления с них включаются в письма получателям со стороны клиента — без имени водителя и без какого-либо местоположения.
• Фотографии, сделанные в приложении для водителей, на которых случайно могут оказаться люди, не являющиеся ни сотрудниками Заказчика, ни пользователями Frachta.
• Лица, указанные в документах о доставке — подтверждение доставки представляет собой фотографию подписанных документов о доставке, и на ней видны указанные в них имена и подписи; более ранние записи о доставке также содержат имя и должность лица, расписавшегося в получении груза на телефоне водителя, и любые замечания, сделанные при передаче груза. Если Заказчик включает для заказа уведомления о ходе заказа, подтверждение доставки этого заказа — собственный файл Заказчика, а при его отсутствии до трёх фотографий водителя — прикладывается к письму, которым получателям со стороны клиента сообщается, что заказ доставлен.
• Телематические данные о поимённо названных водителях — если Заказчик подключает телематическую учётную запись: имена водителей, номера карт тахографа, периоды управления, работы, готовности и отдыха, а также история местоположения транспортных средств. Эта история включает время и место начала и окончания каждой поездки и пройденное расстояние, а также каждое изменение уровня топлива в баке с его временем и местом — в обоих случаях с указанием водителя, которого определил поставщик; пересечения транспортным средством границ; а также ежедневные показания его одометра и счётчика топлива. При подключении учётной записи копируется до 13 месяцев этой истории. На её основе платформа определяет, какой водитель в какой стране находился в каждый день, — для поездки, которую поставщик не привязал ни к одному водителю, исходя из предположения, что водитель, последним управлявший этим транспортным средством, оставался за ним, пока им не начал управлять кто-то другой или пока не истекли четыре дня, — для суточных Заказчика, а также отчётов о командировании и каботаже. Если Заказчик выплачивает надбавки за ночную работу или за работу в официальные праздники, время и расстояния поездок транспортного средства во время рейса водителя используются для расчёта этих надбавок. Если Заказчик платит за час, часы вождения во время этих поездок используются для расчёта почасовой оплаты; Заказчик может их исправить. В отчёте о топливе отражается каждое снижение уровня топлива в баке транспортного средства на 5 литров или более с указанием водителя, которого поставщик определил в этот момент.
• Отсутствие, отпуска и документы водителей — вид отсутствия (отгул, отпуск или болезнь), даты, статус утверждения, а также примечание к отгулу или отпуску (к отсутствию по болезни примечание не добавляется); заявления, которые водители составляют в приложении (на ежегодный отпуск, отпуск без сохранения заработной платы, отпуск по беременности и родам, отпуск по отцовству и отпуск по уходу за ребёнком; об увольнении с его основанием, причиной и последним рабочим днём), и объяснения; нарисованная подпись на тех из них, которые подписаны в приложении; для заявления об увольнении — файл, подписанный квалифицированной электронной подписью (eParaksts, если Заказчик зарегистрирован в Латвии, в других странах — другой квалифицированной электронной подписью ЕС), который содержит сертификат подписавшего лица, часто вместе с персональным идентификационным кодом, и взятые из него имя и фамилия. В документе на латышском, литовском или немецком языке должность водителя пишется в женском роде, если пол водителя женский.
• Специальные категории (ст. 9). Данные, касающиеся здоровья, поступают на платформу тремя путями: отсутствие по болезни, ограниченное самим фактом и датами отсутствия такого вида, без примечания; сообщение водителя о проблеме с темой «Травма или болезнь» вместе со всем, что пишет водитель; и заявление на отпуск по беременности и родам, которое свидетельствует о беременности водителя и содержит период отпуска и предполагаемую дату родов. Ни в одном из этих случаев платформа не запрашивает ни диагноз, ни медицинскую справку: для отпуска по беременности и родам она запрашивает только даты, указанные в листке нетрудоспособности. В уведомлении и письме, которыми о заявлении на отпуск по беременности и родам сообщается пользователям Заказчика, оно названо лишь заявлением на отпуск. В заявлении на ежегодный отпуск также может быть указано, что этот отпуск следует за отпуском по беременности и родам. Заказчик является контролёром и отвечает за то условие ст. 9(2), на которое он опирается. Заказчикам следует оценить, не требуют ли эти данные — вместе с указанными выше записями о местоположении и рабочем времени — проведения оценки воздействия на защиту данных в соответствии со ст. 35.
• Чат между диспетчерами Заказчика и его водителями — сообщения, которыми они обмениваются в приложении для водителей, а также жалоба водителя на сообщение диспетчера с указанием её причины.

05Указания и конфиденциальность#

Frachta обрабатывает эти данные только по документированным указаниям Заказчика — использование функций платформы и является таким указанием, — если иное не требуется правом ЕС или Латвии; в таком случае Frachta информирует Заказчика до начала обработки (кроме случаев, когда закон это запрещает). Все сотрудники, допущенные к обработке данных, связаны обязательствами о конфиденциальности.

Сообщения в чате, на которые поданы жалобы. Водитель может пожаловаться на сообщение, которое диспетчер Заказчика отправил в чате приложения для водителей. Затем пользователи, имеющие роль владельца в учётной записи Заказчика, получают уведомление по эл. почте — без текста сообщения, — а уполномоченные сотрудники службы поддержки Frachta читают сообщение, на которое подана жалоба, имя диспетчера, который его отправил, и комментарий водителя, чтобы рассмотреть жалобу; каждое такое прочтение журналируется. Настоящим DPA Заказчик даёт Frachta указание проверять материалы платформы, на которые поданы жалобы, — сообщения, фотографии и другие материалы, — когда это разумно необходимо для расследования конкретной жалобы на ненадлежащее использование, злоупотребление или нарушение правил платформы, и принимать надлежащие меры; прочтение сообщения в чате, на которое подана жалоба, имени отправившего его диспетчера и комментария водителя, подавшего жалобу, как описано выше, — один из таких случаев. Комментарий водителя — это собственные данные водителя, в отношении которых контролером является Frachta: он не показывается Заказчику и стирается, когда водитель удаляет свою учётную запись.

Поддержка водителей. Уполномоченные сотрудники службы поддержки Frachta могут открыть учётную запись водителя в приложении, чтобы оказать водителю поддержку. Из данных Заказчика они видят только связь Заказчика с этим водителем, с её статусом и датами, и количественные показатели работы водителя — начатые и завершённые рейсы, события на остановках, загруженные фотографии, подписанные документы, поданные заявления и отправленные сообщения в чате за последние 30 дней и за всё время, а также дни, когда водитель был активен, — суммированные по всем перевозчикам, с которыми водитель связан или был связан, включая Заказчика, и никогда не в разбивке по перевозчикам. Сами записи и текст сообщений сотрудники не видят никогда. Сотрудники могут также завершить сеансы входа водителя и заблокировать его учётную запись, что не даёт водителю войти; связь Заказчика с водителем и записи Заказчика при этом не затрагиваются. Каждое открытие учётной записи и каждое действие записываются в журнал аудита с указанием сотрудника, а для действия — и причины. Заказчик даёт Frachta указание обрабатывать его данные именно таким образом.

Уведомления о ходе заказа для клиентов Заказчика. Если Заказчик включает для заказа уведомления о ходе заказа, Frachta отправляет письма на адреса, которые Заказчик вводит для этого заказа, — не более пяти, причём платформа может предлагать их из карточки клиента и его контактов, — по мере того как заказ достигает каждого этапа: подтверждён, в пути на погрузку, погрузка, в пути, разгрузка, доставлен или отменён; об этапах, достигнутых почти одновременно, сообщается одним письмом. Письмо касается только этого заказа и содержит его остановки с их плановым временем и отмеченным водителем временем прибытия и отправления, время начала рейса, в котором выполняется заказ, груз, а также номерные знаки грузовика и прицепа; к письму о доставке прикладывается подтверждение доставки — собственный файл Заказчика, а при его отсутствии до трёх фотографий водителя. Письмо никогда не содержит ни цены, ни имени водителя, ни сведений о каком-либо другом заказе. Каждому получателю направляется отдельная копия, поэтому ни один получатель не видит адресов других получателей. Письмо отправляется через собственный сервер исходящей почты Заказчика, если он настроен, а в противном случае — из почтовой службы Frachta от имени Заказчика с пометкой «via Frachta», при этом адресом для ответа служит адрес пользователя, создавшего заказ. Каждое письмо содержит ссылку на страницу, где его получатели могут отключить уведомления по этому заказу; Заказчику об этом сообщается, и уведомления возобновляются, только если Заказчик снова их включит. Запись о каждом письме — кому, о каком этапе, когда и было ли оно отправлено — хранится вместе с заказом. Заказчик даёт Frachta указание обрабатывать его данные таким образом и вводит только адреса лиц, которые ожидают этих уведомлений.

06Меры безопасности (ст. 32)#

Frachta применяет надлежащие технические и организационные меры, в том числе:

• Шифрование при передаче (TLS) для всех соединений; хеширование учётных данных, а также одноразовые хешированные токены входа и подтверждения.
• Изоляция арендаторов на уровне базы данных (защита на уровне строк) в дополнение к проверкам в приложении.
• Минимально необходимые права — приложение работает под ограниченной ролью базы данных; административный доступ ограничен и журналируется.
• Загруженные файлы хранятся под случайными именами с ограничениями по типу и размеру; действия, значимые для безопасности, фиксируются в журнале аудита, записи которого связаны в цепочку так, что любое изменение или удаление записи может быть обнаружено.
• Хостинг в ЕС, разделение сред и зашифрованные резервные копии вне сервера — они шифруются на наших серверах до передачи, поэтому у поставщика хранилища есть только шифротекст.

07Субобработчики#

Заказчик дает согласие на привлечение следующих субобработчиков; в список не входят поставщики, которые выступают самостоятельными контролерами в отношении соответствующих данных (например, Montonio в отношении платёжных данных, как описано ниже). Об изменениях в этом списке Frachta сообщает заранее (в приложении или по эл. почте), предоставляя Заказчику возможность возразить по обоснованным причинам:

• Hetzner Online GmbH (Германия; серверы в Хельсинки, Финляндия, в дата-центре Hetzner Finland Oy) — обеспечивает работу серверов и базы данных платформы, службы доменных имён (DNS), а также собственного сервера карт и маршрутов Frachta, который строит карты и планирует маршруты грузовиков по данным OpenStreetMap; точки маршрута и габариты грузовика остаются на этих серверах и не передаются никаким третьим лицам.
• Эл. почта — собственный почтовый сервер Frachta на указанных выше серверах Hetzner доставляет письма с подтверждениями, уведомлениями и документами, а также письма, которые Заказчик через платформу отправляет своим контактам, — транспортные заказы, счета, напоминания об оплате и уведомления о ходе заказа, — когда они отправляются из почтовой службы Frachta с пометкой «via Frachta», без участия другого почтового провайдера. Если Заказчик настраивает на платформе собственный сервер исходящей почты, такие письма вместо этого отправляются через этот сервер; его поставщика привлекает сам Заказчик, а не Frachta.
• PostHog (облако в ЕС) — продуктовая аналитика: какие функции используются, с привязкой к внутренним номерам пользователя и компании — никогда не к именам, адресам эл. почты или содержанию. Аналитика просмотров страниц в браузере работает только для пользователей, согласившихся на аналитические cookie. В приложении для водителей PostHog подсчитывает открытые экраны и выполненные рабочие действия только у тех водителей, которые на это согласились, с привязкой к внутреннему номеру учётной записи водителя.
• Sentry (Functional Software, Inc.; регион данных ЕС — Германия) — мониторинг ошибок и производительности для поддержания стабильности платформы: ошибка, адрес, где она произошла, и тип браузера или устройства. Данные для входа, содержимое запросов и IP-адреса удаляются до того, как отчёт покидает наши серверы; отчёт из браузера пользователя поступает в Sentry напрямую и, как любой веб-запрос, показывает Sentry IP-адрес этого пользователя. По небольшой выборке загрузок страниц и запросов Sentry также получает сведения о том, сколько времени они заняли; эти сведения обрабатываются таким же образом. Из приложения для водителей Sentry получает отчёты о сбоях и производительности, привязанные только к внутреннему номеру учётной записи водителя; содержимое запросов, адреса эл. почты и данные для входа удаляются из них на телефоне. Кроме того, нативный компонент библиотеки Sentry, встроенный в приложение, по каждому использованию приложения записывает только то, завершилось ли оно сбоем; до входа в систему эта запись содержит случайный идентификатор установки, а не номер учётной записи, и не связывается с водителем. С согласия водителя Sentry получает также анонимные диагностические отчёты из приложения для водителей — количества, объёмы памяти, названия экранов, версию приложения, модель и систему телефона, без номера учётной записи, IP-адреса и местоположения — в выделенном для них проекте, отдельно от отчётов о сбоях.
• Если включены функции генеративного ИИ Sentry (Seer), часть указанных выше данных может обрабатываться с помощью ИИ-моделей, которые, в зависимости от конкретной функции, предоставляют собственные субобработчики Sentry, в том числе Anthropic PBC и OpenAI в США. Sentry заверяет, что эти данные не используются для обучения моделей без разрешения.
• Anthropic (США) — модель, на которой работают необязательные ИИ-функции платформы; привлекается только для той функции, которой Заказчик действительно пользуется. Получает только то, что передаёт ей эта функция, и ничего больше: при «Проверке компании» — введённые сведения о компании, найденное в открытых источниках и, если проверяемая компания есть на платформе, её статус верификации, число завершённых сделок и оценки, при этом модель может выполнить до четырёх поисковых запросов в интернете об этой компании; загруженный счёт за ремонт вместе со строками ремонта из заказ-наряда, чтобы считать строки счёта; в планировщике маршрутов — номера грузовиков и введённые для них правила планирования, указание диспетчера и грузы в виде «страна–страна» с их весом, без адресов; а также текст новостей или инструкций, чтобы подготовить черновик и перевести его. Модель не используется для принятия решений в отношении субъекта данных, а её результат носит рекомендательный характер. Её использование для обращений в поддержку и проверок безопасности — собственная обработка Frachta, описанная в Политике конфиденциальности.
• Montonio Finance, UAB (Литва) — платежи за всё, что приобретается на платформе; с каждой покупкой получает сведения о том, что было приобретено, наименование Заказчика, его номер НДС и адрес, а также имя и адрес эл. почты пользователя, который производит оплату (а если такого адреса нет — публичный адрес эл. почты Заказчика). В отношении платёжных данных выступает самостоятельным контролером, а не субобработчиком.
• Поставщик SMS (Esteria, ЕС) — доставляет SMS с подтверждениями и уведомлениями и с каждым сообщением получает указание не хранить ни его текст, ни номер, на который оно было отправлено.
• Backblaze (B2 Cloud Storage, регион EU Central — Амстердам) — хранит наши резервные копии на отдельной площадке. Данные шифруются до того, как покидают наши серверы, поэтому Backblaze не может их прочитать.
• Expo (650 Industries, Inc., США) — доставляет push-уведомления в приложение для водителей, передавая каждое из них в push-службу Apple (APNs) или в службу Firebase Cloud Messaging компании Google. Для каждого уведомления получает push-токен телефона, короткий текст общего характера на языке водителя (никогда не текст сообщения из чата; в приглашении указывается пригласившая компания) и ссылку на экран, который оно открывает.

08Содействие контролеру#

С учётом характера обработки Frachta с помощью надлежащих технических и организационных мер содействует Заказчику в исполнении запросов субъектов данных (ст. 12–23), а также в выполнении обязанностей Заказчика по ст. 32–36 (безопасность, уведомление об утечках, оценка воздействия) — в той мере, в какой Frachta располагает необходимой информацией.

В отношении PostHog, в настройках которого мы не можем сократить срок хранения данных, отдельные запросы субъектов данных об удалении (ст. 17) мы выполняем сами с помощью API PostHog.

09Нарушения безопасности персональных данных#

Frachta уведомляет Заказчика без неоправданной задержки после того, как ей стало известно о нарушении безопасности персональных данных, затрагивающем данные Заказчика, и предоставляет сведения, разумно необходимые Заказчику для исполнения собственных обязанностей по уведомлению согласно ст. 33–34 GDPR.

10Международная передача данных#

Обработка происходит в ЕС, за исключением Anthropic (США; основание — Стандартные договорные положения, а не решение о достаточном уровне защиты), которая используется только для необязательных ИИ-функций, и Expo (США), которая доставляет push-уведомления в приложение для водителей. Любая передача за пределы ЕЭЗ осуществляется только при наличии решения о достаточном уровне защиты — в том числе решения в отношении Рамочной программы конфиденциальности данных ЕС–США (EU-U.S. Data Privacy Framework) — или Стандартных договорных положений и отражается в приведённом выше списке субобработчиков. Передача данных компании Expo основывается на сертификации компании 650 Industries, Inc. в рамках этой Рамочной программы.

11Возврат и удаление данных#

Данные, находящиеся под контролем Заказчика, хранятся, пока существует учётная запись, в том числе данные модуля, подписку на который Заказчик отменил. Когда владелец учётной записи Заказчика удаляет её, Frachta удаляет или обезличивает эти данные через 48 часов после того, как владелец подтвердит удаление, — до этого момента удаление можно отменить, — если только право ЕС или Латвии не требует более длительного хранения (например, бухгалтерских документов) или не действует юридическое удержание. Перед закрытием учётной записи Заказчик может выгрузить свои данные с помощью функций экспорта платформы.

Зашифрованные резервные копии создаются несколько раз в день и ротируются по графику до шести месяцев. Данные, удалённые с платформы, исчезают с неё немедленно; последняя резервная копия исчезает вместе с этой ротацией. Резервные копии восстанавливаются только при аварии и никогда — ради возврата отдельных удалённых записей.

Телематическая история, которую Frachta копирует из телематической учётной записи Заказчика, — поездки, пересечения границ, ежедневные показания одометра и счётчика топлива и изменения уровня топлива в баке, включая историю не более чем за 13 месяцев до подключения, — хранится, пока существует учётная запись Заказчика, и удаляется вместе с ней; показания уровня топлива в баке и температуры удаляются через два года после того, как они были сняты.

12Проверки и предоставление сведений#

Frachta предоставляет сведения, необходимые для подтверждения соблюдения ст. 28 GDPR, и допускает проведение проверок — обычно достаточно документации и заключений независимых аудиторов; проверки на месте требуют разумного предварительного уведомления, доступа в рабочее время и обязательств о конфиденциальности и проводятся за счёт Заказчика.

13Срок действия и ответственность#

Настоящее DPA действует, пока Frachta обрабатывает персональные данные для Заказчика. Ответственность определяется ограничениями, установленными в Условиях использования, в пределах, допускаемых ст. 82 GDPR.

14Как заключить это DPA#

Настоящее DPA включено в Условия использования и применяется автоматически к каждому Заказчику. Корпоративным клиентам, которым нужна копия, подписанная обеими сторонами, индивидуальное приложение по безопасности или обсуждение аудита, достаточно написать на privacy@frachta.lv — мы всё организуем.

Настоящее DPA публикуется на английском языке и в переводе. Если перевод расходится с английским текстом, преимущественную силу имеет английский текст.

15Контакты#

Есть вопросы об этом DPA? Напишите на privacy@frachta.lv. Обработчик — SIA "HEIDA LTD", регистрационный № 40203741048, номер НДС LV40203741048, Spāres iela 3A, Rīga, LV-1002, Латвия. Связанные документы: Политика конфиденциальности, Условия использования, Политика использования cookie и GDPR.