So richten Sie die Nummerierung für Aufträge, Rechnungen und Gutschriften ein
Jedes Unternehmen in Frachta kann eigene Nummernkreise für Aufträge, Rechnungen und Gutschriften konfigurieren. Erfahren Sie, wo Sie diese einrichten.
Die Dokumente Ihres Unternehmens benötigen eigenständige Nummernkreise, um übersichtlich zu bleiben und buchhalterische Vorgaben zu erfüllen. Mit Frachta können Sie separate Nummernkreise für Aufträge, Rechnungen und Gutschriften konfigurieren, sodass jeder Dokumenttyp seinen eigenen Zähler hat, der unabhängig startet und läuft.
Wenn Sie die Nummerierung in Frachta einrichten, erstellen Sie die Nummernkreise auf Unternehmensebene. Das bedeutet: Betreibt Ihr Unternehmen ein einziges Firmenkonto, folgen alle von diesem Unternehmen ausgestellten Dokumente dem von Ihnen konfigurierten Nummernkreis. Jeder Nummernkreis dient genau einem Zweck: Aufträge verwenden einen Zähler, Rechnungen einen anderen und Gutschriften einen dritten. Diese Trennung stellt sicher, dass sich eine Rechnungsnummer niemals mit einer Gutschriftnummer überschneidet und auch Ihre Auftragsnummerierung davon unberührt bleibt.
Um Ihre Nummernkreise zu konfigurieren, gehen Sie zu Ihren Kontoeinstellungen und navigieren Sie zum Bereich Nummerierung. Dort finden Sie Optionen, um für jeden von Ihrem Unternehmen genutzten Dokumenttyp einen Nummernkreis einzurichten. Für jeden Nummernkreis legen Sie in der Regel fest, wie die Nummerierung beginnen und fortschreiten soll – Ihr erster Auftrag könnte beispielsweise mit 001 nummeriert werden, Ihre erste Rechnung mit 1001 und Ihre erste Gutschrift mit 5001, oder nach einem beliebigen Schema, das zu Ihrer Geschäftspraxis passt.
Der praktische Vorteil separater Nummernkreise liegt in der Klarheit Ihrer Dokumente und Aufzeichnungen. Stellen Sie eine Rechnung aus, greift diese ausschließlich auf den Rechnungs-Nummernkreis zu. Stellen Sie eine Gutschrift aus, greift diese ausschließlich auf den Gutschrift-Nummernkreis zu. Ihr Disponent oder Ihre Buchhaltung erkennt allein anhand der Nummer sofort, um welche Art von Dokument es sich handelt. Es besteht kein Risiko von Verwechslungen oder einer versehentlichen Mehrfachverwendung einer Nummer über verschiedene Dokumenttypen hinweg.
Wenn Ihr Unternehmen Dokumente in mehreren Währungen ausstellt oder unterschiedliche Kundensegmente bedient, arbeiten Sie dennoch innerhalb desselben Nummernkreises pro Dokumenttyp. Das Nummerierungssystem unterteilt nicht nach Währung oder Kunde; es gilt für alle Dokumente dieses Typs, die von Ihrem Unternehmen ausgestellt werden. Planen Sie Ihr Nummerierungsschema entsprechend, damit es logisch und skalierbar bleibt, wenn Ihr Unternehmen wächst.
Sobald Sie Ihre Nummernkreise konfiguriert haben, weist Frachta bei jeder Erstellung eines neuen Auftrags, einer neuen Rechnung oder einer neuen Gutschrift automatisch die nächste Nummer in der Reihenfolge zu. Sie müssen keine Nummern manuell eingeben und sich keine Gedanken über Lücken oder Duplikate machen. Das System übernimmt die Zählung, sodass sich Ihr Team auf Disposition und Abrechnung konzentrieren kann.
Müssen Sie Ihre Nummernkreise anpassen, nachdem Sie diese bereits verwendet haben, können Sie jederzeit zum Bereich Nummerierung in Ihren Kontoeinstellungen zurückkehren und Änderungen vornehmen. Frachta wendet die neuen Einstellungen auf Dokumente an, die nach der Änderung erstellt werden. Prüfen Sie daher Ihre Konfiguration, bevor Sie Ihre ersten Dokumente ausstellen, um spätere Verwirrung zu vermeiden.
Um zu beginnen, melden Sie sich bei Frachta an, öffnen Sie Ihre Kontoeinstellungen und suchen Sie den Bereich Nummerierung. Richten Sie Ihre Nummernkreise für Aufträge, Rechnungen und Gutschriften entsprechend den Nummerierungsstandards Ihres Unternehmens ein und beginnen Sie anschließend mit der Erstellung von Dokumenten. Ihre Nummerierung wird ab diesem Zeitpunkt automatisch angewendet.