Как настроить нумерацию заказов, счетов и кредитовых нот
Каждая компания в Frachta может настроить собственные серии нумерации для заказов, счетов и кредитовых нот. Узнайте, где это настраивается.
Документы вашей компании должны иметь отдельные последовательности нумерации, чтобы поддерживать порядок и соответствовать требованиям бухгалтерского учёта. Frachta позволяет настроить отдельные серии нумерации для заказов, счетов и кредитовых нот, так что у каждого типа документа есть свой счётчик, который начинается и работает независимо.
При настройке нумерации в Frachta вы создаёте серии на уровне компании. Это означает, что если ваш бизнес работает под одной учётной записью компании, все документы, выпущенные этой компанией, будут следовать настроенным вами сериям. Каждая серия служит одной цели: для заказов используется один счётчик, для счетов — другой, а для кредитовых нот — третий. Такое разделение гарантирует, что номер счёта никогда не пересечётся с номером кредитовой ноты, и ни один из них не помешает нумерации заказов.
Чтобы настроить серии нумерации, перейдите в настройки учётной записи и откройте раздел нумерации. Там вы увидите параметры для настройки серии для каждого типа документа, который использует ваша компания. Для каждой серии обычно задаётся, с чего начинается нумерация и как она продолжается, поэтому ваш первый заказ может иметь номер 001, первый счёт — 1001, а первая кредитовая нота — 5001, или любую другую схему, подходящую для вашего бизнеса.
Практическая польза отдельных серий — это ясность в документах и записях. Когда вы выставляете счёт, номер берётся только из серии счетов. Когда вы выставляете кредитовую ноту, номер берётся только из серии кредитовых нот. Ваш диспетчер или бухгалтерия сразу поймут, с каким документом они имеют дело, просто взглянув на номер. Риск путаницы или случайного повторного использования номера между разными типами документов исключён.
Если ваша компания выставляет документы в нескольких валютах или обслуживает разные сегменты клиентов, вы всё равно работаете в рамках одной серии для каждого типа документа. Система нумерации не делится по валюте или клиенту — она применяется ко всем документам данного типа, выпущенным вашей компанией. Учитывайте это при планировании схемы нумерации, чтобы она оставалась логичной и масштабируемой по мере роста вашего бизнеса.
После настройки серий Frachta будет автоматически присваивать следующий номер в последовательности каждый раз, когда вы создаёте новый заказ, счёт или кредитовую ноту. Вам не нужно вводить номера вручную или беспокоиться о пропусках и дубликатах. Система сама ведёт учёт, а ваша команда может сосредоточиться на диспетчеризации и выставлении счетов.
Если вам нужно изменить серии нумерации после того, как вы уже начали ими пользоваться, вы можете вернуться в раздел нумерации в настройках учётной записи и внести изменения. Frachta применит новые настройки к документам, созданным после изменения, поэтому проверьте конфигурацию перед выпуском первых документов, чтобы избежать путаницы в дальнейшем.
Чтобы начать, войдите в Frachta, откройте настройки учётной записи и найдите раздел нумерации. Настройте серии для заказов, счетов и кредитовых нот в соответствии со стандартами нумерации вашей компании, а затем приступайте к созданию документов. С этого момента нумерация будет применяться автоматически.