Tvarkome pagal jūsų nurodymus.

01Šios sutarties taikymo sritis#

Ši Duomenų tvarkymo sutartis („DTS“) reglamentuoja asmens duomenų, kuriuos valdo jūsų įmonė („Klientas“) ir kuriuos naudodamasi platforma patiki Frachta, tvarkymą. Ji papildo Naudojimo sąlygas ir taikoma visais atvejais, kai Klientas Frachta platformoje saugo savo kontaktų, partnerių, vairuotojų ar sandorio šalių asmens duomenis.

02Šalių vaidmenys#

Šių duomenų atžvilgiu Klientas yra duomenų valdytojas, o SIA „HEIDA LTD“ („Frachta“) — duomenų tvarkytojas, tvarkantis asmens duomenis tik Kliento vardu. Duomenų, kuriuos Frachta renka savo tikslais — paskyrų, saugumo žurnalų, atsiskaitymų, platformos analitikos — atžvilgiu Frachta yra duomenų valdytoja, kaip aprašyta Privatumo politikoje.

Telematikos paslaugų teikėjai. Sutartį su telematikos paslaugų teikėju yra sudaręs Klientas ir jis pats nusprendžia ją prijungti; toks teikėjas yra paties Kliento duomenų tvarkytojas, o ne Frachta pasitelktas duomenų tvarkytojas. Frachta šiuos duomenis gauna Kliento nurodymu ir tvarko kaip Kliento pasitelktas tolesnis duomenų tvarkytojas. Todėl Klientas turėtų įsitikinti, kad jo sutartis su paslaugų teikėju ir jo vairuotojams teikiama informacija apima duomenų perdavimą bendrovei Frachta. Frachta neskaito telematikos duomenų savo tikslais ir neteikia jų kitiems Klientams.

03Dalykas, pobūdis ir trukmė#

Sutarties dalykas — Frachta platformos teikimas: krovinių birža, transporto valdymas, dokumentų rengimas, sąskaitų išrašymas ir mokėjimų suderinimas. Duomenų tvarkymo pobūdis — saugojimas, struktūrizavimas, rodymas, perdavimas tarp įgaliotų naudotojų ir ištrynimas. Duomenys tvarkomi visą Kliento paskyros galiojimo laiką ir 11 skyriuje nurodytą ištrynimo laikotarpį.

04Duomenų kategorijos ir duomenų subjektai#

• Duomenų subjektai — Kliento darbuotojai ir vairuotojai; Kliento partnerių, siuntėjų ir vežėjų kontaktiniai asmenys; banko išrašuose nurodyti mokėtojai.
• Duomenų kategorijos — vardai ir pavardės, darbo kontaktiniai duomenys, pareigos; užsakymų ir siuntų duomenys; sąskaitų duomenys; banko išrašo eilutės (sandorio šalies pavadinimas, IBAN, suma, data, mokėjimo paskirtis).
• Vairuotojų tapatybės ir pažymėjimų duomenys – vardas ir pavardė, gimimo data, pilietybė, gyvenamosios vietos šalis, kontaktiniai duomenys, vairuotojo pažymėjimo kategorijos ir jų galiojimo datos – apie vairuotojus, kuriuos Klientas pakviečia į vairuotojo programėlę.
• Darbo įvykiai su buvimo vieta – sustojimai, plombos ir pristatymo patvirtinimai; prie kiekvieno fiksuojama apytikslė įrenginio buvimo vieta tuo momentu (gatvės lygmens tikslumu, tik įvykio metu, niekada ne nuolat), palyginimas su numatyta vieta ir atstumas tarp jų.
• Nuotraukos, padarytos vairuotojo programėle, kuriose atsitiktinai gali matytis žmonių, kurie nėra nei Kliento darbuotojai, nei Frachta naudotojai.
• Siuntas priimančių asmenų vardai ir pavardės – pristatymo patvirtinime užfiksuotas vardas, pavardė ir pareigos bei perdavimo metu pateiktos pastabos.
• Telematikos duomenys apie įvardytus vairuotojus – kai Klientas prijungia telematikos paskyrą: vairuotojų vardai ir pavardės, tachografo kortelių numeriai, vairavimo, kito darbo, buvimo darbo vietoje ir poilsio laikotarpiai bei transporto priemonių buvimo vietos istorija.
• Neatvykimo į darbą ir atostogų įrašai – rūšis (laisvadienis, atostogos ar liga), datos, patvirtinimo būsena, pastabos ir per vairuotojo programėlę pateikti prašymai.
• Specialių kategorijų asmens duomenys (9 str.). Neatvykimas dėl ligos yra duomenys apie sveikatą. Tai vienintelė specialių kategorijų asmens duomenų rūšis, kurią platforma saugo, ir ji apsiriboja pačiu tokio neatvykimo faktu ir jo datomis – platforma neprašo nei diagnozės, nei nedarbingumo pažymėjimo. Klientas yra duomenų valdytojas ir atsako už tai, kuria 9 straipsnio 2 dalies sąlyga jis remiasi, taip pat už tai, ką jo darbuotojai įrašo į laisvos formos pastabą. Klientai turėtų įvertinti, ar dėl šių duomenų kartu su pirmiau nurodytais buvimo vietos ir darbo laiko įrašais nereikia atlikti poveikio duomenų apsaugai vertinimo pagal 35 straipsnį.

05Nurodymai ir konfidencialumas#

Frachta tvarko šiuos duomenis tik pagal dokumentuotus Kliento nurodymus — naudojimasis platformos funkcijomis laikomas nurodymu — nebent ES ar Latvijos teisė reikalauja kitaip; tokiu atveju Frachta prieš pradėdama tvarkyti apie tai informuoja Klientą (išskyrus atvejus, kai tai draudžia teisės aktai). Visi darbuotojai, įgalioti tvarkyti duomenis, yra įsipareigoję laikytis konfidencialumo.

06Saugumo priemonės (32 str.)#

Frachta taiko tinkamas technines ir organizacines priemones, įskaitant:

• Šifravimą perduodant duomenis (TLS) visuose ryšiuose; maišos funkcija apsaugotus prisijungimo duomenis ir vienkartinius, maišos funkcija apsaugotus prisijungimo bei patvirtinimo raktus.
• Įmonių duomenų atskyrimą duomenų bazės lygmeniu (eilučių lygio saugumą) papildomai prie programos patikrų.
• Mažiausių būtinų teisių principą — programa veikia su apribota duomenų bazės role; administracinė prieiga ribojama ir registruojama.
• Įkeltų failų saugojimą atsitiktiniais pavadinimais taikant tipo ir dydžio apribojimus; saugumui reikšmingų veiksmų registravimą audito žurnale.
• Prieglobos paslaugos ES, aplinkų atskyrimas ir šifruotos atsarginės kopijos kitoje vietoje — jos užšifruojamos mūsų serveriuose prieš perduodant, todėl saugyklos teikėjas turi tik šifruotą turinį.

07Pasitelkti duomenų tvarkytojai#

Klientas suteikia leidimą pasitelkti toliau nurodytus duomenų tvarkytojus. Apie šio sąrašo pakeitimus Frachta praneša iš anksto (platformoje arba el. paštu), suteikdama Klientui galimybę pagrįstai prieštarauti:

• Prieglobos ir infrastruktūros teikėjas (ES) — valdo platformos serverius ir duomenų bazę.
• Sisteminių el. laiškų teikėjas — pristato patvirtinimo, pranešimų ir dokumentų laiškus.
• PostHog (ES debesis) — produkto analitika; pasitelkiama tik tiems Klientams, kurių naudotojai sutinka su analitikos slapukais.
• Sentry — klaidų stebėsena, padedanti išlaikyti platformos stabilumą.
• Anthropic (Jungtinės Amerikos Valstijos) — modelis, kuriuo veikia platformos neprivalomos DI funkcijos; pasitelkiamas tik tai funkcijai, kuria Klientas iš tikrųjų naudojasi. Jis gauna tik tai, ką ta funkcija jam siunčia, ir nieko daugiau: įmonių patikroje — įmonės ir viešų šaltinių medžiagą; įkeltą remonto sąskaitą, kad nuskaitytų jos eilutes; pagalbos užklausą, kad išverstų ją mūsų darbuotojams; maršrutą ir jo sustojimus, kad juos suplanuotų; naujienų ar instrukcijų tekstą, kad parengtų jo juodraštį ir jį išverstų. Jis nenaudojamas sprendimams dėl duomenų subjekto priimti, o jo rezultatas yra rekomendacinio pobūdžio.
• Montonio Finance, UAB (Lietuva) — planų mokėjimai; mokėjimo duomenų atžvilgiu veikia kaip savarankiškas duomenų valdytojas, o ne pasitelktas tvarkytojas.
• SMS siuntimo teikėjas („Esteria“, ES) — pristato patvirtinimo ir pranešimų SMS žinutes.
• „Backblaze“ (B2 Cloud Storage, ES centrinis regionas — Amsterdamas) — saugo mūsų atsargines kopijas kitoje vietoje. Duomenys užšifruojami prieš išsiunčiant iš mūsų serverių, todėl „Backblaze“ jų perskaityti negali.
• OpenStreetMap Foundation (Nominatim) – paverčia adresą žemėlapio koordinatėmis. Gauna tik adreso tekstą; kartu su juo nesiunčiami jokie vardai, paskyros ar kontaktiniai duomenys. Naudojama tik kaip atsarginė priemonė, kai pirmiau nurodyta HERE paslauga nepasiekiama.

Toliau išvardyti asmenys pasitelkiami funkcijoms, kurios yra sukurtos, bet dar neįjungtos. Šiandien jie negauna nieko. Jie čia nurodomi iš anksto, kad pirmiau įtvirtinta teisė gauti pranešimą ir pareikšti prieštaravimą būtų reali: Frachta neįjungs nė vieno iš jų, nesuteikusi Klientui galimybės pirma pareikšti prieštaravimą.

• Programėlių pranešimų paslauga (Expo / 650 Industries, Jungtinės Amerikos Valstijos) – perduotų tiesioginius pranešimus į vairuotojo programėlę, juos siųsdama per Apple arba Google, kad pasiektų telefoną. Gauna įrenginio pranešimų prieigos raktą ir pranešimo tekstą. Dar nesukonfigūruota; joks prieigos raktas neregistruojamas ir niekas nesiunčiama.
• Kvalifikuotas elektroninio parašo paslaugų teikėjas (Dokobit, Lietuva) – gautų pasirašyti skirtą dokumentą kartu su pasirašančiojo vardu ir pavarde ir leistų pasirašančiajam pačiam pasirinkti pasirašymo būdą (Smart-ID, eParaksts, tapatybės kortelė). Dar nesukonfigūruota; šiuo metu dokumentai pasirašomi tik platformoje.
• HERE Global B.V. (Nyderlandai) – paverčia adresus žemėlapio koordinatėmis, planuoja sunkvežimių maršrutus ir pateikia patį žemėlapį. Gauna tik adreso tekstą ir maršruto taškus; kartu su jais nesiunčiami jokie vardai, paskyros ar kontaktiniai duomenys. Žemėlapis įkeliamas per mūsų serverius, todėl lankytojo naršyklė su HERE tiesiogiai nesusisiekia.

08Pagalba duomenų valdytojui#

Atsižvelgdama į duomenų tvarkymo pobūdį, Frachta tinkamomis techninėmis ir organizacinėmis priemonėmis padeda Klientui vykdyti duomenų subjektų prašymus (12–23 str.) ir Kliento pareigas pagal 32–36 str. (saugumas, pranešimai apie pažeidimus, poveikio vertinimai), tiek, kiek informacija yra prieinama Frachta.

09Asmens duomenų saugumo pažeidimai#

Sužinojusi apie Kliento duomenis paveikusį asmens duomenų saugumo pažeidimą, Frachta nepagrįstai nedelsdama praneša apie tai Klientui ir pateikia informaciją, pagrįstai reikalingą Kliento pareigoms pagal BDAR 33–34 str. įvykdyti.

10Tarptautiniai duomenų perdavimai#

Duomenys tvarkomi Europos Sąjungoje. Bet koks perdavimas už EEE ribų vykdomas tik esant sprendimui dėl tinkamumo arba standartinėms sutarčių sąlygoms ir atsispindi aukščiau pateiktame pasitelktų duomenų tvarkytojų sąraše.

11Duomenų grąžinimas ir ištrynimas#

Nutraukus paskyrą, „Frachta“ per 90 dienų ištrina arba nuasmenina Kliento valdomus duomenis, nebent ES ar Latvijos teisės aktai reikalauja ilgesnio saugojimo (pavyzdžiui, apskaitos dokumentų) arba taikomas teisinis saugojimo reikalavimas. Prieš uždarydamas paskyrą Klientas gali eksportuoti savo duomenis platformos eksporto priemonėmis, o per tas 90 dienų mūsų pagalbos tarnyba dar gali paskyrą atkurti pagal rašytinį Kliento prašymą.

Šifruotos atsarginės kopijos daromos kelis kartus per dieną ir rotuoja pagal grafiką, neviršijantį šešių mėnesių. Iš platformos ištrinti duomenys iš jos dingsta iš karto; paskutinė atsarginė kopija dingsta pasibaigus tai rotacijai. Atsargines kopijas atkuriame tik avarijos atveju, niekada — pavieniams ištrintiems įrašams atgauti.

12Auditai ir informacija#

Frachta pateikia informaciją, būtiną atitikčiai BDAR 28 str. įrodyti, ir sudaro sąlygas auditams — paprastai pakanka dokumentų ir trečiųjų šalių patvirtinimų; auditams vietoje reikia pagrįsto išankstinio įspėjimo, prieigos darbo valandomis ir konfidencialumo įsipareigojimų, o jų išlaidas dengia Klientas.

13Galiojimas ir atsakomybė#

Ši DTS galioja tol, kol Frachta tvarko asmens duomenis Klientui. Atsakomybei taikomi Naudojimo sąlygose nustatyti apribojimai, tiek, kiek tai leidžia BDAR 82 str.

14Kaip sudaroma ši DTS#

Ši DTS yra Naudojimo sąlygų dalis ir automatiškai taikoma kiekvienam Klientui. Didelės įmonės, kurioms reikia abiejų šalių pasirašytos kopijos, individualaus saugumo priedo ar pokalbio dėl audito, tegul rašo privacy@frachta.lv — viską suorganizuosime.

15Kontaktai#

Turite klausimų dėl šios DTS? Rašykite privacy@frachta.lv. Duomenų tvarkytojas — SIA „HEIDA LTD“, registracijos Nr. 40203741048, PVM kodas LV40203741048, Spāres iela 3A, Rīga, LV-1002, Latvija. Susiję dokumentai: Privatumo politika, Naudojimo sąlygos, Slapukų politika ir BDAR.