Miks väljastatud arveid Frachtas ei saa muuta
Frachta lukustab väljastatud arved, nii et vead parandatakse kreeditarvega, mitte vaikse muudatusega.
Kui väljastad Frachtas arve, jääb see täpselt selliseks, nagu see loodi, nii et sinu numeratsioon ja auditijälg vastavad alati sellele, mida näevad kliendid ja raamatupidaja. See on kõige olulisem siis, kui maksuamet või koostööpartner küsib mõne kuu pärast konkreetse arve numbri kohta. Selle asemel, et numbreid hiljem parandada, kustutad arve enne selle saatmist või tasakaalustad seda hiljem kreeditarvega.
Ava /tms/invoices, et näha kõigi väljastatud dokumentide nimekirja. Kui arve pole veel saadetud ja märkad viga, saad selle kohe sellest nimekirjast kustutada ning number lihtsalt vabaneb, jätmata sinu ajalukku auku. See on hetk, mil märgata vale hinda, puuduvat viidet või kliendi segiajamist, enne kui dokument kellenigi jõuab.
Kui arve on juba saadetud või makstud, ei saa seda enam kustutada, ja õigustatult. Sel hetkel kuulub arve ahelasse, millest teavad juba teised osapooled, mõnikord ka maksuamet. Selle asemel koostad selle kohta kreeditarve, mis parandab summa või andmed, jättes originaaldokumendi ja selle numbri täpselt sinna, kus see väljastati.
Nii ei jää sinu arvete jadasse kunagi seletamatuid auke ja kellelgi ei tule mõelda, kas dokumenti on pärast kliendile saatmist vaikselt muudetud. Kui viga avastatakse nädalate pärast, keset kiiret hooaega või kliendiga tekkinud vaidluse ajal, ei pea sa vana arvet kiiruga ümber kirjutama ega lootma, et keegi lahknevust ei märka. Väljastad lihtsalt kreeditarve, jätkad tööd ja kirje räägib enda eest, kui seda kunagi kontrollitakse.