Töötlemine teie juhiste järgi.

01Käesoleva lepingu kohaldamisala#

Käesolev andmetöötlusleping („ATL“) reguleerib nende isikuandmete töötlemist, mida teie ettevõte („Klient“) kontrollib ja Frachtale platvormi kasutades usaldab. See täiendab kasutustingimusi ja kohaldub alati, kui Klient salvestab Frachtasse oma kontaktide, partnerite, juhtide või vastaspoolte isikuandmeid.

02Poolte rollid#

Nende andmete puhul on Klient vastutav töötleja ja SIA "HEIDA LTD" („Frachta“) on volitatud töötleja, kes töötleb isikuandmeid üksnes Kliendi nimel. Andmete puhul, mida Frachta kogub oma eesmärkidel — kontod, turvalogid, arveldus, platvormi analüütika — on vastutav töötleja Frachta, nagu on kirjeldatud privaatsuspoliitikas.

Telemaatikateenuse pakkujad. Leping telemaatikateenuse pakkujaga on Kliendil ja Klient otsustab selle ühendada; teenusepakkuja on Kliendi enda volitatud töötleja, mitte Frachta kaasatud töötleja. Frachta üksnes võtab need andmed Kliendi korraldusel vastu ja töötleb neid Kliendi alltöötlejana. Seetõttu peaks Klient veenduma, et tema leping teenusepakkujaga ja teave, mille ta oma juhtidele annab, hõlmavad andmete edastamist Frachtasse. Frachta ei loe telemaatikaandmeid oma eesmärkidel ega tee neid kättesaadavaks teistele Klientidele.

03Ese, laad ja kestus#

Lepingu ese on Frachta platvormi pakkumine: veosebörs, veokorraldus, dokumentide koostamine, arveldus ja maksete vastavusseviimine. Töötlemise laad on säilitamine, struktureerimine, kuvamine, edastamine volitatud kasutajate vahel ja kustutamine. Töötlemine kestab Kliendi konto kehtivuse aja ning lisaks jaotises 11 nimetatud kustutamisperioodi.

04Andmete ja andmesubjektide kategooriad#

• Andmesubjektid — Kliendi töötajad ja juhid; Kliendi partnerite, saatjate ja vedajate kontaktisikud; pangaväljavõtetel esinevad maksjad.
• Andmekategooriad — nimed, ärikontaktandmed, rollid; tellimuste ja vedude andmed; arveandmed; pangaväljavõtte read (vastaspoole nimi, IBAN, summa, kuupäev, viide).
• Juhi isikuandmed ja juhiload – nimi, sünniaeg, kodakondsus, elukohariik, kontaktandmed, juhiloa kategooriad ja nende kehtivusajad nende juhtide kohta, keda Klient juhirakendusse kutsub.
• Töösündmused koos asukohaga – peatused, plommid ja kohaletoimetamise kinnitused, igaüks koos seadme ligikaudse asukohaga sel hetkel (tänava tasandi täpsus, mis salvestatakse üksnes sündmuse ajal, mitte pidevalt), võrdlus eeldatava kohaga ja nendevaheline kaugus.
• Fotod, mis on tehtud juhirakenduses ja millel võivad juhuslikult olla inimesed, kes ei ole Kliendi töötajad ega Frachta kasutajad.
• Saadetise vastuvõtmise allkirjastanud isikute nimed – kohaletoimetamise kinnitusele märgitud nimi ja roll ning üleandmisel tehtud märkused.
• Telemaatikaandmed nimeliste juhtide kohta – kui Klient ühendab telemaatikakonto: juhtide nimed, tahhograafikaartide numbrid, sõidu-, töö-, valmisoleku- ja puhkeajad ning sõidukite asukohaajalugu.
• Puudumiste ja puhkuste kanded – liik (vaba päev, puhkus või haigus), kuupäevad, kinnitamise seisund, märkused ja juhirakenduse kaudu esitatud avaldused.
• Eriliiki isikuandmed (artikkel 9). Haigusest tingitud puudumine on terviseandmed. See on ainus eriliiki isikuandmete liik, mida platvorm sisaldab, ja see piirdub sellist liiki puudumise fakti ja kuupäevadega – platvorm ei küsi diagnoosi ega arstitõendit. Klient on vastutav töötleja ning vastutab artikli 9 lõikes 2 sätestatud tingimuse eest, millele ta tugineb, ja selle eest, mida tema töötajad vabateksti märkusesse kirjutavad. Klient peaks hindama, kas see koos eespool nimetatud asukoha- ja tööajakannetega eeldab artikli 35 kohast andmekaitsealast mõjuhinnangut.

05Juhised ja konfidentsiaalsus#

Frachta töötleb neid andmeid üksnes Kliendi dokumenteeritud juhiste alusel — juhiseks loetakse platvormi funktsioonide kasutamist —, välja arvatud juhul, kui ELi või Läti õigus nõuab teisiti; sellisel juhul teavitab Frachta Klienti enne töötlemist (kui seadus seda ei keela). Kõik andmete töötlemiseks volitatud isikud on seotud konfidentsiaalsuskohustusega.

06Turvameetmed (artikkel 32)#

Frachta rakendab asjakohaseid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid, sealhulgas:

• Edastuse krüpteerimine (TLS) kõigi ühenduste puhul; räsitud juurdepääsuandmed ning ühekordsed räsitud sisselogimis- ja kinnitustunnused.
• Kliendikeskkondade eraldatus on jõustatud lisaks rakenduse kontrollidele ka andmebaasi tasemel (reapõhine turve).
• Minimaalsete õiguste põhimõte — rakendus töötab piiratud õigustega andmebaasirollis; halduslik ligipääs on piiratud ja logitud.
• Üleslaaditud failid salvestatakse juhuslike nimede all koos tüübi- ja suuruspiirangutega; turvalisust puudutavad toimingud logitakse auditijälgena.
• Majutus ELis, keskkondade eraldatus ja krüpteeritud varukoopiad väljaspool serverit — need krüpteeritakse meie serverites enne edastamist, nii et salvestusteenuse pakkujal on ainult krüptitud sisu.

07Volitatud alltöötlejad#

Klient annab loa järgmiste volitatud alltöötlejate kasutamiseks. Frachta teatab selle loendi muudatustest ette (rakenduses või e-postiga), andes Kliendile võimaluse esitada mõistlikel alustel vastuväiteid:

• Majutus- ja taristuteenuse pakkuja (EL) — käitab platvormi servereid ja andmebaasi.
• Tehingumeilide teenusepakkuja — edastab kinnitus-, teavitus- ja dokumendikirju.
• PostHog (ELi pilv) — tooteanalüütika; kaasatakse üksnes nende Klientide puhul, kelle kasutajad on andnud nõusoleku analüütikaküpsistele.
• Sentry — vigade seire, et hoida platvorm stabiilsena.
• Anthropic (Ameerika Ühendriigid) — mudel, mis on platvormi valikuliste tehisintellekti funktsioonide taga ja mis kaasatakse üksnes selle funktsiooni jaoks, mida Klient tegelikult kasutab. Saab selle, mida vastav funktsioon edastab, ja mitte midagi muud: ettevõtte kontrollis uuritava ettevõtte andmed ja avalikest allikatest pärineva materjali; üleslaaditud remondiarve, et sellelt arveread välja lugeda; toe pöördumise, et see meie töötajate jaoks tõlkida; marsruudi koos selle peatustega, et neid planeerida; ning uudise- või juhenditeksti, et seda koostada ja tõlkida. Seda ei kasutata andmesubjekti puudutavate otsuste tegemiseks ja selle väljund on nõuandev.
• Montonio Finance, UAB (Leedu) — plaanide maksed; tegutseb makseandmete osas iseseisva vastutava töötlejana, mitte volitatud alltöötlejana.
• SMS-teenusepakkuja (Esteria, EL) — edastab kinnitus- ja teavitussõnumeid.
• Backblaze (B2 Cloud Storage, EL kesk-piirkond — Amsterdam) — hoiab meie väliseid varukoopiaid. Andmed krüpteeritakse enne meie serveritest lahkumist, seega Backblaze ei saa neid lugeda.
• OpenStreetMap Foundation (Nominatim) – teisendab aadressi kaardikoordinaatideks. Saab üksnes aadressiteksti; nime, konto- ega kontaktandmeid sellega kaasa ei saadeta. Kasutatakse ainult varuvariandina, kui ülalnimetatud HERE teenus pole kättesaadav.

Järgmised on kaasatud funktsioonide jaoks, mis on välja ehitatud, kuid veel sisse lülitamata. Täna nad midagi ei saa. Nad on siin ette loetletud selleks, et eespool sätestatud teavitamis- ja vastuväiteõigus oleks tegelik – Frachta ei võta ühtegi neist kasutusele, andmata Kliendile enne võimalust vastuväiteid esitada.

• Rakenduse teavitusteenus (Expo / 650 Industries, Ameerika Ühendriigid) – edastaks push-teavitused juhirakendusse, andes need telefoni jõudmiseks üle Apple’ile või Google’ile. Saab seadme push-tunnuse ja teavituse teksti. Veel seadistamata; ühtegi tunnust ei registreerita ja midagi ei saadeta.
• Kvalifitseeritud e-allkirja teenuse pakkuja (Dokobit, Leedu) – saaks allkirjastamiseks dokumendi koos allkirjastaja nimega ja pakuks allkirjastajale meetodi valikut (Smart-ID, eParaksts, ID-kaart). Veel seadistamata; praegu allkirjastatakse dokumente üksnes platvormi sees.
• HERE Global B.V. (Holland) – teisendab aadressid kaardikoordinaatideks, planeerib veokite marsruute ja edastab kaardi enda. Saab üksnes aadressiteksti ja marsruudi punktid; nime, konto- ega kontaktandmeid nendega kaasa ei saadeta. Kaart laaditakse läbi meie serverite, seega külastaja brauser HERE-ga otse ei suhtle.

08Abi vastutavale töötlejale#

Võttes arvesse töötlemise laadi, abistab Frachta Klienti asjakohaste tehniliste ja korralduslike meetmetega andmesubjektide taotluste täitmisel (artiklid 12–23) ning Kliendi artiklitest 32–36 tulenevate kohustuste täitmisel (turvalisus, rikkumisest teavitamine, mõjuhinnangud) ulatuses, milles teave on Frachtale kättesaadav.

09Isikuandmetega seotud rikkumised#

Frachta teavitab Klienti põhjendamatu viivituseta pärast seda, kui on saanud teada Kliendi andmeid puudutavast isikuandmetega seotud rikkumisest, edastades teabe, mida Klient mõistlikult vajab oma teavitamiskohustuste täitmiseks IKÜM-i artiklite 33–34 alusel.

10Rahvusvahelised edastamised#

Töötlemine toimub Euroopa Liidus. Edastamine väljapoole Euroopa Majanduspiirkonda toimub üksnes kaitse piisavuse otsuse või lepingu tüüptingimuste olemasolul ning kajastub ülal toodud volitatud alltöötlejate loendis.

11Andmete tagastamine ja kustutamine#

Konto lõpetamisel kustutab või anonümiseerib Frachta Kliendi vastutusel olevad andmed 90 päeva jooksul, välja arvatud juhul, kui ELi või Läti õigus nõuab pikemat säilitamist (näiteks raamatupidamisdokumentide puhul) või kehtib õiguslik säilitamisnõue. Enne sulgemist saab Klient oma andmed platvormi ekspordifunktsioonidega välja võtta ning nende 90 päeva jooksul saab meie tugi konto Kliendi kirjalikul taotlusel veel taastada.

Krüpteeritud varukoopiaid tehakse mitu korda päevas ja need roteeruvad kuni kuue kuu jooksul. Platvormilt kustutatud andmed kaovad sealt kohe; viimane varukoopia kaob selle rotatsiooniga. Varukoopiaid taastatakse ainult avariiolukorras, mitte kunagi üksikute kustutatud kirjete taastamiseks.

12Auditid ja teave#

Frachta teeb kättesaadavaks teabe, mis on vajalik IKÜM-i artikli 28 järgimise tõendamiseks, ja võimaldab auditeid — tavaliselt piisab dokumentatsioonist ja kolmandate isikute kinnitustest; kohapealsed auditid eeldavad mõistlikku etteteatamist, ligipääsu tööajal ja konfidentsiaalsuskohustuste võtmist ning toimuvad Kliendi kulul.

13Kehtivus ja vastutus#

Käesolev andmetöötlusleping kehtib seni, kuni Frachta töötleb Kliendi jaoks isikuandmeid. Vastutusele kohalduvad kasutustingimustes sätestatud piirangud ulatuses, mis on IKÜM-i artikli 82 kohaselt lubatud.

14Kuidas käesolev leping sõlmitakse#

Käesolev andmetöötlusleping on kasutustingimuste lahutamatu osa ja kohaldub automaatselt igale Kliendile. Suurkliendid, kes vajavad vastastikku allkirjastatud koopiat, eritingimustega turvalisuse lisa või auditivestlust, kirjutagu aadressile privacy@frachta.lv — korraldame selle.

15Kontakt#

Küsimused selle andmetöötluslepingu kohta? Kirjutage aadressile privacy@frachta.lv. Volitatud töötleja on SIA "HEIDA LTD", registrikood 40203741048, KMKR nr LV40203741048, Spāres iela 3A, Rīga, LV-1002, Läti. Seotud dokumendid: Privaatsuspoliitika, Kasutustingimused, Küpsiste poliitika ja IKÜM.