Teie andmed, teie kontroll.

01Ülevaade#

See poliitika selgitab, milliseid isikuandmeid Frachta töötleb, miks, millistele õiguslikele alustele me tugineme ja kuidas saate oma õigusi teostada. See kehtib Frachta platvormi ja veebisaidi frachta.lv kohta ning on kirjutatud meie äriklientidele — ekspediitoritele, vedajatele ja nende töötajatele.

02Vastutava töötleja andmed ja kontakt#

SIA "HEIDA LTD", registrikood 40203741048, KMKR nr LV40203741048, Spāres iela 3A, Rīga, LV-1002, Läti on platvormi kaudu töödeldavate isikuandmete vastutav töötleja („Frachta“, „meie“).

Kõigis privaatsusküsimustes kirjutage aadressile privacy@frachta.lv.

Andmekaitsespetsialisti ei ole määratud: meie töötlemine ei vasta isikuandmete kaitse üldmääruse artikli 37 lõike 1 kriteeriumidele — me ei ole avaliku sektori asutus ning meie põhitegevus ei ole ei isikute korrapärane ulatuslik jälgimine ega eriliiki andmete ulatuslik töötlemine. Privaatsusküsimustega tegeleb juhtkond ülal nimetatud aadressil.

03Kogutavate isikuandmete kategooriad#

Sõltuvalt sellest, kuidas te Frachtat kasutate, võime töödelda allpool loetletud kategooriaid. Osa neist andmetest ei sisesta mitte teie, vaid teised kasutajad — näiteks lisab vastaspool teie nime ja telefoninumbri ühise tellimuse kontaktandmetena:

• Konto ja ettevõtte andmed — nimi, töö e-posti aadress, telefoninumber, roll, ettevõtte nimi, registrikood ja käibemaksukohustuslase number.
• Tegevusandmed — veosed, tellimused, veoülesanded, e-CMR-id ja arvekirjed, mille te loote, sealhulgas teie sisestatud juhtide ja vastaspoolte kontaktandmed.
• Finantsandmed — üleslaaditud pangaväljavõtted ja maksete vastavusseviimise andmed (vt jaotist 06), arved ja maksekirjed.
• Kontrolli- ja taustakontrolli andmed — äriregistri ja ELi VIES käibemaksupäringud, mille abil kontrollime, et konto kuulub tegelikult tegutsevale ettevõttele, ning — kui kasutaja teeb partnerikontrolli — avalike registrite, finants- ja ELi/ÜRO/OFAC-i sanktsiooninimekirjade andmed kontrollitava ettevõtte kohta, mis võivad sisaldada selle omanike või juhatuse liikmete nimesid.
• Kasutus-, seadme- ja logiandmed — IP-aadress, brauser ja platvormil tehtud toimingud (turva- ja auditilogid).
• Suhtlus — klienditoe pöördumised, platvormisisene vestlus ja kirjavahetus meiega.
• Juhirakenduse andmed – kui vedaja kutsub oma juhid Frachta juhirakendusse: juhi nimi, sünniaeg, kodakondsus, elukohariik, e-posti aadress, telefoninumber ning juhiloa kategooriad koos nende kehtivusaegadega; sisselogimised, seadme IP-aadress ja tegevus rakenduses; ülesandesündmused ja juhi esitatud dokumendid; ligikaudne asukoht ja fotod, nagu allpool kirjeldatud.
• Asukoht töösündmuse ajal – kui juht registreerib peatuse, plommi või kohaletoimetamise kinnituse, lisab rakendus seadme asukoha, kui juht on selleks loa andnud. Rakendus küsib operatsioonisüsteemilt tasakaalustatud täpsusega asukohamäärangut – tänava tasandil, saja meetri suurusjärgus, mitte täpset punkti – ja üksnes selle toimingu hetkel. Pidevat ega taustal toimuvat jälgimist ei ole, rakendus ei jälgi juhti sündmuste vahel ning toiming viiakse lõpuni ka siis, kui juht keeldub või seade asukohta määrata ei suuda.
• Asukoha kontroll – asukohta võrreldakse sellega, kus peatus pidi toimuma, ja tulemus salvestatakse koos sündmusega: kas need langesid kokku ja kui suur oli vahemaa. See on kanne, mitte tõke – ühtegi toimingut selle tõttu ei keelata. Kuna tegemist on püsiva kandega selle kohta, kas töötaja viibis seal, kuhu töö ta suunas, on see siin eraldi välja toodud, mitte jäetud „ülesandesündmuste“ sisse.
• Fotod – rakenduses tehtud kontroll-loendi, plommi, kohaletoimetamise kinnituse ja probleemiteate fotod. Laadimisplatsil või lao ukse juures tehtud fotol võivad olla inimesed, kes ei ole meie kliendid ega meie kasutajad; nad on fotol üksnes seetõttu, et pilt tehti seal, kus tööd tehti.
• Isik, kes kauba vastuvõtmise allkirjastab – kohaletoimetamisel salvestab rakendus saadetise vastuvõtja nime ja rolli koos koha ja võimalike märkustega. See isik ei ole tavaliselt meie klient ega meie kasutaja: tema nimi on kandes seetõttu, et ilma selleta ei tõenda kohaletoimetamise kinnitus midagi.
• Teie arvustus Frachta kohta – kui otsustate platvormi arvustada: hinnang, teie kirjutatud tekst, nimi ja ametikoht, mille all soovite olla nimetatud, ning see, kas nõustusite avaldamisega. Arvustus ei ole kunagi kohustuslik ja kui jätate palve tähelepanuta või sellest keeldute, ei muutu teie konto juures midagi.
• Seadme identifikaatorid – kui push-teavitused on sisse lülitatud: brauseris loob loaküsimusega nõustumine push-tellimuse, mida haldab teie enda brauseri push-teenus, ja me salvestame aadressi, mille see meile annab, et saaksime sinna saata; see on täna kasutuses. Juhirakenduses vastab sellele push-tunnus, mis identifitseerib rakenduse paigalduse konkreetses seadmes; see osa on välja ehitatud, kuid veel sisse lülitamata, ja teenus, mis seda edastaks, lisatakse allpool toodud vastuvõtjate loetellu enne esimese teavituse saatmist. Kumbki ei ole küpsis ega IP-aadress.
• Puudumine ja puhkus – kui vedaja haldab juhirakenduse kaudu töölt puudumisi: puudumise liik (vaba päev, puhkus või haigus), kuupäevad, kas see kiideti heaks, lisatud märkused ning avaldused, mille juht rakenduse kaudu esitab (näiteks puhkuse-, vanemapuhkuse- või lahkumisavaldus).
• Terviseandmed (eriliiki isikuandmed). Haigusest tingitud puudumine ütleb midagi inimese tervise kohta ja seadus kohtleb seda rangemalt kui ülejäänud siin loetletut. Frachta salvestab üksnes selle, et puudumine oli sellist liiki ja mis ajal see kestis – ta ei küsi diagnoosi, arstitõendit ega muud kliinilist teavet ning neid ei tuleks talle ka esitada. Tööandja vastutab artikli 9 kohase õigusliku aluse eest nende andmete säilitamisel – töösuhtes tavaliselt töö- ja sotsiaalkindlustusõigusest tulenev kohustus – ning selle eest, et vabateksti märkusesse ei sisestataks rohkem, kui see seadus nõuab.

04Eesmärgid ja õiguslikud alused#

Iga eesmärgi puhul määrame õigusliku aluse isikuandmete kaitse üldmääruse artikli 6 alusel:

• Teenuse osutamine ja turvamine (kontod, börs, TMS, dokumendid) — lepingu täitmine, art 6 lg 1 p b.
• Ettevõtete kontrollimine, kirjete säilitamine ning maksu- ja raamatupidamiskohustuste täitmine — juriidiline kohustus, art 6 lg 1 p c.
• Platvormi täiustamine, kuritarvituste ja pettuste ennetamine ning kauplemiskoha turvamine — õigustatud huvi, art 6 lg 1 p f.
• Valikulised küpsised, analüütika ja turundussõnumid — nõusolek, art 6 lg 1 p a, mida hallatakse küpsiste poliitika eelistuste keskuses.

05Jälgimine töökohal#

Osa sellest, mida juhirakendus salvestab, on sisuliselt inimese jälgimine töö juures: kus ta peatuse lõpetamisel viibis, kas see vastas plaanile ning millal ta sõitis, töötas ja puhkas. Me ütleme selle otse välja, mitte ei jäta üldise loetelu sisse, sest töötajal on õigus teada, et see toimub.

Otsustab vedaja, mitte Frachta. Teie tööandja otsustab rakendust kasutada, otsustab, kas ühendada telemaatikakonto, ja on nende andmete vastutav töötleja – sealhulgas lasub temal mis tahes kohustus teid teavitada, konsulteerida töötajate esindajatega või viia läbi mõjuhinnang, kui kohalik õigus seda nõuab. Frachta töötleb neid andmeid tema korraldusel ega kasuta neid teie kohta otsuste tegemiseks.

Nende andmete alusel ei tehta teie kohta ühtegi automatiseeritud otsust. Asukoht, mis kokku ei lange, salvestatakse ja kuvatakse teie tööandjale; tarkvara ei blokeeri ega keela midagi ega määra selle eest karistusi.

Puudumine ei ole jälgimine ja seda ei käsitata jälgimisena. Puhkuse või haiguse kanne on olemas seetõttu, et keegi peab nädalat planeerima ja täitma töösuhtest tulenevat kohustust. See on nähtav vedajale, kes on juhi tööandja, ja mitte kellelegi teisele – ei teistele vedajatele, kelle heaks juht töötab, ega kellelegi, kes veosebörsil kaupleb.

06Pangaväljavõtete üleslaadimisel saadud andmed#

Frachta võimaldab laadida üles pangaväljavõtteid, et viia maksed arvetega kokku. Need failid võivad sisaldada kolmandate isikute isiku- ja finantsandmeid (vastaspoolte nimed, IBAN-id, summad, kuupäevad ja maksete viitenumbrid), mistõttu kirjeldame seda töötlemist eraldi.

Eraldame üksnes maksete sobitamiseks vajalikud väljad, salvestame failid juhuslike nimede all ning piirame ligipääsu teie ettevõtte tööruumiga; väljavõtete sisu ei kasutata ühelgi muul eesmärgil. Väljavõtet üles laadides kinnitate, et teil on õigus seda jagada. Väljavõtted kustutatakse koos teie kontoga või taotluse alusel varem.

07Andmete jagamine ja volitatud töötlejad#

Jagame andmeid kontrollitud volitatud töötlejatega andmetöötluslepingute alusel ning teiste kasutajatega üksnes ulatuses, mis on vajalik veose või tellimuse sõlmimiseks ja täitmiseks — näiteks on teie ettevõtteprofiil, hinnangud ja pakkumisele lisatud kontaktandmed vastaspooltele nähtavad. Me ei müü isikuandmeid.

• Majutus ja taristu — ELis asuvad serverid, kus platvorm ja andmebaas töötavad.
• E-kirjade edastamine — tehingumeilid (kinnitused, ühekordsed sisselogimislingid, teavitused).
• Analüütika — PostHog (ELi pilv), ainult teie nõusolekul.
• Maksed — Montonio, meie plaanimaksete makseteenuse pakkuja, kes tegutseb makseandmete osas iseseisva vastutava töötlejana.
• Vigade seire — tõrke- ja veateated, mis aitavad hoida platvormi stabiilsena.
• Reklaami mõõtmine — Google'i, LinkedIni ja Meta konversioonisildid, ainult teie nõusolekul (vt küpsiste poliitikat).
• SMS-ide saatmine — kinnituskoodid ja teavitused, mis saadetakse meie ELi SMS-teenusepakkuja (Esteria) kaudu.
• Telemaatika – kui teie ettevõte ühendab oma telemaatikakonto (Mapon, Wialon, Webfleet, rFMS-iga ühilduv tootjapoolne süsteem või Ruptela), saame sealt teie korraldusel lisaks sõidukiandmetele, nagu läbisõidumõõdiku näidud ja seadme töötunnid, ka andmeid nimeliste juhtide kohta: juhtide nimed ja tahhograafikaartide numbrid, sõidu-, töö-, valmisoleku- ja puhkeajad ning nende juhitavate sõidukite asukohaajalugu. See, millised neist meieni jõuavad, sõltub teenusepakkujast ja sellest, mida teie telemaatikaleping hõlmab.
• Aadressipäring – laadimis- või mahalaadimiskoha kaardile kandmiseks saadame aadressiteksti Nominatimile, OpenStreetMap Foundationi geokodeerimisteenusele. Saadame aadressi, mitte teie isiku, ning konto- ega kontaktandmeid sellega kaasa ei lähe.
• Elektrooniline allkirjastamine – kui dokument tuleb allkirjastada, edastatakse see koos allkirjastaja nimega kvalifitseeritud e-allkirja teenuse pakkujale; allkirjastaja valib seal ise meetodi (näiteks Smart-ID, eParaksts või ID-kaart). See on ettevalmistamisel ja veel aktiveerimata: seni allkirjastatakse dokumente üksnes platvormi sees ning teenusepakkuja nimetatakse andmetöötluslepingus enne esimese dokumendi talle saatmist.

08Rahvusvahelised edastamised#

Andmeid majutatakse Euroopa Liidus. Kui edastamine väljapoole Euroopa Majanduspiirkonda on vältimatu, tugineme kaitse piisavuse otsusele või lepingu tüüptingimustele koos asjakohaste kaitsemeetmetega. Kaitsemeetmete koopiat saate küsida aadressilt privacy@frachta.lv.

09Säilitustähtajad#

Säilitame isikuandmeid üksnes nii kaua, kui see on ülalnimetatud eesmärkidel vajalik või seadusega nõutud:

• Konto ja ettevõtte andmed — konto aktiivsuse ajal, seejärel kustutatakse või anonüümitakse 12 kuu jooksul pärast konto sulgemist.
• Arved ja raamatupidamisdokumendid — Läti raamatupidamisõiguses sätestatud säilitustähtaeg (praegu 5 aastat, teatud dokumentide puhul 10 aastat).
• Turva- ja auditilogid — kuni 12 kuud, välja arvatud juhul, kui kehtib õiguslik säilitamisnõue (näiteks politsei või järelevalveasutuse taotlusel) või kirjed kuuluvad käimasolevasse turvauurimisse; sel juhul säilitame neid nõude kehtivuse lõpuni.
• Üleslaaditud pangaväljavõtted — kuni te need kustutate, hiljemalt konto sulgemisel.
• Varukoopiad — krüpteeritud koopiad, mis roteeruvad kuni kuue kuu jooksul. Kustutatu kaob platvormilt kohe ja varukoopiatest nende rotatsiooni käigus.
• Juhirakenduse andmed – ülesandesündmusi, nendega seotud asukohti ja kontrolli tulemusi, fotosid ning esitatud dokumente säilitatakse seni, kuni juht on vedajaga seotud, ja seejärel 24 kuud, sest need on kohaletoimetamise ja tööaja arvestuse tõendusmaterjal. Juhi konto suletakse kohe, kui ta selle lõpetab; sündmused jäävad selle vedaja juurde, kelle tööd need dokumenteerivad.
• Arvustused – säilitatakse seni, kuni arvustus kehtib. Nõusoleku tagasivõtmine eemaldab avaldatud tsitaadi veebilehelt kohe; kui palute arvustuse kustutada, eemaldatakse see täielikult. Kustutatud arvustusest ei säilita me koopiat väljaspool eespool kirjeldatud varukoopiate rotatsiooni.
• Puudumiste kanded – säilitatakse seni, kuni juht on vedajaga seotud, ja seejärel nii kaua, kui vedaja peab tema suhtes kohalduva õiguse kohaselt töösuhtega seotud dokumente säilitama. Haigusest tingitud puudumine kustutatakse sama ajakava alusel kui ülejäänud; seda ei säilitata kauem sellepärast, et see on tundlikum.

10Push-teavitused#

Kui te seda lubate, saame saata teavitusi asjadest, mis teid puudutavad: teie otsingule vastav uus pakkumine, sõnum, allkirjastamist ootav dokument, tasumisele tulev arve. Registreerimisel seda kunagi ei küsita, midagi ei saadeta enne, kui olete brauseri või seadme küsimusega nõustunud, ja keeldumine ei muuda platvormi juures midagi muud.

Brauseris. Nõustumine loob push-tellimuse, mida haldab teie enda brauseri push-teenus – Chrome’i puhul Google, Firefoxi puhul Mozilla, Safari puhul Apple – ja me salvestame aadressi, mille see meile annab, et saaksime sinna saata. Sõnum ise krüpteeritakse enne meie juurest lahkumist ja seda saab lugeda üksnes teie brauser: push-teenus edastab selle, ilma et ta sisu näeks. Kui tellimus lakkab toimimast, kustutame selle.

Juhirakenduses. Sama funktsioon on välja ehitatud, kuid sisse lülitamata: täna ei registreerita ühtegi tunnust ega saadeta ühtegi teavitust. Kui see sisse lülitatakse, käitleb seadme push-tunnust andmetöötluslepingus nimetatud rakenduse teavitusteenus, mis edastab selle telefoni jõudmiseks Apple’ile või Google’ile. See lisatakse lepingusse enne esimese teavituse väljasaatmist.

Võite loa igal ajal oma brauseri või seadme seadetes tagasi võtta, ilma et peaksite sellest meile teatama. Meid sellest ei teavitata; me lihtsalt ei saa teieni enam jõuda ja toimimatu tellimus eemaldatakse järgmisel korral, kui proovime.

11Millal me teilt arvustust küsime#

Küsime arvustust ettevõtte omanikult ja alles siis, kui platvorm on tema heaks tegelikult midagi ära teinud: veosebörsi kaudu lõpule viidud vedu või kaks päeva pärast tasulise mooduli võtmist. Palve kuvatakse rakenduses ja sama palve saadetakse üks kord e-postiga omaniku aadressile — üks kord, ja seda ei korrata. Tugineme oma õigustatud huvile saada teada, kas toode toimib, arvestades seejuures, kui vähe see teilt nõuab – kaart, mille saate sulgeda ja mis pärast kolmandat sulgemist enam tagasi ei tule.

Sama palve läheb kõigile, kelleni see jõuab, samade linkidega, sõltumata sellest, mida me nende vastuseks ootame. Me ei küsi üksnes klientidelt, keda peame rahulolevaks, ega varja, viivita ega filtreeri arvustust selle hinde tõttu. Kaardi sulgemine paneb selle kuueks kuuks kõrvale; kui sulgete selle kolmandat korda, ei tule see enam tagasi. Arvustuse kirjutamine lõpetab palve kohe.

Arvustuspalvete täielikuks lõpetamiseks igal ajal kirjutage aadressile privacy@frachta.lv.

12Teie kui andmesubjekti õigused#

Isikuandmete kaitse üldmääruse alusel on teil õigus:

• Tutvuda andmetega — saada oma isikuandmete koopia.
• Parandada andmeid — lasta ebatäpsed või puudulikud andmed parandada.
• Andmed kustutada — lasta andmed kustutada („õigus olla unustatud“).
• Piirata töötlemist — piirata seda, kuidas me teie andmeid töötleme.
• Andmeid üle kanda — saada oma andmed ülekantavas vormingus.
• Esitada vastuväiteid — esitada vastuväiteid õigustatud huvil põhinevale töötlemisele või otseturundusele.
• Nõusolek tagasi võtta — igal ajal, ilma et see mõjutaks varasemat töötlemist.

13Kuidas oma õigusi teostada#

Saatke oma taotlus aadressile privacy@frachta.lv. Vastame ühe kuu jooksul, nagu isikuandmete kaitse üldmäärus nõuab, ning võime paluda teil oma isikusamasust tõendada. Kui taotlus on ilmselgelt põhjendamatu või ülemäärane, võime sellest keelduda või küsida mõistlikku tasu, selgitades põhjust. Vt ka IKÜM-i lehte.

14Automatiseeritud otsuste tegemine#

Frachta ei tee automatiseeritud otsuseid, millel on teie suhtes õiguslikud või sarnaselt olulised tagajärjed. Ettevõtete kontrollimine ja kuritarvituste ennetamine hõlmavad automaatkontrolle, kuid iga otsuse konto taotlusest keeldumise või blokeerimise kohta vaatab üle inimene.

15Kaebused järelevalveasutusele#

Teil on õigus esitada kaebus Läti andmekaitseinspektsioonile (Datu valsts inspekcija) või oma ELi elukohariigi järelevalveasutusele. Oleksime tänulikud võimaluse eest lahendada mure kõigepealt otse — kirjutage aadressile privacy@frachta.lv.

16Selle poliitika muudatused#

Võime seda poliitikat ajakohastada; olulistest muudatustest teatame rakenduses või e-postiga ning ülal toodud viimase ajakohastamise kuupäev ja versioon muutuvad.

17Kontakt#

Küsimused selle privaatsuspoliitika kohta? Kirjutage aadressile privacy@frachta.lv. Vastutav töötleja on SIA "HEIDA LTD". Seotud dokumendid: Kasutustingimused, Küpsiste poliitika, IKÜM ja Andmetöötlusleping.