Miks Frachta arveid pärast väljastamist muuta ei saa
Frachta ei võimalda väljastatud arveid muuta — vead parandatakse kustutamise või kreeditarvega, et numeratsioon ja auditijälg jääksid katkematuks.
Jaotises /tms/invoices käsitleb Frachta iga väljastatud arvet püsiva, muutumatu dokumendina, mitte millegagi, mida hiljem kohendada saab. Kui arve on väljastatud, ei saa selle sisu enam otse muuta, mistõttu summad, kuupäevad ja andmed, mida teie ja teie kliendid kõigepealt näevad, jäävad süsteemi jäädavalt, ilma hilisemate vaikimisi muudatusteta.
Kui väljastate arve ja märkate kohe, et seda pole kliendile veel saadetud, võite selle lihtsalt kustutada jaotises /tms/invoices ja koostada selle asemele uue õigete andmetega. Kuna originaal ei jõudnud kunagi väljapoole teie ettevõtet, pole vaja segadust lahendada ega midagi kliendile selgitada.
Kui arve on juba saadetud või isegi tasutud, ei ole kustutamine enam õige viis vea parandamiseks. Selle asemel avate arve jaotises /tms/invoices ja väljastate selle kohta kreeditarve, mis tühistab vea, ning seejärel, kui on vaja asendusdokumenti, väljastate parandatud arve õigete summadega.
See kaherealine lähenemine hoiab arvete numeratsiooni katkematuna esimesest kuni viimase väljastatud arveni. Iga väljastatud number jääb kuskil jadas jälgitavaks — kas endiselt kehtiva arvena või kreeditarvena, mis on selgelt seotud arvega, mida see parandab, nii et ükski number lihtsalt ei kao ega satu kogemata uuesti kasutusse.
See hoiab teid palju tülikamast olukorrast, kus arvet muudetakse vaikselt pärast seda, kui klient või maksuamet on juba esimest versiooni näinud, jättes ringlusse korraga kaks erinevat sama dokumendi versiooni ilma igasuguse jälgita sellest, mis, kelle poolt ja millal muudeti.