Jak skonfigurować numerację zamówień, faktur i faktur korygujących
Każda firma w Frachta może skonfigurować własne serie numeracji dla zamówień, faktur i faktur korygujących. Sprawdź, gdzie je ustawić.
Dokumenty Twojej firmy potrzebują odrębnych sekwencji numeracji, aby zachować porządek i spełniać wymogi księgowe. Frachta umożliwia skonfigurowanie osobnych serii numeracji dla zamówień, faktur i faktur korygujących, dzięki czemu każdy typ dokumentu ma własny licznik, który zaczyna się i działa niezależnie.
Konfigurując numerację w Frachta, tworzysz serie na poziomie firmy. Oznacza to, że jeśli Twoja firma działa w ramach jednego konta firmowego, wszystkie dokumenty wystawiane przez tę firmę będą zgodne ze skonfigurowaną przez Ciebie serią. Każda seria służy jednemu celowi: zamówienia korzystają z jednego licznika, faktury z drugiego, a faktury korygujące z trzeciego. Taki podział zapewnia, że numer faktury nigdy nie pokryje się z numerem faktury korygującej, a żaden z nich nie zakłóca numeracji zamówień.
Aby skonfigurować serie numeracji, przejdź do ustawień konta i przejdź do sekcji numeracji. Zobaczysz opcje ustawienia serii dla każdego typu dokumentu używanego w Twojej firmie. Dla każdej serii zazwyczaj określasz, jak numeracja powinna się zaczynać i przebiegać, więc Twoje pierwsze zamówienie może mieć numer 001, pierwsza faktura 1001, a pierwsza faktura korygująca 5001 — lub inny schemat odpowiadający praktykom Twojej firmy.
Praktyczną zaletą odrębnych serii jest przejrzystość dokumentów i rejestrów. Wystawiając faktrę, korzystasz wyłącznie z serii faktur. Wystawiając fakturę korygującą, korzystasz wyłącznie z serii faktur korygujących. Twój dyspozytor lub zespół księgowy może natychmiast rozpoznać, z jakim rodzajem dokumentu ma do czynienia, patrząc tylko na numer. Nie ma ryzyka pomyłki czy przypadkowego powtórzenia numeru w różnych typach dokumentów.
Jeśli Twoja firma wystawia dokumenty w wielu walutach lub obsługuje różne segmenty klientów, wciąż pracujesz w ramach tej samej serii dla danego typu dokumentu. System numeracji nie dzieli się według walut ani klientów; obowiązuje dla wszystkich dokumentów danego typu wystawianych przez Twoją firmę. Zaplanuj swój schemat numeracji z tym na uwadze, aby pozostał logiczny i skalowalny w miarę rozwoju Twojej firmy.
Po skonfigurowaniu serii, Frachta automatycznie przypisze kolejny numer w sekwencji każdorazowo, gdy utworzysz nowe zamówienie, fakturę lub fakturę korygującą. Nie musisz wpisywać numerów ręcznie ani martwić się o przerwy czy duplikaty. System zajmuje się liczeniem, dzięki czemu Twój zespół może skoncentrować się na dyspozycji i rozliczeniach.
Jeśli musisz dostosować serie numeracji po tym, jak zaczęłaś/eś z nich korzystać, możesz wrócić do sekcji numeracji w ustawieniach konta i wprowadzić zmiany. Frachta zastosuje nowe ustawienia do dokumentów utworzonych po dokonaniu zmiany, więc przejrzyj konfigurację przed wystawieniem pierwszych dokumentów, aby uniknąć nieporozumień w przyszłości.
Aby zacząć, zaloguj się do Frachta, otwórz ustawienia konta i znajdź sekcję numeracji. Skonfiguruj swoje serie dla zamówień, faktur i faktur korygujących zgodnie ze standardami numeracji Twojej firmy, a następnie zacznij tworzyć dokumenty. Od tego momentu numeracja będzie stosowana automatycznie.