Kā iestatīt pasūtījumu, rēķinu un kredītrēķinu numerāciju
Katrs uzņēmums Frachta var konfigurēt savas numerācijas sērijas pasūtījumiem, rēķiniem un kredītrēķiniem. Uzziniet, kur tās iestatīt.
Jūsu uzņēmuma dokumentiem nepieciešamas atsevišķas numerācijas secības, lai saglabātu kārtību un ievērotu grāmatvedības noteikumus. Frachta ļauj konfigurēt atsevišķas numerācijas sērijas pasūtījumiem, rēķiniem un kredītrēķiniem, tāpēc katram dokumenta veidam ir savs skaitītājs, kas sākas un darbojas neatkarīgi.
Iestatot numerāciju Frachta, jūs izveidojat sērijas uzņēmuma līmenī. Tas nozīmē, ka, ja jūsu uzņēmums darbojas ar vienu uzņēmuma kontu, visi šī uzņēmuma izdotie dokumenti sekos jūsu konfigurētajai sērijai. Katrai sērijai ir viens mērķis: pasūtījumiem izmanto vienu skaitītāju, rēķiniem – citu, bet kredītrēķiniem – trešo. Šī nodalīšana nodrošina, ka rēķina numurs nekad nesakrīt ar kredītrēķina numuru, un neviens no tiem netraucē jūsu pasūtījumu numerācijai.
Lai konfigurētu savas numerācijas sērijas, dodieties uz konta iestatījumiem un atveriet numerācijas sadaļu. Tur redzēsiet iespējas iestatīt sēriju katram dokumenta veidam, ko izmanto jūsu uzņēmums. Katrai sērijai parasti nosaka, kā numerācijai jāsākas un jāturpinās, tāpēc jūsu pirmais pasūtījums var būt numurēts kā 001, pirmais rēķins – 1001, bet pirmais kredītrēķins – 5001, vai arī saskaņā ar jebkuru citu jūsu uzņēmuma praksei atbilstošu shēmu.
Atsevišķu sēriju praktiskais ieguvums ir skaidrība jūsu dokumentos un uzskaitē. Izdodot rēķinu, tas tiek ņemts tikai no rēķinu sērijas. Izdodot kredītrēķinu, tas tiek ņemts tikai no kredītrēķinu sērijas. Jūsu dispečers vai grāmatvedības komanda uzreiz var noteikt, ar kāda veida dokumentu tie strādā, vienkārši paskatoties uz numuru. Nav riska sajaukt vai netīši atkārtoti izmantot numuru dažādiem dokumentu veidiem.
Ja jūsu uzņēmums izdod dokumentus vairākās valūtās vai apkalpo dažādus klientu segmentus, jūs joprojām strādājat ar vienu un to pašu sēriju katram dokumenta veidam. Numerācijas sistēma nesadalās pēc valūtas vai klienta – tā attiecas uz visiem šī veida dokumentiem, ko izdevis jūsu uzņēmums. Plānojiet savu numerācijas shēmu, ņemot to vērā, lai tā paliktu loģiska un mērogojama, uzņēmumam augot.
Tiklīdz esat konfigurējuši savas sērijas, Frachta automātiski piešķirs nākamo numuru secībā katru reizi, kad izveidosiet jaunu pasūtījumu, rēķinu vai kredītrēķinu. Jums nav manuāli jāievada numuri vai jāraizējas par nepilnībām un dublikātiem. Sistēma veic skaitīšanu, lai jūsu komanda varētu koncentrēties uz nosūtīšanu un rēķinu izrakstīšanu.
Ja nepieciešams pielāgot numerācijas sērijas pēc to izmantošanas sākuma, varat atgriezties konta iestatījumu numerācijas sadaļā un veikt izmaiņas. Frachta piemēros jaunos iestatījumus dokumentiem, kas izveidoti pēc izmaiņām, tāpēc pārskatiet konfigurāciju pirms pirmo dokumentu izdošanas, lai vēlāk izvairītos no neskaidrībām.
Lai sāktu, pieslēdzieties Frachta, atveriet konta iestatījumus un atrodiet numerācijas sadaļu. Iestatiet sērijas pasūtījumiem, rēķiniem un kredītrēķiniem atbilstoši jūsu uzņēmuma numerācijas standartiem, tad sāciet veidot dokumentus. No tā brīža jūsu numerācija tiks piemērota automātiski.