Kaip nustatyti užsakymų, sąskaitų ir kreditinių dokumentų numeraciją
Kiekviena įmonė sistemoje Frachta gali susikonfigūruoti savo užsakymų, sąskaitų ir kreditinių dokumentų numeracijos serijas. Sužinokite, kur tai padaryti.
Jūsų įmonės dokumentams reikalingos atskiros numeracijos sekos, kad būtų išlaikyta tvarka ir laikomasi apskaitos taisyklių. Frachta leidžia sukonfigūruoti atskiras numeracijos serijas užsakymams, sąskaitoms ir kreditiniams dokumentams, todėl kiekvienas dokumento tipas turi savo skaitiklį, kuris prasideda ir veikia nepriklausomai.
Nustatydami numeraciją sistemoje Frachta, jūs kuriate serijas įmonės lygiu. Tai reiškia, kad jei jūsų verslas veikia per vieną įmonės paskyrą, visi tos įmonės išduodami dokumentai bus numeruojami pagal jūsų sukonfigūruotą seriją. Kiekviena serija skirta vienam tikslui: užsakymams naudojamas vienas skaitiklis, sąskaitoms – kitas, o kreditiniams dokumentams – trečias. Toks atskyrimas užtikrina, kad sąskaitos numeris niekada nesutaps su kreditinio dokumento numeriu, ir nė vienas iš jų netrukdys užsakymų numeracijai.
Norėdami sukonfigūruoti numeracijos serijas, eikite į paskyros nustatymus ir atidarykite numeracijos skiltį. Ten rasite galimybę nustatyti seriją kiekvienam jūsų įmonės naudojamam dokumento tipui. Kiekvienai serijai paprastai apibrėžiate, kaip numeracija turėtų prasidėti ir progresuoti, todėl pirmasis jūsų užsakymas gali būti numeris 001, pirmoji sąskaita – 1001, o pirmasis kreditinis dokumentas – 5001, arba pagal bet kokią kitą jūsų verslui tinkančią schemą.
Praktinė atskirų serijų nauda – aiškumas jūsų dokumentuose ir įrašuose. Kai išrašote sąskaitą, numeris imamas tik iš sąskaitų serijos. Kai išrašote kreditinį dokumentą, numeris imamas tik iš kreditinių dokumentų serijos. Jūsų dispečeris ar buhalterijos komanda iš karto gali atpažinti, su kokiu dokumentu turi reikalą, vien pažiūrėję į numerį. Nėra rizikos supainioti ar netyčia pakartotinai panaudoti numerį skirtinguose dokumentų tipuose.
Jei jūsų įmonė išrašo dokumentus keliomis valiutomis arba aptarnauja skirtingus klientų segmentus, vis tiek dirbate su ta pačia serija kiekvienam dokumento tipui. Numeracijos sistema neskaido pagal valiutą ar klientą – ji taikoma visiems tam tikro tipo dokumentams, kuriuos išduoda jūsų įmonė. Planuodami numeracijos schemą atsižvelkite į tai, kad ji išliktų logiška ir plečiama augant jūsų verslui.
Kai tik sukonfigūruosite serijas, Frachta automatiškai priskirs kitą sekos numerį kaskart kurdami naują užsakymą, sąskaitą ar kreditinį dokumentą. Jums nereikės numerių įvesti rankiniu būdu ar nerimauti dėl spragų ar dublikatų. Skaičiavimą atlieka sistema, todėl jūsų komanda gali sutelkti dėmesį į siuntų organizavimą ir sąskaitų išrašymą.
Jei prireiktų koreguoti numeracijos serijas jau pradėjus jas naudoti, galite grįžti į numeracijos skiltį paskyros nustatymuose ir atlikti pakeitimus. Frachta naujus nustatymus taikys dokumentams, sukurtiems po pakeitimo, todėl peržiūrėkite savo konfigūraciją prieš išrašydami pirmuosius dokumentus, kad vėliau išvengtumėte painiavos.
Norėdami pradėti, prisijunkite prie Frachta, atidarykite paskyros nustatymus ir raskite numeracijos skiltį. Nustatykite užsakymų, sąskaitų ir kreditinių dokumentų serijas pagal savo įmonės numeracijos standartus, tada pradėkite kurti dokumentus. Nuo tada numeracija bus taikoma automatiškai.